Zpracování firemních dokumentů

SmartDocTO přijme fakturu nebo jiný firemní dokument, vytěží potřebná data, předá je ke kontrole a schválení a následně je exportuje do ERP.

Vyzkoušejte zdarma

Pilot na vlastních dokumentech

Nastavení podle vašich dokumentů

Cloudová data uložená v EU

Detail zpracovaného ukázkového dokladu s vytěženými poli a skóre spolehlivosti v aplikaci SmartDocTO.

Co je SmartDocTO?

SmartDocTO je AI platforma pro řízené zpracování firemních dokumentů. Vytěží požadovaná data, provede dokument nastavenými kontrolami a schvalováním a připraví výsledek pro navazující systém.

Dokument dorazí. Ruční práce teprve začíná.

Někdo otevře přílohu, přepíše údaje, dohledá souvislosti, pošle dokument ke schválení a hlídá, zda dorazil do cílového systému. SmartDocTO propojí tyto kroky do jednoho procesu a lidem nechá kontrolu tam, kde je skutečně potřeba.

Pro koho je SmartDocTO

Největší přínos má tam, kde se stejné typy dokumentů opakují a tým z nich pravidelně přepisuje data, kontroluje je nebo předává dál.

Účetní firmy

Příjem a zpracování faktur od více klientů, dodavatelů a v různých formátech.

IT a outsourcing

Výkazy práce a faktury externistů, kontrola hodin, schválení a export.

Stavebnictví

Subdodavatelské faktury, předávací protokoly a soupisy provedených prací.

E-commerce

Dodavatelské faktury, dodací listy a reklamační protokoly ve větším objemu.

Výroba a logistika

Faktury, objednávky a dodací listy s návazností na ERP nebo účetní systém.

Naskenované dávky

Více dokladů v jednom PDF, které lze v nastavení příjmu rozdělit na samostatné dokumenty.

Řešíte jiný dokument? V pilotu ověříme, zda jej lze spolehlivě zpracovat podle vašich pravidel.

Od dokumentu k datům ve 4 krocích

Každý krok má jasný účel. Konkrétní kanály, pravidla a integrace se nastaví podle vašeho procesu.

Příjem a rozpoznání dokumentu

Dokument nahrajete ve webu nebo jej přijmete e-mailem, přes API či zabezpečený odkaz. Podle nastavení příjmu lze zapnout rozpoznání typu dokumentu a u PDF s více doklady také rozdělení na samostatné dokumenty. Otisk souboru pomůže zachytit opakované nahrání stejného souboru.

Vytěžení a kontrola

AI vyplní pole definovaná v šabloně. Uživatel vidí hodnoty, jejich skóre spolehlivosti a výsledek nastavených validací.

Schválení

Pokud proces schválení vyžaduje, pravidla přiřadí dokument odpovědným uživatelům a uloží jejich rozhodnutí.

Předání výsledku

Po splnění podmínek lze data odeslat do ERP, účetního systému nebo jiného cíle. U odesílání přes SFTP a při uložení do SharePointu nebo OneDrive volíte, zda odejde samotný dokument, nebo dokument i celá e-mailová dávka složená do jednoho PDF. Výsledek doručení zůstane v historii dokumentu.

Dohledatelný průběh zpracování dokumentu

Historie zachycuje podporované události, schválení a změny od nahrání dokumentu po předání dat.

Kdo co schválil a kdy

Kdo co schválil, kdy a proč. Zaznamenané události dokumentu od nahrání po export, včetně úprav polí a uvedených důvodů.

Detekce duplikátů

Systém porovná otisk souboru a upozorní na opakované nahrání stejného souboru. Výjimku lze povolit vědomě.

Napojení na systémy

Dokumenty přijímáte nahráním přes web, API nebo e-mailem. Data lze předat do ERP nebo účetnictví a pokusy o doručení se zapisují do historie.

Funkce

Časté otázky

Co se stane s fakturou, kterou do SmartDocTO pošleme?

Dokument přijmeme jedním ze čtyř vstupních kanálů: nahráním přes web, zabezpečeným externím odkazem, přes REST API nebo e-mailovou integrací pro Microsoft 365. AI pak vytěží pojmenovaná pole podle šablony a u každého vytěženého pole uvede skóre spolehlivosti v rozsahu 0 až 100. Hodnoty projdou nastavenými kontrolami a podle vašeho procesu následuje schválení a předání strukturovaných dat dál. Podrobný přehled funkcí

Co se stane, když se AI splete?

U každého vytěženého pole vidíte skóre spolehlivosti. Validační pravidla umí dokument zamítnout, poslat ke schválení člověku, nebo odložit k ručnímu posouzení. Automatické schválení systém nedělá, schválení je vždy výslovné rozhodnutí člověka. Přesnost sledujeme podle oprav, které uživatelé udělají. Jak fungují kontroly

Zvládne PDF, ve kterém je víc dokladů najednou?

Když v nastavení zapnete rozdělování, PDF s několika doklady se při příjmu rozdělí na samostatné dokumenty. Každý z nich má vlastní šablonu, název a historii. Platí to pro všechny vstupní kanály. Hromadné skeny dokumentů

Jaké dokumenty kromě faktur to zvládne?

Objednávky, dodací listy, výkazy práce a další opakující se dokumenty. Pro každý typ se připraví vlastní šablona s poli, kontrolami a výstupem. Vstupem jsou PDF, obrázky (JPG, PNG, TIFF), Word a Excel, konkrétní rozsah určuje zvolený model zpracování. Vhodnost vašeho typu dokumentu ověříme na vzorku. Řešení podle oboru

Jak rychle to nasadíme a co pilot obnáší?

Začínáme jedním konkrétním procesem na vašich vlastních vzorcích. Pilot trvá 14 dní a nepřechází automaticky na placený tarif. Termín potvrdíme po kontrole vzorků. Domluvit pilot

Bez závazků

Začněte bez závazku

Vybereme jeden konkrétní proces, nastavíme jej na vašich vzorcích a společně vyhodnotíme výsledek. Schvalování a integraci zapojíme jen tehdy, když patří do dohodnutého rozsahu pilotu.