Factura de subcontrata
Proveedor, obra, pedido, periodo, importes, vencimiento y líneas cuando sean necesarias.
Para quién es SmartDocto
Para construcción
Facturas de subcontratistas y justificantes en un solo proceso
En construcción no siempre basta con revisar la factura. SmartDocto puede extraer campos configurados de la factura, la relación de trabajos o el acta de entrega, agrupar los documentos relacionados y prepararlos para una revisión material.
Situación inicial
La factura es solo una parte de la documentación
Una factura de subcontrata está vinculada a una obra, un periodo y otros justificantes. Alguien debe confirmar que los anexos y valores coinciden con el trabajo real.
- La factura y los anexos llegan por separado.
- El proyecto, el periodo y el pedido se buscan en otros sistemas.
- Los importes se comparan manualmente con las relaciones de trabajos.
- La revisión material ocurre fuera del proceso contable.
- Al devolver un documento, el motivo o el responsable pueden quedar poco claros.
Documentos
Documentos adecuados para un piloto
Los nombres y las estructuras varían, por lo que campos y relaciones deben definirse con muestras representativas.
Relación de trabajos ejecutados
Partidas, descripciones, cantidades, precios, periodo y otros valores de control.
Acta de entrega o comprobación
Obra, participantes, fecha, alcance y estado de entrega según la plantilla.
Proceso propuesto
Un posible proceso de revisión
SmartDocto prepara documentos y datos. No ejerce dirección técnica ni confirma que los trabajos se hayan ejecutado.
1
Recibir justificantes
El proveedor o un usuario interno carga la factura y los anexos. Cada tipo usa su plantilla.
2
Agrupar y extraer
Los documentos se vinculan mediante una clave configurada y se preparan los campos necesarios.
3
Revisión material
Las reglas marcan un anexo ausente o una diferencia. La persona responsable valora el trabajo real.
4
Aprobar y entregar
Tras la aprobación expresa, los datos y archivos pueden continuar al sistema contable, ERP o documental.
Reparto de responsabilidades
Límite entre control automático y revisión material
Qué puede configurarse en SmartDocto
- Plantillas para facturas, relaciones y documentos recurrentes.
- Agrupación y comparación de campos seleccionados.
- Marcado de un justificante ausente o un valor fuera de regla.
- Asignación a responsables con historial trazable.
Qué debe comprobar una persona responsable
- Si los trabajos se ejecutaron con el alcance y la calidad indicados.
- Si la relación corresponde al contrato, las modificaciones y el presupuesto.
- Cómo tratar trabajos adicionales, retenciones, penalizaciones o excepciones.
- La revisión material y contable final.
Piloto
Qué comprobar en el piloto
Elija un proceso recurrente de subcontrata con ejemplos normales y difíciles.
Límite importante
El sistema prepara justificantes y marca diferencias configuradas. La aceptación técnica de los trabajos sigue siendo responsabilidad humana.
- 1 Formatos de facturas y justificantes.
- 2 Clave estable de obra, pedido o periodo.
- 3 Campos que deben coincidir entre documentos.
- 4 Anexos ausentes y tolerancias permitidas.
- 5 Personas responsables y canal de salida.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos de obra se pueden procesar juntos?
Las facturas, las relaciones de trabajos ejecutados y otros documentos relacionados pueden agruparse mediante una clave y revisarse en un mismo proceso.
¿Qué ocurre si falta un anexo o hay un valor diferente?
Una regla puede marcar el caso, enviarlo a la persona responsable o detenerlo hasta que se aclare.
¿Cómo funcionan la aprobación y la entrega de la factura?
Los responsables del proyecto y el equipo financiero pueden aprobar de forma sucesiva o paralela. Después, los datos acordados se entregan al sistema de destino.
Otros sectores
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Definimos las relaciones, los controles y los puntos que todavía exigen criterio humano.
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