Factura de proveedor
Proveedor, pedido, fechas, totales, moneda, datos fiscales y líneas.
Para quién es SmartDocto
Para producción y logística
Conecte facturas, pedidos y documentos de entrega
SmartDocto puede extraer datos configurados de facturas de proveedores, pedidos y albaranes, comparar referencias seleccionadas y preparar el resultado para aprobación y entrega al ERP.
Situación inicial
Los sistemas conectados aún reciben documentos sin estructura
El pedido y la recepción están en el ERP, mientras la factura llega como PDF. Las personas cubren esa distancia copiando y comparando datos.
- Las referencias de pedido y entrega se buscan manualmente.
- Los códigos de proveedor y producto difieren entre documentos.
- Las diferencias de cantidad y precio deben investigarse.
- La aprobación implica a operaciones, compras y finanzas.
- El resultado debe ajustarse a la interfaz de importación.
Documentos
Documentos para un piloto representativo
Los mejores candidatos son documentos frecuentes, con referencias estables y excepciones conocidas.
Pedido de compra
Número, proveedor, producto, cantidad, precio y condiciones de entrega.
Albarán
Envío, pedido, producto, cantidad, fecha y referencia de recepción.
Proceso propuesto
Cómo puede conectarse el flujo documental
SmartDocto prepara valores y marca las diferencias configuradas. El ERP sigue siendo el sistema de referencia para inventario y contabilidad.
1
Recibir documentos
Los archivos llegan de proveedores, un buzón, una API o la interfaz web.
2
Extraer referencias
Las plantillas preparan proveedor, pedido, envío, producto, cantidad e importe.
3
Validar y aprobar
Las reglas comparan referencias seleccionadas y asignan las excepciones a las personas responsables.
4
Entregar al siguiente sistema
Los datos aprobados se adaptan al formato y canal compatibles con el sistema de destino.
Reparto de responsabilidades
Comprobación del sistema y decisión operativa
Qué puede configurarse en SmartDocto
- Extraer campos de documentos recurrentes de proveedores y logística.
- Comparar identificadores seleccionados con datos de referencia.
- Asignar documentos según condiciones configuradas.
- Trazar revisión, aprobación e intentos de entrega.
Qué deben decidir compras, logística o finanzas
- Si la mercancía se recibió en la cantidad y calidad indicadas.
- Cómo resolver diferencias de precio, cantidad o entrega.
- Si una excepción puede aceptarse.
- Cómo se registra la operación en el ERP.
Piloto
Qué comprobar en el piloto
Concéntrese en un proveedor o grupo documental con referencias estables y casos de excepción conocidos.
Límite importante
SmartDocto puede entregar datos preparados. La contabilización correcta depende del sistema de destino, el mapeo y la configuración contable.
- 1 Identificadores de pedido y entrega presentes.
- 2 Campos necesarios para la importación al ERP.
- 3 Diferencias en códigos de producto y proveedor.
- 4 Tolerancias y responsabilidad sobre excepciones.
- 5 Autenticación y formato de salida admitidos.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes
¿Cómo se comparan la factura, el pedido y el albarán?
Los documentos relacionados se agrupan mediante los identificadores acordados. Después se pueden comparar campos configurados como la cantidad, el precio o el número de pedido.
¿Se puede definir una tolerancia para diferencias de precio o cantidad?
Sí. Las reglas pueden tener en cuenta las tolerancias acordadas y enviar a revisión solo los casos que quedan fuera de esos límites.
¿Cómo se conectan los datos de los documentos con el ERP?
La entrega se adapta a la interfaz de importación del ERP. Se pueden utilizar, entre otras opciones, REST API, SFTP, SharePoint o OneDrive.
Otros sectores
Su tipo de documento
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Comprobamos identificadores, campos obligatorios, excepciones y la salida esperada.
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