Responsable del Tratamiento
La empresa responsable de los tratamientos descritos en esta política es:
TechOne CZ s.r.o.
Dirección: Dělnická 213/12, 170 00 Praha 7, República Checa
ID de empresa: 06010555
Correo electrónico: privacy@smartdocto.com
Cuándo somos responsables del tratamiento
TechOne determina los fines y los medios del tratamiento de los datos de visitantes del sitio web, consultas, cuentas de usuario, comunicaciones comerciales, soporte, facturación y seguridad del servicio.
Cuándo actuamos como encargados del tratamiento
Por lo general, tratamos los datos personales incluidos en documentos y datos de referencia de clientes siguiendo sus instrucciones. El acuerdo de tratamiento de datos establece los detalles.
A quién va dirigido el servicio
SmartDocTO está destinado a empresas y otras organizaciones. Tratamos datos de sus empleados y colaboradores solo en la medida necesaria para prestar el servicio.
Datos personales que tratamos
Los datos tratados dependen de si visita el sitio web, envía una consulta, utiliza una cuenta o trabaja con documentos de un cliente.
Datos de contacto y de cuenta
Nombre, correo electrónico profesional, número de teléfono, empresa, función, datos de autenticación y configuración de la cuenta.
Datos operativos y de seguridad
Dirección IP, información del dispositivo y navegador, inicios de sesión, acciones del usuario, registros técnicos, errores y datos necesarios para proteger el servicio.
Documentos y contenido
Archivos que carga para procesamiento, datos extraídos y cualquier metadato asociado con sus documentos.
Facturación y soporte
Datos de facturación, documentación contractual, comunicaciones con soporte e información necesaria para atender solicitudes o incidentes.
Cookies y analítica del sitio web
Cookies necesarias y, después de obtener su consentimiento, datos seudónimos sobre el uso del sitio web de marketing mediante herramientas de analítica.
Cómo usamos sus datos
Prestación del servicio
Para proporcionar servicios de procesamiento de documentos con IA, incluyendo extracción de datos, generación de resultados y entrega a través de API.
Gestión de cuenta
Gestión de su cuenta de usuario, autenticación, facturación y suscripción.
Comunicación
Envío de actualizaciones del servicio, notificaciones, respuestas de soporte e información importante de la cuenta.
Funcionamiento y seguridad
Supervisar la disponibilidad, el rendimiento y los eventos de seguridad, prevenir abusos y resolver problemas técnicos.
Cumplimiento legal
Cumplimiento de obligaciones legales, prevención de fraude y protección de nuestros derechos.
Bases jurídicas del tratamiento
Ejecución de un contrato
Creación de la cuenta, prestación del servicio, soporte y facturación.
Intereses legítimos
Seguridad del servicio, prevención de abusos, gestión de consultas B2B y mejora operativa cuando estos intereses no prevalecen sobre sus derechos.
Obligación legal
Conservación de registros contables y fiscales y cooperación con autoridades autorizadas.
Consentimiento
Analítica opcional y comunicaciones comerciales cuando se requiere consentimiento. Puede retirarlo en cualquier momento.
Instrucciones del cliente
Tratamos los datos personales incluidos en documentos de clientes por cuenta del cliente, siguiendo instrucciones documentadas y el acuerdo de tratamiento de datos.
Necesitamos los campos indicados como obligatorios para gestionar una consulta, crear una cuenta o prestar el servicio. Sin ellos, es posible que no podamos completar el paso solicitado.
Retención de datos
Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para la finalidad indicada. El plazo depende de las condiciones contractuales, la naturaleza de los datos, las necesidades de seguridad y las obligaciones legales.
Consultas y comunicación comercial
Durante el tiempo necesario para gestionar la consulta y después durante un periodo razonable para el seguimiento, la protección de derechos y el registro de la relación comercial.
Cuentas y funcionamiento del servicio
Durante la relación contractual y después de acuerdo con el proceso de finalización pactado, salvo que un registro concreto deba conservarse más tiempo por motivos legales o de seguridad.
Documentos de clientes
Según las instrucciones del cliente, el acuerdo de tratamiento de datos y el calendario de conservación pactado. Tras la finalización puede acordarse una exportación o eliminación.
Registros contables y de facturación
Durante el plazo exigido por la normativa contable, fiscal y demás legislación aplicable.
Registros operativos y de seguridad
Durante un plazo adecuado para proteger el servicio, investigar incidentes y defender derechos. El plazo depende del tipo de registro y de la gravedad del evento.
Copias de seguridad
Los datos eliminados pueden permanecer temporalmente en copias rotativas y segregadas hasta que se sobrescriban de forma segura conforme al calendario de copias. No se utilizan para operaciones habituales.
Sus derechos según el RGPD
Derecho de acceso
Puede solicitar una copia de todos los datos personales que tenemos sobre usted.
Derecho de rectificación
Puede corregir información personal inexacta o incompleta.
Derecho al olvido ("Derecho de supresión")
Puede solicitar la supresión de sus datos personales. Responderemos sin dilación indebida, normalmente en un mes, y eliminaremos los datos salvo que una obligación legal u otro motivo lícito exija conservar registros concretos.
Derecho a la limitación del tratamiento
Cuando se cumplan las condiciones del RGPD, puede solicitar que limitemos temporalmente el tratamiento.
Derecho a la portabilidad de datos
Puede exportar sus datos en formato legible por máquina (JSON, CSV).
Derecho de oposición
Puede oponerse al procesamiento de sus datos para fines de marketing o análisis.
Retirada del consentimiento
Puede retirar su consentimiento en cualquier momento. La retirada no afecta a la licitud del tratamiento realizado anteriormente.
Derecho a presentar una reclamación
Puede presentar una reclamación ante la autoridad de control competente si considera que el tratamiento vulnera sus derechos.
Si su solicitud se refiere a datos personales incluidos en un documento de un cliente, normalmente debe dirigirse primero a ese cliente como responsable del tratamiento. Ayudaremos al cliente a gestionar la solicitud.
Para ejercer sus derechos, contáctenos en: privacy@smartdocto.com
Seguridad de datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al tipo de datos tratados:
- TLS para la transmisión entre el cliente y el servicio
- Protección del almacenamiento y de las credenciales sensibles de integración en reposo
- Supervisión continua de eventos operativos y de seguridad
- Control de acceso basado en roles
- Historial de acciones de usuario y cambios de documentos
Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien el servicio, los proveedores o las obligaciones legales. Para cambios importantes indicaremos una nueva fecha de vigencia y avisaremos previamente a los clientes afectados. Si se requiere consentimiento, lo solicitaremos por separado.
¿Preguntas sobre privacidad?
Si tiene preguntas sobre esta política de privacidad o cómo manejamos sus datos, contáctenos:
Correo electrónico: privacy@smartdocto.com