Facturas recibidas
Cabecera, importes, datos fiscales, vencimiento, referencia de pago y, cuando sea necesario, líneas.
Para quién es SmartDocto
Para asesorías contables
Procesamiento de documentos para asesorías contables
SmartDocto reúne los documentos de varios clientes en un proceso controlado. Extrae los campos acordados, muestra los valores que requieren atención, permite la aprobación del cliente y entrega los datos aprobados mediante un canal compatible.
Situación inicial
Dónde se acumula el trabajo manual
Los documentos llegan de distintos clientes y proveedores por varios canales. Antes de contabilizar, el equipo suele repetir los mismos pasos de preparación con cada archivo.
- Descargar adjuntos y cargarlos en otro sistema.
- Volver a escribir el proveedor, las fechas, los importes y las referencias de pago.
- Buscar datos ausentes, valores inusuales y archivos duplicados.
- Enviar el documento al cliente o a otra persona responsable para su aprobación.
- Introducir de nuevo los mismos datos en el sistema contable.
Documentos
Documentos para probar en el piloto
Cada tipo de documento tiene su propia plantilla y sus campos necesarios. La idoneidad se comprueba con muestras representativas.
Pedidos de compra
Número de pedido, proveedor, fechas, importes y otros campos definidos en la plantilla.
Tiques y otros justificantes
Las estructuras poco habituales y la calidad variable deben evaluarse durante el piloto.
Proceso propuesto
Cómo puede ayudar SmartDocto
El objetivo no es eliminar la revisión profesional. SmartDocto prepara los datos y dirige la atención hacia los valores y excepciones que realmente la necesitan.
1
Recibir el documento
El archivo llega por web, correo, API o enlace externo. También se comprueba si el mismo archivo ya se había cargado.
2
Extraer y validar
La IA prepara los campos definidos en la plantilla. Las reglas pueden comparar valores seleccionados con un ERP o una fuente de referencia.
3
Revisar y aprobar
El usuario ve los valores, su nivel de confianza y el resultado de las validaciones. La aprobación siempre requiere una decisión humana consciente.
4
Entregar el resultado
Los datos aprobados pueden enviarse mediante REST API o SFTP, o guardarse en SharePoint o OneDrive.
Reparto de responsabilidades
Automatización con responsabilidad humana
Qué puede configurarse en SmartDocto
- Campos obligatorios y tipos de datos para cada documento.
- Reglas de validación y marcado de valores inusuales.
- Asignación de aprobadores según el contenido.
- Historial trazable de cambios, decisiones e intentos de entrega.
Qué sigue correspondiendo al asesor o al cliente
- Valorar el tratamiento contable y fiscal.
- Completar datos ausentes o que no pueden determinarse con fiabilidad.
- Decidir sobre una excepción y aprobar expresamente.
- Configurar la contabilización y la importación en el sistema de destino.
Piloto
Qué comprobar en el piloto
El piloto debe mostrar si el proceso es repetible y si los datos preparados cumplen los requisitos de la asesoría.
Límite importante
SmartDocto no contabiliza los documentos. Prepara y entrega datos estructurados mediante un canal de integración compatible.
- 1 Formatos representativos de distintos clientes.
- 2 Campos obligatorios y valores que siempre deben revisarse.
- 3 Excepciones habituales, documentos ilegibles y datos ausentes.
- 4 Reglas de aprobación, incluida la participación del cliente.
- 5 Formato de salida y canal técnico de entrega.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede una asesoría incorporar a sus clientes a la aprobación?
El cliente puede recibir una cuenta restringida como aprobador externo. Solo ve las solicitudes que tiene asignadas y cada decisión queda registrada.
¿Se puede configurar el procesamiento de forma distinta para cada cliente?
Sí. Las plantillas, los campos necesarios y las reglas de comprobación pueden adaptarse a las necesidades de cada cliente.
¿Por qué canales se entregan los datos contables aprobados?
Según el sistema de destino, la entrega puede realizarse mediante REST API, SFTP, SharePoint o OneDrive. La opción adecuada se define a partir de la interfaz disponible.
Otros sectores
Su tipo de documento
Dónde más puede ayudar SmartDocto
Piloto con sus documentos
Pruebe el proceso con una muestra real
Elegimos un proceso recurrente, configuramos los campos y evaluamos tanto los resultados como las excepciones.
Hablar sobre un piloto