Verarbeitung von Geschäftsdokumenten

SmartDocTO nimmt eine Rechnung oder ein anderes Geschäftsdokument entgegen, extrahiert die benötigten Daten, legt sie zur Prüfung und Freigabe vor und exportiert die freigegebenen Daten anschließend in Ihr ERP.

Pilot starten

Pilotprojekt mit Ihren eigenen Dokumenten

Für Ihre Dokumente und benötigten Felder konfiguriert

Cloud-Daten werden in der EU gespeichert

Dokumentdetail in SmartDocTO mit den extrahierten Feldern eines verarbeiteten Beispieldokuments und deren Konfidenzwerten.

Was ist SmartDocTO?

SmartDocTO ist eine Plattform zur Dokumentenverarbeitung für Buchhaltungsdienstleister und Finanzteams. Aus Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsnachweisen und anderen wiederkehrenden Dokumenten bereitet sie die benötigten Daten für Prüfung, Freigabe und Übergabe vor.

Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit dem Abtippen von Daten?

Bei der manuellen Bearbeitung überträgt jemand Lieferant, Betrag und Fälligkeit in das Buchhaltungssystem und leitet die Rechnung anschließend zur Freigabe weiter. Jeder zusätzliche Arbeitsschritt kostet Zeit und kann Fehler verursachen. Bewerten Sie den Nutzen der Automatisierung anhand Ihres tatsächlichen Volumens und des Anteils an Sonderfällen.

Für wen ist SmartDocTO

SmartDocTO ist für wiederkehrende Prozesse gedacht, in denen Dokumentfelder abgetippt werden und das Ergebnis anschließend geprüft, genehmigt oder exportiert wird.

Buchhaltungskanzleien

Rechnungen mehrerer Mandanten und Lieferanten in unterschiedlichen Formaten. Felder werden nach konfigurierten Vorlagen und Regeln extrahiert.

IT und Outsourcing

Arbeitsnachweise und Rechnungen von Auftragnehmern. Genehmigung, Stundenprüfung, Export in die Buchhaltung.

Bauwesen

Subunternehmerrechnungen, Übergabeprotokolle, Leistungsnachweise.

E-Commerce

Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Retourenprotokolle. Hohes Volumen, Schnelligkeit gefragt.

Produktion und Logistik

Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine. Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme.

Gescannte Stapel

Mehrere Belege in einer gescannten PDF-Datei: Die Erkennung der Typen und die Aufteilung in einzelne Dokumente lassen sich in den Eingangseinstellungen aktivieren.

Tippen Sie Dokumente manuell ab? Im Pilot prüfen wir, ob eine eigene Vorlage Ihren Dokumenttyp zuverlässig abdeckt.

Vom Dokument zu Daten in 4 Schritten

Ein Dokument kommt per E-Mail, API oder Upload. Nach der Verarbeitung sehen Sie extrahierte Felder, Konfidenzwerte und Validierungsergebnisse.

Eingang und Erkennung des Dokuments

Dokumente kommen über die Weboberfläche, per E-Mail, API oder einen gesicherten externen Link. In den Eingangseinstellungen lässt sich die Erkennung des Dokumenttyps aktivieren und bei PDF-Dateien mit mehreren Belegen zusätzlich die Aufteilung in einzelne Dokumente. SmartDocTO erkennt, wenn dieselbe Datei erneut hochgeladen wird.

KI-Datenextraktion

Die KI extrahiert die in Ihrer Vorlage definierten Felder, zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Positionen. Jeder Wert erhält einen Konfidenzwert; Validierungsregeln markieren Werte zur Prüfung.

Prüfung und Freigabe

Benutzer korrigieren Werte, die nicht zum Dokument oder zu den Regeln passen. Eine Freigabe startet nur, wenn sie zum konfigurierten Prozess gehört.

Ergebnis übergeben

Daten lassen sich per REST API, SFTP, SharePoint oder OneDrive übergeben. Beim Versand per SFTP und bei der Ablage in SharePoint oder OneDrive wählen Sie, ob nur das Dokument übergeben wird oder das Dokument zusammen mit dem gesamten E-Mail-Stapel in einer PDF-Datei. SmartDocTO protokolliert die Zustellung, nicht die Buchung im Zielsystem.

Nachvollziehbarer Verarbeitungsverlauf

Die Historie erfasst dokumentierte Ereignisse, Freigaben und Änderungen vom Hochladen bis zur Datenübergabe.

Wer hat was wann genehmigt

Wer hat was genehmigt, wann und warum. Erfasste Dokumentereignisse vom Upload bis zum Export, einschließlich Feldänderungen und angegebener Gründe.

Duplikaterkennung

Das System vergleicht den Datei-Fingerabdruck und weist auf einen erneuten Upload derselben Datei hin. Eine Ausnahme kann bewusst erlaubt werden.

Systemanbindung

Dokumente per Web-Upload, API oder E-Mail empfangen. Daten können an ERP oder Buchhaltung übergeben werden, Zustellversuche stehen in der Historie.

Funktionen

Häufig gestellte Fragen

Was passiert mit einer Rechnung, die wir an SmartDocTO senden?

Das Dokument erreicht uns über einen von vier Eingangskanälen: Web-Upload, gesicherter externer Link, REST API oder E-Mail-Integration für Microsoft 365. Anschließend liest die KI die in der Vorlage definierten Felder aus und versieht jedes extrahierte Feld mit einem Konfidenzwert von 0 bis 100. Die Werte durchlaufen die eingerichteten Prüfungen, je nach Ihrem Prozess folgen die Genehmigung und die Übergabe der strukturierten Daten an das nachgelagerte System. Alle Funktionen im Detail

Was passiert, wenn die KI sich irrt?

Bei jedem extrahierten Feld sehen Sie einen Konfidenzwert. Validierungsregeln können das Dokument ablehnen, es einer Person zur Genehmigung vorlegen oder zur manuellen Prüfung zurückstellen. Automatisch genehmigt das System nie, die Genehmigung ist immer die ausdrückliche Entscheidung eines Menschen. Die Genauigkeit messen wir anhand der Korrekturen, die Ihre Nutzer vornehmen. So funktionieren die Prüfungen

Kommt SmartDocTO mit einem PDF zurecht, das mehrere Belege enthält?

Wenn Sie die Aufteilung in den Einstellungen aktivieren, wird ein PDF mit mehreren Belegen bereits beim Eingang in einzelne Dokumente aufgeteilt. Jedes davon hat eine eigene Vorlage, einen eigenen Namen und eine eigene Historie. Das gilt für alle Eingangskanäle. Stapelscans aufteilen

Welche Dokumente außer Rechnungen kann SmartDocTO verarbeiten?

Bestellungen, Lieferscheine, Stundennachweise und weitere wiederkehrende Dokumente. Jeder Typ erhält eine eigene Vorlage mit Feldern, Prüfungen und Ausgabe. Eingang sind PDF, Bilder (JPG, PNG, TIFF), Word und Excel, den genauen Umfang bestimmt das gewählte Verarbeitungsmodell. Ob sich Ihr Dokumenttyp eignet, prüfen wir an einer Stichprobe. Lösungen nach Branche

Wie schnell führen wir SmartDocTO ein und was umfasst das Pilotprojekt?

Wir beginnen mit einem konkreten Prozess auf Ihren eigenen Stichproben. Das Pilotprojekt läuft 14 Tage und geht nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Tarif über. Den Termin bestätigen wir nach Prüfung der Stichproben. Pilotprojekt vereinbaren

Ohne Verpflichtung

Starten Sie ohne Verpflichtung

Nennen Sie uns die Dokumenttypen, die Sie bearbeiten. Wir richten das erste vereinbarte Szenario ein, Sie laden eigene Dokumente hoch und prüfen die Extraktion. Freigabe und Ausgabeintegration werden eingebunden, wenn sie zum Pilotumfang gehören.