Dohodnite pilot SmartDocTO

Napíšte nám, ktoré dokumenty dnes spracúvate ručne. Spoločne vyberieme jeden proces a dohodneme, čo má pilot overiť.

Čo pilot overí

Kvalitu extrakcie, potrebné opravy a správanie pravidiel na dohodnutej sade dokumentov.

Čo si pripraviť

Vzorku bežných aj problémových dokumentov a očakávaný výsledok.

Čo získate

Overené výsledky, potrebné úpravy a návrh zapojenia do vášho procesu.

Prejsť na formulár Najprv si prečítať, ako pilot prebieha

Ako pilot prebieha

Pilot rozdelíme do štyroch zrozumiteľných fáz. Pri každej vopred viete, čo potrebujeme a k akému výsledku smerujeme.

1

Opíšete dokumenty a súčasný proces

Vo formulári uvediete typ dokumentov, približný objem a činnosť, ktorá dnes zaberá najviac času. V tejto fáze neposielate prihlasovacie údaje ani citlivé dokumenty.

2

Spoločne vymedzíme pilot

Vyberieme jeden konkrétny proces. Určíme požadované polia, kontrolné pravidlá, známe výnimky a spôsob, podľa ktorého výsledok vyhodnotíme.

3

Pripravíme prostredie a otestujete dokumenty

Nastavíme dokumentovú šablónu a potrebné pravidlá. Ukážeme vám prácu s výsledkom a pilot overíte na reprezentatívnej vzorke bežných aj problémových dokumentov.

4

Vyhodnotíme výsledky a ďalší postup

Spoločne prejdeme kvalitu spracovania, potrebné opravy a prínos pre váš proces. Na základe výsledkov navrhneme produkčný rozsah, zodpovednosti a prípadnú integráciu.

Čo potrebujeme na prípravu

Konkrétny rozsah podkladov potvrdíme podľa toho, čo má pilot overiť.

  • Reprezentatívnu vzorku bežných aj problémových dokumentov.
  • Zoznam údajov, ktoré chcete získať alebo kontrolovať.
  • Kontaktnú osobu, s ktorou spoločne spresníme súčasný postup a očakávaný výsledok.
  • Opis očakávaného výstupu alebo cieľového systému, ak má byť súčasťou pilotu.
Spôsob bezpečného odovzdania dokumentov a prípadných prístupov dohodneme až po vymedzení pilotu. Citlivé podklady neposielajte bežným kontaktným formulárom.

Čo vám pilot prinesie

Výsledkom nebude iba ukážka produktu. Získate overené výsledky, prehľad potrebných úprav a konkrétny návrh vhodného produkčného rozsahu.

  • Vyhodnotenie dohodnutej vzorky dokumentov.
  • Prehľad potrebných opráv a známych výnimiek.
  • Odporúčanie vhodného produkčného rozsahu.
  • Návrh prípadného schvaľovania, exportu alebo integrácie.

Dohodnúť pilot

* Povinné polia

Osobné údaje
Informácie o spoločnosti
Často kladené otázky

Často kladené otázky

Ktorý proces je vhodný pre pilotný projekt?
Vhodný je opakujúci sa proces s dostupnými vzorkami, jasne opísanými poľami a konkrétnym výstupom. Môže ísť o faktúry, objednávky, dodacie listy, výkazy práce alebo iný firemný dokument.
Aké podklady potrebujete a čo napísať do formulára?
Do formulára opíšte typ dokumentov, približný objem a krok, ktorý dnes zaberá najviac času. Citlivé dokumenty ani prístupové údaje do formulára neposielajte, bezpečné odovzdanie vzoriek dohodneme samostatne. Na prípravu potom potrebujeme vzorku bežných aj problémových dokumentov a základnú predstavu o požadovanom výstupe. Polia, pravidlá a súčasný postup spoločne spresníme. Dokumentáciu cieľového systému potrebujeme iba vtedy, keď pilot zahŕňa integráciu.
Čo sa stane po odoslaní žiadosti a ako dlho príprava trvá?
Pošleme potvrdenie a ozveme sa s návrhom ďalšieho postupu. Spoločne vyberieme jeden scenár, očakávaný výstup a podklady potrebné na prípravu pilotného projektu. Termín stanovíme po kontrole vzoriek a dohode o rozsahu. Samotné vyťaženie možno pripraviť rýchlejšie než scenár s vlastnými kontrolami, schvaľovaním a napojením na ERP.
Možno najprv overiť iba získavanie údajov?
Áno. Vyťaženie a validáciu možno vyhodnotiť samostatne. Schvaľovanie a integráciu má zmysel pridať vtedy, keď sú dôležité pre rozhodnutie o budúcej prevádzke.
Môže pilot zahŕňať napojenie na ERP a čo k tomu uviesť?
Áno. Overiť možno odovzdanie cez dostupné rozhranie cieľového systému. Opíšte cieľový systém a dostupné rozhranie alebo dokumentáciu. Rozsah, potrebné prístupy a termín integrácie plánujeme oddelene od spracovania dokumentov a rozsah overenia určíme aj podľa spôsobu bezpečného odovzdania potrebných prístupov.
Ako sa pilot vyhodnotí a čo nasleduje?
Vyhodnotíme presnosť dôležitých polí, potrebné opravy, správanie pravidiel a časovú náročnosť. Z výsledkov navrhneme produkčný rozsah, tarif a prípadné ďalšie kroky.
Funkcie Cenník Sprievodcovia