Verarbeitung von Geschäftsdokumenten

SmartDocTO nimmt eine Rechnung oder ein anderes Geschäftsdokument entgegen, extrahiert die benötigten Daten, legt sie zur Prüfung und Freigabe vor und exportiert die freigegebenen Daten anschließend in Ihr ERP.

Pilot starten

Pilotprojekt mit Ihren eigenen Dokumenten

Für Ihre Dokumente und benötigten Felder konfiguriert

Cloud-Daten werden in der EU gespeichert

Was ist SmartDocTO?

SmartDocTO ist eine Plattform zur Dokumentenverarbeitung für Buchhaltungsdienstleister und Finanzteams. Aus Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsnachweisen und anderen wiederkehrenden Dokumenten bereitet sie die benötigten Daten für Prüfung, Freigabe und Übergabe vor.

Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit dem Abtippen von Daten?

Bei der manuellen Bearbeitung überträgt jemand Lieferant, Betrag und Fälligkeit in das Buchhaltungssystem und leitet die Rechnung anschließend zur Freigabe weiter. Jeder zusätzliche Arbeitsschritt kostet Zeit und kann Fehler verursachen. Bewerten Sie den Nutzen der Automatisierung anhand Ihres tatsächlichen Volumens und des Anteils an Sonderfällen.

Für wen ist SmartDocTO

SmartDocTO ist für wiederkehrende Prozesse gedacht, in denen Dokumentfelder abgetippt werden und das Ergebnis anschließend geprüft, genehmigt oder exportiert wird.

Buchhaltungskanzleien

Rechnungen mehrerer Mandanten und Lieferanten in unterschiedlichen Formaten. Felder werden nach konfigurierten Vorlagen und Regeln extrahiert.

IT und Outsourcing

Arbeitsnachweise und Rechnungen von Auftragnehmern. Genehmigung, Stundenprüfung, Export in die Buchhaltung.

Bauwesen

Subunternehmerrechnungen, Übergabeprotokolle, Leistungsnachweise.

E-Commerce

Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Retourenprotokolle. Hohes Volumen, Schnelligkeit gefragt.

Produktion und Logistik

Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine. Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme.

Tippen Sie Dokumente manuell ab? Im Pilot prüfen wir, ob eine eigene Vorlage Ihren Dokumenttyp zuverlässig abdeckt.

Vom Dokument zu Daten in 4 Schritten

Ein Dokument kommt per E-Mail, API oder Upload. Nach der Verarbeitung sehen Sie extrahierte Felder, Konfidenzwerte und Validierungsergebnisse.

Dokument empfangen

Dokumente kommen über die Weboberfläche, per E-Mail, API oder einen gesicherten externen Link. SmartDocTO erkennt, wenn dieselbe Datei erneut hochgeladen wird.

KI-Datenextraktion

Die KI extrahiert die in Ihrer Vorlage definierten Felder, zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Positionen. Jeder Wert erhält einen Konfidenzwert; Validierungsregeln markieren Werte zur Prüfung.

Prüfung und Freigabe

Benutzer korrigieren Werte, die nicht zum Dokument oder zu den Regeln passen. Eine Freigabe startet nur, wenn sie zum konfigurierten Prozess gehört.

Ergebnis übergeben

Daten lassen sich per REST API, SFTP, SharePoint oder OneDrive übergeben. SmartDocTO protokolliert die Zustellung, nicht die Buchung im Zielsystem.

Nachvollziehbarer Verarbeitungsverlauf

Die Historie erfasst dokumentierte Ereignisse, Freigaben und Änderungen vom Hochladen bis zur Datenübergabe.

Datenschutzfunktionen

EU-Datenhosting

Änderungs- und Freigabeverlauf

Funktionen

Häufig gestellte Fragen

Was geschieht mit einem Dokument in SmartDocTO?

SmartDocTO nimmt das Dokument entgegen, liest die benötigten Daten aus und führt konfigurierte Prüfungen durch. Je nach Prozess folgen Korrektur, Freigabe und die Übergabe vorbereiteter Daten an ein ERP- oder Buchhaltungssystem.

Welche Dokumentarten kann SmartDocTO verarbeiten?

Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Stundennachweise und andere wiederkehrende Geschäftsdokumente. Für jedes Szenario werden Felder, Prüfungen und Ausgabe festgelegt. Die Eignung prüfen wir an repräsentativen Beispielen.

Wie erkennt SmartDocTO Daten, die geprüft werden müssen?

Jedes ausgelesene Feld hat einen Konfidenzwert und kann Validierungsregeln durchlaufen. Fehlende oder abweichende Werte werden je nach Konfiguration markiert, gestoppt oder einem Benutzer zugewiesen.

Kann SmartDocTO an unser ERP angebunden werden?

Daten können per REST API, SFTP, SharePoint oder OneDrive übergeben werden. Die konkrete Anbindung richtet sich nach der Importschnittstelle Ihres ERP- oder Buchhaltungssystems.

Ohne Verpflichtung

Starten Sie ohne Verpflichtung

Nennen Sie uns die Dokumenttypen, die Sie bearbeiten. Wir richten das erste vereinbarte Szenario ein, Sie laden eigene Dokumente hoch und prüfen die Extraktion. Freigabe und Ausgabeintegration werden eingebunden, wenn sie zum Pilotumfang gehören.