Facturas de proveedores
Proveedor, pedido, fechas, totales, datos fiscales y referencias de pago.
Para quién es SmartDocTO
Para ecommerce
Prepare documentos de proveedores sin otra hoja manual
SmartDocTO puede recibir facturas de proveedores, albaranes y actas de reclamación, extraer los campos necesarios y preparar las excepciones para revisión. El piloto muestra qué documentos de gran volumen pueden cubrirse con fiabilidad.
Situación inicial
Muchas tareas pequeñas crean un cuello de botella
Incluso una comprobación sencilla resulta costosa cuando se repite en cientos de documentos.
- Las facturas y los albaranes llegan por varios canales.
- Se vuelven a escribir pedidos y datos de proveedores.
- Las reclamaciones y correcciones son difíciles de vincular.
- Los duplicados y datos ausentes exigen búsquedas manuales.
- Los datos preparados se copian a otros sistemas.
Documentos
Documentos para el piloto
Empiece con una familia recurrente e incluya tanto casos habituales como difíciles.
Albaranes
Pedido, envío, producto, cantidad y datos de entrega.
Actas de reclamación
Caso, proveedor, mercancía, motivo, importe y referencias relacionadas.
Proceso propuesto
Del archivo recibido al resultado revisado
El proceso prepara datos y excepciones. No decide la responsabilidad comercial de una reclamación.
1
Recopilar documentos
Los documentos pueden llegar por correo, carga manual, enlace externo o API, según el proceso elegido.
2
Extracción
Cada tipo de documento tiene su propia estructura de campos. En los valores extraídos se ve su nivel de confianza.
3
Validación y control
Las reglas marcan los valores que no cumplen la condición. Los duplicados se resuelven ya en la recepción: por la huella del archivo, SmartDocTO reconoce un archivo idéntico recibido antes y lo rechaza indicando el documento original. En los documentos enviados por enlace externo esta comprobación no se realiza.
4
Entrega
Tras la aprobación, cuando sea necesaria, los datos o el archivo se envían por un canal compatible al entorno de destino.
Reparto de responsabilidades
La automatización no sustituye el criterio comercial
Qué puede configurarse en SmartDocTO
- Recepción y extracción de documentos de proveedores según sus plantillas.
- Reconocimiento de un archivo idéntico ya recibido, salvo en el enlace externo.
- Validación de los datos elegidos y derivación de las excepciones a revisión.
- Aprobación, historial y entrega de datos por un canal de integración compatible.
Qué deben decidir operaciones o finanzas
- Si la mercancía o el servicio se recibió realmente.
- Cómo resolver una reclamación, diferencia de precio o entrega ausente.
- Si una excepción puede aceptarse.
- El tratamiento contable y comercial final.
Piloto
Qué comprobar en el piloto
Mida con los formatos que generan la mayor parte del trabajo, no solo con ejemplos ideales.
Límite importante
El volumen por sí solo no es suficiente. Los identificadores estables y los controles claros determinan la idoneidad.
- 1 Proveedores frecuentes y diseños de documentos.
- 2 Referencias obligatorias de pedidos y productos.
- 3 Duplicados, correcciones y reclamaciones.
- 4 Excepciones que necesitan una persona.
- 5 Salida y limitaciones del sistema de destino.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos de proveedores puede procesar una tienda online?
Los escenarios habituales incluyen facturas, pedidos, albaranes, abonos y documentación de reclamaciones. Los tipos concretos se comprueban con sus muestras.
¿Cómo se tratan los documentos duplicados?
Ya en la recepción compara la huella del archivo y rechaza un archivo idéntico recibido antes, indicando el documento original. Los documentos enviados por enlace externo no pasan por esta comprobación. No se trata de reconocer dos archivos distintos con el mismo contenido comercial.
¿Cómo llegan los datos procesados al sistema de destino?
Después de la revisión y la aprobación, los datos acordados pueden entregarse mediante una interfaz adecuada al ERP, al sistema contable o al siguiente proceso.
Otros sectores
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Elegimos un flujo recurrente y medimos la extracción, las correcciones y las excepciones.
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