Recepción de documentos, revisión de los datos extraídos, aprobaciones y entrega al sistema de destino.
SmartDocTO va más allá de la extracción. Recibe el documento, prepara los datos para su revisión, conserva el historial de procesamiento y entrega el resultado al sistema de destino.
Datos de ejemplo
Paso 1 de 4
Puede cargar un archivo directamente en la aplicación. Según la configuración, el mismo proceso también puede comenzar desde el correo electrónico, una API o un enlace de carga seguro.
Datos de ejemplo
Paso 2 de 4
Los valores extraídos aparecen en la estructura de la plantilla junto con su nivel de confianza. Puede revisarlos y corregirlos antes del siguiente paso.
Datos de ejemplo
Paso 3 de 4
El historial registra el inicio y el final del procesamiento, la validación y otros eventos. El equipo puede ver qué ocurrió con el documento.
Datos de ejemplo
Paso 4 de 4
Cuando se cumplen las reglas configuradas, SmartDocTO envía los datos mediante una integración de salida y muestra si la entrega se realizó correctamente.
Defina en una plantilla los campos que necesita. La IA prepara los valores y el usuario ve la confianza y el resultado de las validaciones.
Puede cargar archivos PDF, JPG, Word (DOC, DOCX) y Excel (XLS, XLSX). El procesamiento técnico varía según el formato y el modelo de IA, pero el resultado siempre sigue los campos definidos en la plantilla.
Configure secciones, campos, tipos de datos y controles para cada tipo de documento. Cada proceso obtiene su propia estructura de salida.
El usuario ve el valor extraído, su nivel de confianza y el resultado de las reglas configuradas. Un control fallido puede detener el proceso o solicitar una acción, según la configuración.
Los cambios de plantilla se versionan y las correcciones de campos alimentan las estadísticas. El equipo usa estos datos para ajustar plantillas y reglas de validación.
Una regla de procesamiento puede limitarse a guardar. El archivo se acepta, se guarda y aparece en la lista, pero no se extrae con IA ni tiene plantilla.
El detalle del documento muestra el archivo original junto a los datos extraídos. La vista previa admite PDF, imágenes, Excel con cambio de hoja y Word.
Elija el canal de entrada según el origen de los documentos y quién los envía.
Arrastre archivos individuales o lotes al navegador y siga el progreso de la carga. Los límites dependen del plan y del modelo de procesamiento elegidos.
Los documentos pueden llegar desde un buzón conectado o desde su sistema a través de una API segura. Ambos canales usan las mismas reglas que la carga web.
Un proveedor o cliente puede cargar un archivo mediante un enlace seguro sin acceder a la aplicación interna. El enlace puede tener caducidad y límites de uso.
SmartDocTO compara la huella de los archivos. Detiene la carga de un fichero idéntico salvo que el usuario autorice expresamente una excepción.
Con el reconocimiento de tipos activado para su empresa, la configuración de recepción permite dividir un PDF con varios documentos. Luego procese solo los que elija.
Los documentos que llegan en un mismo correo comparten una etiqueta de lote. Se muestra como distintivo, filtra la lista y usted puede añadir las suyas.
Use aprobaciones solo donde el proceso las requiera. Las reglas definen las personas responsables y las condiciones.
Una regla puede elegir al responsable según el tipo de documento, el importe, el proveedor u otro valor extraído. Un documento puede coincidir con varias reglas.
La persona asignada recibe una notificación y ve la fecha límite. Si se supera, la solicitud sigue abierta y queda marcada como vencida.
La persona asignada puede delegar manualmente una solicitud en un sustituto. La asignación original y la delegación quedan registradas en el historial.
Los clientes o socios aprueban con sus propias cuentas restringidas y solo ven las solicitudes asignadas. Cada decisión queda vinculada a su identidad.
Las notificaciones llegan en la aplicación, por correo electrónico y como push en el navegador. Cada usuario activa el push en el dispositivo que elija.
Para cada tipo de notificación se elige mensaje inmediato, resumen diario o semanal, o nada. La empresa fija la opción predeterminada y la hora de envío.
Entregue el resultado en un formato y canal compatibles con el sistema de destino. SmartDocTO no confirma asientos contables.
Mapee los campos de la plantilla a la estructura del ERP u otro sistema. En SFTP y SharePoint u OneDrive elija si envía solo el documento o el lote de correo en un PDF.
Ante un fallo temporal, SmartDocTO reintenta la entrega con intervalos crecientes. Un usuario autorizado también puede repetir manualmente un envío fallido.
Sincronice listas de proveedores, centros de coste o códigos de producto desde un sistema externo.
Descargue los datos en Excel o CSV. Según la configuración, los archivos y los datos también pueden entregarse por SFTP o a SharePoint u OneDrive.
El distintivo del documento muestra cómo terminó la entrega a las integraciones de salida, tanto en la lista como en el detalle. La lista se filtra por los estados enviado, fallido, pendiente y no se envía.
Su empresa define un único patrón de nombres con marcadores del sistema y valores extraídos. Vale para todas las salidas y cada plantilla puede cambiarlo.
Siga el estado del proceso e identifique dónde aparecen correcciones, retrasos o entregas fallidas.
Los informes abarcan documentos, aprobaciones, uso de IA, integraciones y correcciones de valores extraídos. Cada área tiene sus propias métricas y dimensiones.
Cree diseños con tarjetas de métricas, gráficos y tablas, y guarde varias vistas para distintos equipos. Cada vista conserva sus propios bloques.
Puede compartir una vista guardada con los usuarios que tengan permiso para abrirla. El acceso lo determinan la empresa y el rol del usuario.
Defina en un campo de la plantilla la clave de emparejamiento, como el número de pedido. Los documentos con ese valor se vinculan y salen en el desglose.
Filtre por periodo y compare las métricas elegidas con el periodo anterior. Así puede distinguir una excepción aislada de un problema recurrente.
El número de solicitudes, los tokens y el tiempo de respuesta por modelo ayudan a controlar el uso técnico. La disponibilidad depende del proveedor elegido.
El acceso a los documentos depende de la empresa y del rol del usuario. Los eventos importantes permanecen disponibles en el historial.
Comunicación cifrada y datos sensibles cifrados en la base de datos. En la modalidad alojada, los datos se almacenan en la UE.
Propietarios, administradores, aprobadores y usuarios tienen permisos distintos. Los roles externos separan la carga, la consulta y la aprobación del acceso interno.
Los pasos compatibles del procesamiento, los cambios de campos, las decisiones y los intentos de entrega quedan trazados en cada documento.
Cada archivo cargado pasa por un análisis antivirus con ClamAV antes de procesarse. La pertenencia a la empresa y los permisos determinan quién puede acceder.
Cada usuario puede activar en su perfil un segundo factor con una aplicación de autenticación. Los códigos de respaldo cubren la pérdida del dispositivo.
Tras varios intentos fallidos, la cuenta se bloquea temporalmente y se limita la frecuencia de acceso. La misma protección cubre el segundo factor.
Use el piloto de 14 días para medir la extracción, la validación, la aprobación y la entrega con sus propios documentos de muestra.
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