Verarbeitung für Geschäftsdokumente
Rechnungen, Bestellungen, Arbeitsnachweise. Die KI liest sie, das System genehmigt und die Daten gehen direkt in Ihr ERP.
Was ist SmartDocto?
SmartDocto ist eine Cloud-Plattform zur automatischen Verarbeitung von Geschäftsdokumenten mit künstlicher Intelligenz. Sie extrahiert Daten aus Rechnungen, Verträgen, Arbeitsnachweisen und anderen Dokumenten, automatisiert Genehmigungsprozesse und verbindet sich mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem.
Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit dem Abtippen von Daten?
Eine Rechnung kommt per E-Mail. Jemand öffnet sie, liest den Lieferanten, den Betrag, das Fälligkeitsdatum, tippt alles manuell ins System ein. Dann leitet er sie zur Genehmigung an einen Kollegen weiter. Der vergisst es. Jemand erinnert ihn. Die Daten landen schließlich im ERP, drei Tage später, mit einem Tippfehler in der Steuernummer. Das passiert in Unternehmen ständig.
Für wen ist SmartDocto
Überall, wo Dokumente manuell in Systeme eingetippt werden, spart SmartDocto Zeit und vermeidet Fehler.
Buchhaltungskanzleien
Hunderte Rechnungen pro Monat von Dutzenden Kunden, jeder mit einem anderen Format. KI liest sie alle.
IT und Outsourcing
Arbeitsnachweise und Rechnungen von Auftragnehmern. Genehmigung, Stundenprüfung, Export in die Buchhaltung.
Bauwesen
Subunternehmerrechnungen, Übergabeprotokolle, Leistungsnachweise.
E-Commerce
Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Retourenprotokolle. Hohes Volumen, Schnelligkeit gefragt.
Produktion und Logistik
Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine. Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme.
Tippen Sie Dokumente manuell ab? SmartDocto funktioniert für jeden Dokumenttyp.
Vom Dokument zu Daten in 4 Schritten
Ein Dokument kommt per E-Mail, über die API oder jemand lädt es hoch. KI extrahiert die Daten und Sie sehen das Ergebnis sofort.
Dokument hochladen
Drag & Drop, E-Mail, API oder externer Link. PDF, Scan, Foto, Excel. Das System erkennt automatisch Duplikate.
KI-Datenextraktion
KI liest das Dokument und extrahiert Daten nach Ihrer Vorlage. Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Positionen. Das System prüft die Datenqualität und zeigt seine Konfidenz.
Genehmigung
Regeln bestimmen, wer genehmigt, basierend auf Dokumentinhalt, Betrag oder Lieferant. Eskalation bei Inaktivität, Delegation bei Abwesenheit, automatische Erinnerungen.
Export ins System
Daten gehen automatisch in Ihr ERP, Buchhaltung, SharePoint, OneDrive oder per SFTP. Anbindung an Ihre Systeme mit vollständigem Protokoll jedes Exports.
Zusammenarbeit mit externen Partnern
Ihre Partner müssen nicht in Ihrem System sein, um bei Dokumenten zusammenzuarbeiten.
Upload-Link
Ein Lieferant lädt eine Rechnung über einen Link hoch. Kein Konto, kein Passwort. Das Dokument geht direkt in die Verarbeitung.
Viewer-Link
Ein Prüfer oder Kunde öffnet ein Dokument im Browser. Er sieht genau das, was er braucht, nicht mehr.
Externe Genehmigung
Ein Kunde genehmigt ein Angebot mit einem Klick. Ohne Konto, ohne Installation. Alles im Aktivitätsprotokoll.
Genehmigung nach Inhalt, nicht nach Zufall
Das System entscheidet, wer ein Dokument genehmigen soll, basierend auf dessen Inhalt.
Genehmigungsregeln
Betrag über 100.000? Geht an den Direktor. Neuer Lieferant? Durchläuft Compliance. Regeln selbst einrichten, ohne Programmierung.
Eskalation und Delegation
Wenn ein Genehmiger nicht reagiert, eskaliert das System automatisch. Bei Abwesenheit delegiert es an einen Vertreter.
Referenzvalidierung
Datenprüfung gegen Register, Ihr ERP oder eigene Tabellen. Kontrollregeln blockieren automatisch fehlerhafte Daten.
KI, die sich mit jedem Dokument verbessert
Sie definieren, was aus jedem Dokumenttyp extrahiert werden soll. Das System verfolgt, wie genau die KI arbeitet, und hilft Ihnen, die Extraktion laufend zu optimieren.
Vorlagen nach Maß
Legen Sie fest, welche Daten Sie aus einem Dokument brauchen. Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Positionen. Jeder Dokumenttyp hat seine eigene Struktur.
Änderungshistorie
Jede Vorlagenänderung wird versioniert. Vergleichen Sie zwei Versionen und sehen Sie genau, was sich geändert hat. Jederzeit zum vorherigen Stand zurückkehren.
Genauigkeitsverfolgung
Sehen Sie, welche Felder die KI gut handhabt und wo sie Fehler macht. Trends zeigen, ob sich die Genauigkeit verbessert. Eine kleine Vorlagenanpassung kann eine ganze Fehlerkategorie beseitigen.
Bevor Sie beginnen, lesen Sie
Zwei Leitfäden zur Rechnungsautomatisierung und zum Genehmigungsworkflow. Konkrete Vorgehensweisen, reale Szenarien und was SmartDocto nicht kann.
Rechnungsverarbeitung automatisieren: Der vollständige Leitfaden
Was Sie die manuelle Bearbeitung kostet, wie moderne KI-Extraktion funktioniert, worin sie sich von OCR unterscheidet und wie Sie den ROI auf eigene Zahlen rechnen.
Leitfaden lesenGenehmigungsworkflow in der Buchhaltung: So richten Sie ihn ein
Vier Pflichtkomponenten jedes Workflows, typische Schwachstellen manueller Freigabe und was SmartDocto in diesem Bereich tatsächlich kann und nicht kann.
Leitfaden lesenBerichte, die Entscheidungen vorantreiben
Wie viele Rechnungen kamen diesen Monat? Was ist der durchschnittliche Tagessatz? Wer wartet auf Genehmigung? Antworten sehen Sie in Diagrammen, nicht in Tabellen.
Reporting
Konfigurierbares Reporting-Dashboard mit Widgets, Vorlagen und Freigabe. Konfigurieren Sie, was Sie verfolgen wollen, und das System generiert Berichte ohne manuellen Aufwand.
Konfigurierbares Dashboard
Erstellen Sie Ihr eigenes Widget-Layout. Balken-, Linien-, Kreisdiagramme, Datentabellen. Mehrere Ansichten für verschiedene Teams.
Dokumentdaten-Einblicke
Aggregationen über extrahierte Felder. Rechnungssummen nach Lieferant, Tagessätze, geleistete Stunden. Filterung nach Zeitraum.
Volle Kontrolle über jedes Dokument
Jede Version, jede Genehmigung, jede Änderung. Vom Dokumenteingang bis zum Datenexport.
Vollständiger Audit-Trail
Wer hat was genehmigt, wann und warum. Timeline jedes Dokuments vom Upload bis zum Export. Wer hat welches Feld bearbeitet und aus welchem Grund.
Duplikaterkennung
Das System erkennt dasselbe Dokument anhand von Inhalt und Schlüsselfeldern. Eine doppelte Rechnung kommt nicht durch.
Systemanbindung
Dokumente per Web-Upload, API oder E-Mail empfangen. Daten in Ihr ERP oder Buchhaltung exportieren. Alles wird protokolliert.
Häufig gestellte Fragen
Wie verarbeitet SmartDocto eine Rechnung vom Eingang bis zum Export?
Für wen ist SmartDocto?
Welche Dokumente kann SmartDocto lesen?
Wie schnell können Sie uns anbinden?
Wie schützt SmartDocto Daten?
Was kostet SmartDocto und was ist enthalten?
Morgen kann es anders laufen
Sagen Sie uns, welche Dokumente Sie bearbeiten. Wir konfigurieren die KI-Extraktion für Ihre Dokumenttypen, Sie laden Ihre erste Rechnung hoch und sehen die extrahierten Daten. Volle Funktionalität inklusive Genehmigungen und Export.
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