Parte de trabajo
Persona, cliente, proyecto, periodo, horas, descripción de actividad y otros campos.
Para quién es SmartDocto
Para IT y outsourcing
Controle partes de trabajo y facturas de colaboradores externos
SmartDocto puede extraer del parte y de la factura la persona, el proyecto, el periodo, las horas, la tarifa y el importe. Las reglas marcan diferencias y preparan los documentos para revisión, aprobación y entrega a contabilidad.
Situación inicial
Dónde se detiene el proceso
El colaborador envía el parte y la factura. El responsable del proyecto comprueba el trabajo y las horas, y finanzas revisa la tarifa y el importe antes de continuar.
- Los partes llegan como hojas de cálculo, PDF o formularios diferentes.
- Los valores del parte y la factura se comparan manualmente.
- Las tarifas, proyectos y periodos se buscan en otra fuente.
- Las dudas vuelven al colaborador y retrasan la aprobación.
- Los informes de costes requieren otra hoja manual.
Documentos
Documentos y campos para el piloto
La plantilla recoge exactamente los campos necesarios para la revisión y los informes.
Factura del colaborador
Proveedor, periodo facturado, importe, tarifa, pedido o código de proyecto.
Datos de referencia
Tarifas, personas, proyectos u otros valores procedentes de un ERP o CSV.
Proceso propuesto
Del parte a la factura aprobada
SmartDocto prepara un proceso común y trazable. Una persona responsable sigue confirmando que el trabajo es correcto y está justificado.
1
Recibir
El parte y la factura llegan por un canal compatible y usan la plantilla correspondiente.
2
Extraer campos
La IA prepara valores como persona, proyecto, periodo, horas, tarifa e importe.
3
Comprobar y aprobar
Las reglas marcan diferencias con los datos de referencia. El responsable revisa el contenido y decide.
4
Informar y entregar
Los campos pueden alimentar informes y los datos aprobados pueden continuar a otro sistema.
Reparto de responsabilidades
Qué puede comprobarse y qué exige criterio humano
Qué puede configurarse en SmartDocto
- Extraer los campos necesarios de partes y facturas.
- Comparar valores seleccionados con una fuente de referencia.
- Agrupar documentos relacionados mediante una clave.
- Aplicar reglas de aprobación y conservar el historial.
Qué deben decidir proyecto o finanzas
- Si el trabajo declarado se realizó realmente.
- Si la descripción y la imputación al proyecto son correctas.
- Cómo resolver una tarifa distinta, un parte ausente u otra excepción.
- La aprobación final y el tratamiento contable.
Piloto
Qué comprobar en el piloto
La cuestión clave es si el parte y la factura comparten un identificador estable para vincularlos con fiabilidad.
Límite importante
SmartDocto puede comparar los datos configurados. No puede confirmar que el trabajo descrito se haya realizado.
- 1 Formatos de distintos colaboradores.
- 2 Campos obligatorios y una clave fiable.
- 3 Fuente de tarifas, personas y códigos de proyecto.
- 4 Tolerancias y tratamiento de excepciones.
- 5 Funciones de responsables de proyecto, finanzas y otros aprobadores.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes
¿Puede SmartDocto comparar un parte de trabajo con una factura?
Los documentos pueden agruparse por una clave configurada y las reglas pueden comparar campos seleccionados. La estructura y las tolerancias se prueban con sus documentos.
¿Cómo se procesan distintos formatos de partes de trabajo?
Según la estructura, puede convenir una plantilla común o escenarios separados. El piloto permite comprobar qué variantes se cubren de forma fiable.
¿Qué se puede analizar a partir de los partes y las facturas?
Si la plantilla incluye los campos necesarios, se pueden resumir horas, tarifas e importes por periodo, proyecto o persona.
Otros sectores
Su tipo de documento
Dónde más puede ayudar SmartDocto
Piloto con partes de trabajo
Pruebe el control de horas y tarifas
Con sus propias muestras veremos qué campos pueden extraerse, vincularse y prepararse para aprobar.
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