Procesamiento de documentos empresariales
SmartDocTO recibe una factura u otro documento empresarial, extrae los datos necesarios, los somete a revisión y aprobación y, una vez aprobados, los exporta al ERP.
¿Qué es SmartDocTO?
SmartDocTO es una plataforma de procesamiento documental para asesorías contables y equipos financieros. Prepara los datos necesarios de facturas, pedidos, partes de trabajo y otros documentos recurrentes para su revisión, aprobación y entrega.
¿Cuánto tiempo dedica su equipo a reescribir datos?
En un proceso manual, alguien reescribe el proveedor, el importe y el vencimiento en el sistema contable y después envía la factura a aprobación. Cada traspaso añade tiempo y otra posibilidad de error. Valore la automatización con su volumen real y su tasa de excepciones.
Para quién es SmartDocTO
SmartDocTO está pensado para procesos repetitivos en los que alguien transcribe datos y después los revisa, aprueba o entrega a otro sistema.
Firmas contables
Facturas de varios clientes y proveedores en formatos distintos. Los campos se extraen según plantillas y reglas configuradas.
IT y outsourcing
Partes de trabajo y facturas de contratistas. Aprobación, verificación de horas, exportación a contabilidad.
Construcción
Facturas de subcontratistas, protocolos de entrega, informes de trabajo completado.
E-commerce
Facturas de proveedores, albaranes, protocolos de devolución. Alto volumen, necesidad de rapidez.
Producción y logística
Facturas de proveedores, órdenes de compra, albaranes. Conectado a ERP y sistemas contables.
Escaneos por lotes
Varios documentos en un mismo PDF que se pueden dividir en documentos independientes en la configuración de recepción.
¿Reescribe documentos manualmente? Un piloto puede comprobar si una plantilla propia cubre su tipo de documento de forma fiable.
Del documento a los datos en 4 pasos
Un documento llega por correo, API o carga web. Tras procesarlo, puede revisar los campos extraídos, la puntuación de confianza y el resultado de las validaciones.
Recepción y reconocimiento del documento
El documento puede llegar por la aplicación, correo electrónico, API o un enlace externo seguro. Según la configuración de recepción se puede activar el reconocimiento del tipo de documento y, en archivos PDF con varios documentos, también su división en documentos independientes. La huella del archivo ayuda a detectar la carga repetida del mismo archivo.
Extracción de datos con IA
La IA lee el documento y extrae datos según su plantilla. Número de factura, fecha, importe, partidas. El sistema verifica la calidad de los datos y muestra su nivel de confianza.
Revisión y aprobación
El usuario corrige los valores que no coinciden con el documento o las reglas. La aprobación solo se inicia si forma parte del proceso configurado.
Entregar el resultado
Los datos pueden enviarse por API REST o SFTP, o guardarse en SharePoint u OneDrive. En los envíos por SFTP y en los de SharePoint u OneDrive usted define si se entrega únicamente el documento o el documento junto con todo el lote de correo compuesto en un único PDF. SmartDocTO registra la entrega, no el asiento contable del sistema de destino.
Historial trazable del procesamiento
El historial recoge las acciones disponibles, las aprobaciones y los cambios desde la carga hasta la entrega de los datos.
Quién aprobó qué y cuándo
Quién aprobó qué, cuándo y por qué. Eventos registrados desde la carga hasta la exportación, incluidas ediciones de campos y motivos indicados.
Detección de duplicados
El sistema compara la huella del archivo y avisa si se vuelve a cargar el mismo fichero. Puede permitir una excepción de forma consciente.
Conexión con sistemas
Reciba documentos por carga web, API o correo electrónico. Los datos pueden entregarse al ERP o contabilidad y los intentos quedan en el historial.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace SmartDocTO con una factura que le enviamos?
¿Qué pasa cuando la IA se equivoca?
¿Puede con un PDF que contiene varios documentos a la vez?
¿Qué documentos además de facturas puede procesar?
¿Con qué rapidez lo ponemos en marcha y qué implica el piloto?
Empiece con sus propias facturas
Díganos qué documentos gestiona. Configuramos el primer escenario acordado, sube una factura propia y evalúa la extracción. La aprobación y la entrega se incluyen cuando forman parte del piloto.
Prueba gratis