Pila de documentos escaneada
Facturas y otros documentos seguidos en un mismo PDF, normalmente en el orden en que estaban en el escáner.
Para quién es SmartDocTO
Para escaneos por lotes
Escaneos por lotes y archivos con varios documentos
El escáner guarda toda la pila como un único PDF y el proveedor envía varios documentos en un mismo adjunto. SmartDocTO puede reconocer qué tipos de documento contiene ese archivo, dividirlo en documentos independientes y extraer cada uno según su propia plantilla. Son funciones opcionales que se activan para su empresa y para cada configuración de recepción.
Situación inicial
Por qué los documentos llegan unidos
El papel se escanea por pilas, no documento a documento. Además, el proveedor suele adjuntar varios archivos a un mismo mensaje. El trabajo empieza entonces por separar, no por procesar.
- El escáner guarda toda la pila introducida como un solo archivo.
- Alguien divide el PDF a mano y vigila dónde termina un documento y empieza el siguiente.
- En un mismo archivo se mezclan tipos distintos y cada uno tiene otra estructura.
- Las partes separadas se guardan con nombres genéricos y luego se buscan por orden.
- La división manual se repite cada día y no deja ningún rastro.
Documentos
Qué suele contener un archivo así
El reconocimiento trabaja con los tipos de documento que usted tenga configurados. La idoneidad de un lote concreto se comprueba con una muestra real.
Documento con anexos
Una factura seguida del albarán, del pedido o de un acta que pertenecen a la misma operación.
Lote de un mismo proveedor
Varios documentos enviados en un solo mensaje. Se procesan por separado y, si activa la fusión en la configuración de recepción, los adjuntos PDF de un mismo mensaje se unen en un único documento.
Proceso propuesto
Qué hace SmartDocTO con el archivo
El reconocimiento de tipos se activa para su empresa y la división del archivo es una opción aparte en la configuración de recepción. Mientras no estén activadas ambas, el archivo sigue siendo un único documento, como hasta ahora. Con las dos opciones activadas desaparece el recorte manual diario y cada documento resultante tiene su propio nombre y su propio historial.
1
Reconocimiento de tipos
Con el reconocimiento activado, SmartDocTO determina qué tipos de documento contiene el archivo y dónde se alternan.
2
División en documentos
Según la configuración de recepción, el PDF se divide en documentos independientes, con lo que desaparece el recorte manual diario. De las partes ya reconocidas puede seleccionar más tarde solo las que quiera procesar.
3
Extracción y revisión
Cada documento resultante pasa por su propia plantilla, sus validaciones y, si corresponde, su aprobación, igual que cualquier otro documento. Tiene su propio nombre y su propio historial, así que se localiza por su contenido y no por su posición en el escaneo.
4
Entrega del resultado
Al enviar por SFTP, SharePoint u OneDrive, usted define si se entrega únicamente el documento o el documento junto con todo el lote de correo compuesto en un único PDF.
Reparto de responsabilidades
Qué hace la aplicación y qué le corresponde a usted
Qué puede configurarse en SmartDocTO
- La activación del reconocimiento de tipos de documento para su empresa.
- La opción de dividir un PDF con varios documentos o dejarlo entero.
- Las plantillas, las reglas de validación y la aprobación de cada documento resultante.
- La composición del archivo enviado en las integraciones de salida SFTP, SharePoint y OneDrive.
Qué sigue correspondiendo a su equipo
- La calidad del escaneo, la legibilidad de las páginas y el orden de los documentos en la pila.
- Comprobar que la división corresponde al contenido real del archivo.
- Valorar los documentos que el reconocimiento no ha clasificado.
- La decisión profesional sobre la contabilización y la aprobación de cada documento.
Piloto
Qué comprobar en el piloto
El piloto debe mostrar con qué fiabilidad se separan sus lotes reales en documentos y cuántos casos siguen necesitando revisión humana.
Límite importante
La división afecta solo a los archivos PDF, se activa en la configuración de recepción y requiere el reconocimiento de tipos. Un archivo dividido computa en el límite mensual tantos documentos como resulten de la división.
- 1 Un lote escaneado habitual y también el que considere peor.
- 2 Los tipos de documento que se alternan en sus archivos.
- 3 Documentos de varias páginas que no deben partirse por la mitad.
- 4 La calidad del escaneo, la orientación de las páginas y la legibilidad de sellos o escritura a mano.
- 5 El resultado esperado, es decir, si necesita documentos sueltos o, en el lote de correo, también el PDF compuesto al enviarlo por SFTP, SharePoint u OneDrive.
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Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si un mismo archivo contiene tipos de documento distintos?
Por eso el reconocimiento de tipos precede a la división. SmartDocTO determina dónde cambia el tipo de documento y procesa cada parte resultante con la plantilla que le corresponde.
¿Cómo cuenta un archivo dividido para el límite mensual?
Computa tantos documentos como resulten de la división y el archivo original no se cuenta aparte. Si la división superara el límite restante, no se realiza y el archivo de origen solo se guarda entero como un único documento.
¿Qué pasa si la división no sale bien?
El archivo de origen se guarda entero como un único documento, la división no se realiza y la extracción automática ya no continúa sobre él. No se pierde nada. El equipo puede procesar las partes reconocidas que elija o extraer el archivo entero.
¿Se puede dividir y a la vez fusionar los adjuntos del correo?
No, una misma configuración de recepción puede tener activada como máximo una de las dos opciones. De forma predeterminada ambas están desactivadas, así que usted elige si un PDF con varios documentos se divide en documentos independientes o si los adjuntos PDF de un mismo mensaje se fusionan en un único documento.
Otros sectores
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Piloto con sus escaneos
Envíenos un lote real
Con su muestra le mostramos cómo se separa el archivo en documentos y dónde hará falta revisión humana.
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