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Describa los documentos y el proceso actual
Indique el tipo de documento, el volumen aproximado y la tarea que hoy consume más tiempo. En esta fase no envíe credenciales ni documentos sensibles.
Planifique un piloto de SmartDocTO
Cuéntenos qué documentos procesa hoy de forma manual. Juntos elegiremos un proceso y acordaremos qué debe comprobar el piloto.
Qué comprueba el piloto
La calidad de extracción, las correcciones necesarias y el comportamiento de las reglas sobre un conjunto acordado de documentos.
Qué preparar
Documentos habituales y problemáticos, junto con el resultado esperado.
Qué obtiene
Resultados verificados, los ajustes necesarios y una propuesta para su proceso.
Cómo funciona el piloto
Dividimos el piloto en cuatro fases claras. En cada una sabe de antemano qué necesitamos y qué resultado buscamos.
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Definimos juntos el piloto
Elegimos un proceso concreto y acordamos los campos necesarios, las reglas de validación, las excepciones conocidas y la forma de evaluar el resultado.
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Preparamos el entorno y prueba los documentos
Configuramos la plantilla y las reglas necesarias. Le enseñamos a revisar el resultado y después prueba el piloto con una muestra representativa de documentos habituales y difíciles.
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Evaluamos los resultados y el siguiente paso
Revisamos juntos la calidad del procesamiento, las correcciones necesarias y el valor para su proceso. A partir de los resultados, proponemos el alcance de producción, las responsabilidades y cualquier integración.
Qué necesitamos para prepararlo
Confirmamos los materiales concretos según lo que deba comprobar el piloto.
- Una muestra representativa de documentos habituales y difíciles.
- Una lista de los datos que quiere obtener o validar.
- Una persona de contacto con quien podamos concretar el flujo actual y el resultado esperado.
- Una descripción del resultado esperado o del sistema de destino, si forma parte del piloto.
Acordamos una forma segura de compartir documentos y posibles accesos después de definir el piloto. No envíe material sensible mediante el formulario de contacto general.
Qué aporta el piloto
El resultado es más que una demostración del producto. Obtendrá resultados verificados, un resumen de los ajustes necesarios y una propuesta concreta para un alcance de producción adecuado.
- Una evaluación de la muestra de documentos acordada.
- Un resumen de las correcciones necesarias y las excepciones conocidas.
- Una recomendación sobre el alcance adecuado para producción.
- Una propuesta de aprobación, exportación o integración cuando sea pertinente.
Planificar piloto
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué proceso es adecuado para un piloto?
Conviene elegir un proceso repetitivo con muestras disponibles, campos bien definidos y una salida concreta. Puede tratarse de facturas, pedidos, albaranes, partes de trabajo u otro documento empresarial.
¿Qué materiales necesitan y qué debo indicar en el formulario?
En el formulario, describa el tipo de documentos, el volumen aproximado y el paso que hoy consume más tiempo. En ese formulario no envíe documentos sensibles ni credenciales; acordaremos por separado una vía segura para compartir las muestras. Para la preparación necesitamos una muestra de documentos habituales y problemáticos y una idea inicial del resultado esperado. Definiremos juntos los campos, las reglas y el flujo actual. La documentación del sistema de destino solo es necesaria si el piloto incluye una integración.
¿Qué ocurre después de enviar la solicitud y cuánto dura la preparación?
Enviaremos una confirmación y propondremos el siguiente paso. Juntos elegiremos un escenario, el resultado esperado y la información necesaria para preparar el piloto. Definimos el calendario después de revisar las muestras y acordar el alcance. Una extracción básica se prepara antes que un escenario con controles propios, aprobaciones y conexión con el ERP.
¿Podemos comprobar primero solo la extracción de datos?
Sí. La extracción y la validación pueden evaluarse por separado. Conviene añadir la aprobación y la integración cuando sean necesarias para decidir sobre el futuro uso en producción.
¿Puede el piloto incluir una conexión con el ERP y qué debemos indicar?
Sí. Se puede comprobar la entrega mediante una interfaz disponible del sistema de destino. Describa el sistema de destino y la interfaz o documentación disponible. El alcance, los accesos y el calendario de integración se planifican por separado del procesamiento de documentos, y el alcance de la comprobación depende también de cómo se faciliten de forma segura los accesos necesarios.
¿Cómo se evalúa el piloto y qué ocurre después?
Evaluamos la precisión de los campos importantes, las correcciones necesarias, el comportamiento de las reglas y el tiempo empleado. Con los resultados proponemos el alcance de producción, el plan y los siguientes pasos.