Factura de subcontrata
Proveedor, obra, pedido, periodo, importes, vencimiento y líneas cuando sean necesarias.
Para quién es SmartDocTO
Para construcción
Facturas de subcontratistas y justificantes en un solo proceso
En construcción no siempre basta con revisar la factura. SmartDocTO puede extraer campos configurados de la factura, la relación de trabajos o el acta de entrega, vincular los documentos relacionados por el mismo valor de un campo común y prepararlos para la revisión material y la aprobación.
Situación inicial
La factura es solo una parte de la documentación
Una factura de subcontrata está vinculada a una obra, un periodo y otros justificantes. Alguien debe confirmar que los anexos y valores coinciden con el trabajo real.
- La factura y los anexos llegan por separado.
- El proyecto, el periodo y el pedido se buscan en otros sistemas.
- Los importes se comparan manualmente con las relaciones de trabajos.
- La revisión material ocurre fuera del proceso contable.
- Al devolver un documento, el motivo o el responsable pueden quedar poco claros.
Documentos
Documentos adecuados para un piloto
Los nombres y las estructuras varían, por lo que campos y relaciones deben definirse con muestras representativas.
Relación de trabajos ejecutados
Partidas, descripciones, cantidades, precios, periodo y otros valores de control.
Acta de entrega o comprobación
Obra, participantes, fecha, alcance y estado de entrega según la plantilla.
Proceso propuesto
Un posible proceso de revisión
SmartDocTO prepara documentos y datos. No ejerce dirección técnica ni confirma que los trabajos se hayan ejecutado.
1
Recibir justificantes
El proveedor o un usuario interno carga la factura y los anexos. Cada tipo usa su plantilla.
2
Extracción y vínculos
Cada documento se extrae según su propia plantilla. El vínculo con un documento relacionado lo crea una regla de validación que compara el valor del campo elegido, por ejemplo el número de obra, entre los documentos de su empresa. Si los justificantes llegan en un mismo correo, la comparación puede limitarse solo a esos archivos adjuntos.
3
Revisión material
Las reglas marcan un anexo ausente o una diferencia. La persona responsable valora el trabajo real.
4
Aprobar y entregar
Tras la aprobación expresa, los datos y archivos pueden continuar al sistema contable, ERP o documental.
Reparto de responsabilidades
Límite entre control automático y revisión material
Qué puede configurarse en SmartDocTO
- Plantillas para facturas, relaciones y documentos recurrentes.
- Vinculación de documentos por el mismo valor de un campo y comparación de los datos elegidos.
- Marcado de un justificante ausente o un valor fuera de regla.
- Asignación a responsables con historial trazable.
Qué debe comprobar una persona responsable
- Si los trabajos se ejecutaron con el alcance y la calidad indicados.
- Si la relación corresponde al contrato, las modificaciones y el presupuesto.
- Cómo tratar trabajos adicionales, retenciones, penalizaciones o excepciones.
- La revisión material y contable final.
Piloto
Qué comprobar en el piloto
Elija un proceso recurrente de subcontrata con ejemplos normales y difíciles.
Límite importante
El sistema prepara justificantes y marca diferencias configuradas. La aceptación técnica de los trabajos sigue siendo responsabilidad humana.
- 1 Formatos de facturas y justificantes.
- 2 Un identificador estable para vincular los documentos, por ejemplo obra, pedido y periodo.
- 3 Campos que deben coincidir entre documentos.
- 4 Anexos ausentes y tolerancias permitidas.
- 5 Personas responsables y canal de salida.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos de obra se pueden procesar juntos?
La factura puede vincularse con la relación de trabajos, el acta de entrega u otro justificante por el mismo valor de un identificador común. Las reglas comparan después los campos seleccionados y marcan las diferencias.
¿Qué ocurre si falta un anexo o hay un valor diferente?
Una regla puede marcar el caso, enviarlo a la persona responsable o detenerlo hasta que se aclare.
¿Cómo funcionan la aprobación y la entrega de la factura?
Los responsables del proyecto y el equipo financiero pueden aprobar de forma sucesiva o paralela. Después, los datos acordados se entregan al sistema de destino.
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Definimos las relaciones, los controles y los puntos que todavía exigen criterio humano.
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