1
Popíšete dokumenty a současný proces
Ve formuláři uvedete typ dokumentů, přibližný objem a činnost, která dnes zabírá nejvíce času. V této fázi neposíláte přístupové údaje ani citlivé dokumenty.
Domluvte pilot SmartDocTO
Popište dokumenty, které dnes zpracováváte ručně. Společně vybereme jeden proces a domluvíme, co má pilot ověřit.
Co pilot ověří
Kvalitu vytěžení, potřebné opravy a chování pravidel na dohodnutém vzorku.
Co si připravit
Vzorek běžných i problematických dokumentů a očekávaný výsledek.
Co získáte
Ověřené výsledky, potřebné úpravy a návrh zapojení do vašeho procesu.
Jak pilot probíhá
Pilot rozdělíme do čtyř srozumitelných fází. U každé předem víte, co potřebujeme a k jakému výsledku směřujeme.
2
Společně vymezíme pilot
Vybereme jeden konkrétní proces. Určíme požadovaná pole, kontrolní pravidla, známé výjimky a způsob, podle kterého výsledek vyhodnotíme.
3
Připravíme prostředí a otestujete dokumenty
Nastavíme dokumentovou šablonu a potřebná pravidla. Ukážeme vám práci s výsledkem a pilot ověříte na reprezentativním vzorku běžných i problémových dokumentů.
4
Vyhodnotíme výsledky a další postup
Společně projdeme kvalitu zpracování, potřebné opravy a přínos pro váš proces. Na základě výsledků navrhneme produkční rozsah, odpovědnosti a případnou integraci.
Co potřebujeme pro přípravu
Konkrétní rozsah podkladů potvrdíme podle toho, co má pilot ověřit.
- Reprezentativní vzorek běžných i problémových dokumentů.
- Seznam údajů, které chcete získat nebo kontrolovat.
- Kontaktní osobu, se kterou společně upřesníme současný postup a očekávaný výsledek.
- Popis očekávaného výstupu nebo cílového systému, pokud má být součástí pilotu.
Způsob bezpečného předání dokumentů a případných přístupů domluvíme až po vymezení pilotu. Citlivé podklady neposílejte běžným kontaktním formulářem.
Co vám pilot přinese
Výsledkem nebude pouze ukázka produktu. Získáte ověřené výsledky, přehled potřebných úprav a konkrétní návrh vhodného produkčního rozsahu.
- Vyhodnocení dohodnutého vzorku dokumentů.
- Přehled potřebných oprav a známých výjimek.
- Doporučení vhodného produkčního rozsahu.
- Návrh případného schvalování, exportu nebo integrace.
Domluvit pilot
Často kladené dotazy
Často kladené dotazy
Který proces je vhodný pro pilot?
Vhodný je opakující se proces s dostupnými vzorky, jasně popsanými poli a konkrétním výstupem. Může jít o faktury, objednávky, dodací listy, výkazy práce nebo jiný firemní dokument.
Jaké podklady potřebujete a co napsat do formuláře?
Do formuláře popište typ dokumentů, přibližný objem a krok, který dnes zabírá nejvíce času. Citlivé dokumenty ani přístupové údaje do formuláře neposílejte, bezpečné předání vzorků domluvíme samostatně. Pro přípravu pak potřebujeme vzorek běžných i problémových dokumentů a základní představu o požadovaném výstupu. Pole, pravidla a současný postup společně upřesníme. Dokumentaci cílového systému potřebujeme pouze tehdy, když pilot zahrnuje integraci.
Co se stane po odeslání žádosti a jak dlouho příprava trvá?
Pošleme potvrzení a ozveme se s návrhem dalšího postupu. Společně vybereme jeden scénář, očekávaný výstup a podklady potřebné pro přípravu pilotu. Termín stanovíme po kontrole vzorků a dohodnutí rozsahu. Samotné vytěžení lze připravit rychleji než scénář s vlastními kontrolami, schvalováním a napojením na ERP.
Lze nejprve ověřit pouze získávání dat?
Ano. Vytěžení a validaci lze vyhodnotit samostatně. Schvalování a integraci má smysl přidat tehdy, když jsou důležité pro rozhodnutí o budoucím provozu.
Může pilot zahrnout napojení na ERP a co k tomu uvést?
Ano. Ověřit lze předání přes dostupné rozhraní cílového systému. Ve formuláři popište cílový systém a dostupné rozhraní nebo dokumentaci. Rozsah, potřebné přístupy a termín integrace plánujeme odděleně od zpracování dokumentů; rozsah ověření určíme také podle způsobu bezpečného předání potřebných přístupů.
Jak se pilot vyhodnotí a co následuje?
Vyhodnotíme přesnost důležitých polí, potřebné opravy, chování pravidel a časovou náročnost. Z výsledků navrhneme produkční rozsah, tarif a případné další kroky.