Funciones de la plataforma

Qué hace SmartDocto

Desde la subida del documento hasta la exportación de datos a su sistema.

Panel de control SmartDocto para procesamiento de documentos
Extracción IA

La IA lee documentos por usted

Configure una plantilla con los campos que necesita. La IA extrae datos de cada documento y muestra su nivel de confianza.

Formatos soportados

PDF e imágenes (JPG, PNG, TIFF). Excel (.xls, .xlsx) lo convertimos en imagen antes del procesamiento. Las fotos del móvil siguen el mismo camino que un escaneo.

Plantillas de documentos

Diseñador visual para configurar la estructura. Secciones, campos, validación. Comience con una plantilla predefinida.

Control de calidad

Cada campo tiene una puntuación de confianza de extracción. Las reglas de validación en la plantilla detectan datos incorrectos automáticamente.

Versionado de plantillas

Cada cambio se versiona. Compare dos versiones, vea qué cambió. Vuelva a un estado anterior.

Seguimiento de precisión

Estadísticas de correcciones por campo. Vea qué campos la IA maneja bien y dónde comete errores.

Nomenclatura de documentos

Nomenclatura unificada por patrón: tipo, fecha, empresa, número secuencial. Patrones predefinidos o personalizados.

Subida

Subida de documentos

Arrastrar y soltar, email, API o un enlace para un socio externo.

Arrastrar y soltar

Arrastre archivos directamente al navegador. Uno por uno o en lote, con progreso de subida.

Email

Conecte su email o un buzón compartido. El cuerpo del email puede convertirse a PDF y procesarse como documento.

REST API

Subida de documentos vía API incluyendo gestión de tokens de acceso. Para integración con sus sistemas.

Enlace de subida

Envíe a su proveedor un enlace seguro. Acceso único o con límites configurables.

Detección de duplicados

Verificación automática de huella del archivo. Un documento duplicado no pasará a menos que permita una excepción.

Grupos de documentos

Organice documentos relacionados en grupos. Asigne documentos a grupos desde la página de detalle del documento.

Aprobaciones

Flujo de aprobación

Las reglas deciden quién aprueba. El sistema fija el plazo y marca lo vencido.

Reglas de aprobación

Establezca condiciones: importe superior a 100.000 va al director, proveedor nuevo pasa por verificación.

Reglas independientes

Varias reglas de aprobación por tipo de documento. Cada regla con su propio aprobador y su propio plazo de decisión.

Plazo y solicitudes vencidas

Cada solicitud lleva un plazo fijado por regla. Si expira, se marca como vencida en el panel y espera a una persona. Todo con marcas de tiempo en el historial.

Delegación

Durante una ausencia, el responsable delega manualmente la solicitud a un sustituto. Sin retrasos en el proceso de aprobación.

Reglas de validación

Condiciones sobre datos extraídos: importe en rango, proveedor existe en datos de referencia. 20+ operadores.

Aprobadores externos

Un cliente o socio aprueba con una cuenta completa de rol restringido, no un enlace de un solo uso. Todo en el registro de auditoría.

Integraciones

Conexión con sus sistemas

Los datos van donde los necesita. Automáticamente, con registro completo.

Exportación a sistemas

Envíe datos extraídos a ERP, contabilidad u otro sistema. Mapeo de campos al formato del sistema destino.

Autenticación

API Key, Bearer Token, Basic Auth, OAuth 2.0 Client Credentials, encabezados personalizados. Configure la autenticación directamente en el asistente antes de verificar la conexión.

Reintento automático

En caso de fallo, el sistema reintenta con intervalos crecientes. Los envíos fallidos también pueden reintentarse manualmente.

Datos de referencia

Sincronice listas de proveedores, centros de coste o códigos de producto desde un sistema externo.

Historial de envíos

Registro completo: éxito/fallo, códigos HTTP, cuerpos de respuesta, marcas de tiempo. Nada se pierde.

Exportación de datos

Exportación manual desde la aplicación a Excel o CSV. Envío automático a SharePoint, OneDrive o SFTP según la configuración de la integración.

Informes

Informes y paneles

Paneles, métricas KPI, alertas automáticas. Datos sobre documentos, aprobaciones, consumo de IA e integraciones.

Paneles personalizados

Widgets de arrastrar y soltar: gráficos de barras, líneas, circular, tarjetas KPI, tablas. Múltiples vistas guardadas para diferentes equipos.

4 fuentes de datos

Documentos, aprobaciones, uso de IA, integraciones. Cada fuente con sus propias métricas y dimensiones de agrupación.

Métricas KPI

Total de documentos, tasa de éxito, aprobaciones pendientes, tiempo medio de resolución. Comparación con periodo anterior.

Panel de informes

Panel configurable con widgets, preajustes, uso compartido y selector de periodo. Tarjetas KPI, tendencias, dimensiones. Sin configuración manual de widgets.

Periodos

Cambio entre 7 días, 30 días, 90 días, 1 año. Tendencias y comparación entre periodos con un clic.

Uso de IA

Seguimiento de tokens, número de solicitudes y tiempo de respuesta por modelo de IA. Visión general de costes de procesamiento.

Seguridad

Seguridad y control

RGPD, cifrado, roles, registro de auditoría. Sus datos bajo control.

Protección de datos

Comunicación cifrada, datos sensibles cifrados en la base de datos. En la variante cloud, datos almacenados en la UE.

4 roles internos

Propietario, administrador, aprobador, usuario. Cada rol tiene permisos definidos con precisión.

3 roles externos

Colaborador externo (sube por enlace), lector externo (lee documentos compartidos), aprobador externo (aprueba sin cuenta).

Registro de auditoría

Cada decisión queda atribuida a una persona, con su fecha y su motivo. Historial completo del documento desde la subida hasta la exportación.

Antivirus

Cada archivo subido pasa por un escaneo antivirus (ClamAV) antes del procesamiento.

Aislamiento multi-tenant

Los datos de cada empresa están estrictamente separados. Aislamiento a nivel de base de datos y almacenamiento de documentos.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

¿Qué formatos de documentos soporta SmartDocto?
La IA procesa directamente PDF e imágenes (JPG, PNG, TIFF). Excel (.xls, .xlsx) lo convertimos a imagen antes de la extracción. Cada archivo pasa por un análisis antivirus (ClamAV) antes de llegar a la IA. El tamaño máximo de archivo se ajusta según el plan.
¿Qué tan precisa es la extracción de datos con IA?
Cada campo tiene una puntuación de confianza que indica qué tan segura está la IA de su resultado. Las reglas de validación (valores obligatorios, formato, validación contra datos de referencia) marcan automáticamente los campos incorrectos para revisión antes de la aprobación. El usuario puede corregir un campo y la corrección se registra en estadísticas, así ve dónde se equivoca la IA y dónde mejora.
¿Cómo funciona el proceso de aprobación?
Un conjunto de reglas define las condiciones (tipo de documento, importe, proveedor), los aprobadores y el plazo de decisión. Al asignarse el documento, el responsable recibe una única notificación con la fecha límite visible. Si el plazo expira sin decisión, la solicitud se marca como vencida en el panel y permanece a la espera de una persona, sin reasignación ni cambio de estado automáticos. Los aprobadores externos (cliente, proveedor) tienen una cuenta completa con rol restringido, no un enlace de un solo uso, así el registro de auditoría mantiene una identidad permanente.
¿Es posible exportar datos a un sistema ERP o contable?
Automáticamente mediante integraciones de salida, que envían los datos extraídos a su sistema tras la aprobación. Soportamos los métodos de autenticación habituales, incluido OAuth 2.0. Si el sistema de destino no está disponible, el envío se reintenta. Manualmente, los datos se pueden descargar como Excel o CSV desde la página de Exportaciones.
¿Cómo se garantiza la seguridad de los documentos y las integraciones?
Toda la comunicación se realiza de forma cifrada. Los datos sensibles en la base de datos (por ejemplo, las credenciales de las integraciones) están cifrados. Los datos de cada empresa están estrictamente separados. El registro de auditoría guarda cada acción del usuario. En la variante cloud, los datos están alojados en la UE.
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