Factura de proveedor
Proveedor, pedido, fechas, totales, moneda, datos fiscales y líneas.
Para quién es SmartDocTO
Para producción y logística
Conecte facturas, pedidos y documentos de entrega
SmartDocTO puede procesar la factura de proveedor, el pedido y el albarán como plantillas independientes, vincular los documentos relacionados por el mismo valor de la clave de emparejamiento configurada y aplicar reglas de validación sobre los campos elegidos.
Situación inicial
Los sistemas conectados aún reciben documentos sin estructura
El pedido y la recepción están en el ERP, mientras la factura llega como PDF. Las personas cubren esa distancia copiando y comparando datos.
- Las referencias de pedido y entrega se buscan manualmente.
- Los códigos de proveedor y producto difieren entre documentos.
- Las diferencias de cantidad y precio deben investigarse.
- La aprobación implica a operaciones, compras y finanzas.
- El resultado debe ajustarse a la interfaz de importación.
Documentos
Documentos para un piloto representativo
Cada documento tiene su propia plantilla. El mismo valor de un campo común, por ejemplo el número de pedido, muestra juntos los documentos relacionados, y las reglas de validación pueden comparar según él los datos elegidos.
Pedido de compra
Número, proveedor, producto, cantidad, precio y condiciones de entrega.
Albarán
Envío, pedido, producto, cantidad, fecha y referencia de recepción.
Proceso propuesto
Cómo puede conectarse el flujo documental
No se trata de un cotejo a tres bandas universal que funcione sin configuración. Hay que definir por qué campo se vinculan los documentos, qué valores se comparan y cómo se tratan las tolerancias y las excepciones.
1
Procesar por separado
La factura, el pedido y el albarán se extraen según sus propias plantillas y preparan campos estructurados.
2
Vincular documentos
La clave de emparejamiento, por ejemplo el número de pedido, une documentos de plantillas distintas por un valor exactamente igual. Los documentos relacionados se ven después en el propio documento y permiten desglosar los informes.
3
Validación
Las reglas pueden comprobar que el documento relacionado existe y comparar los valores elegidos. Buscan entre todos los documentos de su empresa con el mismo valor del campo indicado, o solo entre los archivos adjuntos de un mismo correo, o bien comparan el valor con una fuente de referencia.
4
Aprobar y entregar
La excepción la valora el usuario responsable. Tras la aprobación, los datos pueden entregarse por un canal compatible al ERP o a otro entorno.
Reparto de responsabilidades
Comprobación del sistema y decisión operativa
Qué puede configurarse en SmartDocTO
- Plantillas y campos independientes para cada tipo de documento.
- La clave de emparejamiento con la que los documentos relacionados se muestran juntos.
- Reglas de validación para la presencia de un documento y la comparación de los valores elegidos.
- El flujo de aprobación, el historial y la entrega de datos estructurados.
Qué deben decidir compras, logística o finanzas
- Si la mercancía se recibió en la cantidad y calidad indicadas.
- Cómo resolver diferencias de precio, cantidad o entrega.
- Si una excepción puede aceptarse.
- Cómo se registra la operación en el ERP.
Piloto
Qué comprobar en el piloto
Concéntrese en un proveedor o en una familia de documentos con referencias estables y casos de excepción conocidos.
Límite importante
SmartDocTO puede vincular documentos por el mismo valor y comparar los campos elegidos entre los documentos de su empresa. Un cotejo a tres bandas completo debe diseñarse y comprobarse para cada proceso concreto.
- 1 Identificadores de pedido y entrega presentes.
- 2 Campos necesarios para la importación al ERP.
- 3 Diferencias en códigos de producto y proveedor.
- 4 Tolerancias y responsabilidad sobre excepciones.
- 5 Autenticación y formato de salida admitidos.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes
¿Cómo se comparan la factura, el pedido y el albarán?
La regla busca los documentos relacionados por el mismo valor del campo elegido, por ejemplo el número de pedido, y compara los campos seleccionados. La utilidad del escenario depende de la calidad de los identificadores y de la disponibilidad de los datos necesarios.
¿Se puede definir una tolerancia para diferencias de precio o cantidad?
Sí. Las reglas pueden tener en cuenta las tolerancias acordadas y enviar a revisión solo los casos que quedan fuera de esos límites.
¿Cómo se conectan los datos de los documentos con el ERP?
La entrega se adapta a la interfaz de importación del ERP. Se pueden utilizar, entre otras opciones, REST API, SFTP, SharePoint o OneDrive.
Otros sectores
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