Qué hace SmartDocto
Desde la subida del documento hasta la exportación de datos a su sistema.
La IA lee documentos por usted
Configure una plantilla con los campos que necesita. La IA extrae datos de cada documento y muestra su nivel de confianza.
Formatos soportados
PDF, documentos escaneados, fotos del móvil, Excel, Word, CSV y más formatos. Procesamos lo que usa a diario.
Plantillas de documentos
Diseñador visual para configurar la estructura. Secciones, campos, validación. Comience con una plantilla predefinida.
Control de calidad
Cada campo tiene una puntuación de confianza de extracción. Las reglas de validación en la plantilla detectan datos incorrectos automáticamente.
Versionado de plantillas
Cada cambio se versiona. Compare dos versiones, vea qué cambió. Vuelva a un estado anterior.
Seguimiento de precisión
Estadísticas de correcciones por campo. Vea qué campos la IA maneja bien y dónde comete errores.
Nomenclatura de documentos
Nomenclatura unificada por patrón: tipo, fecha, empresa, número secuencial. Patrones predefinidos o personalizados.
Subida de documentos
Drag & drop, email, API o un enlace para un socio externo.
Drag & Drop
Arrastre archivos directamente al navegador. Uno por uno o en lote, con progreso de subida.
Conecte su email o un buzón compartido. El cuerpo del email puede convertirse a PDF y procesarse como documento.
REST API
Subida de documentos vía API incluyendo gestión de tokens de acceso. Para integración con sus sistemas.
Enlace de subida
Envíe a su proveedor un enlace seguro. Acceso único o con límites configurables.
Detección de duplicados
Verificación automática de huella del archivo. Un documento duplicado no pasará a menos que permita una excepción.
Grupos de documentos
Organice documentos relacionados en grupos. Asigne documentos a grupos desde la página de detalle del documento.
Flujo de aprobación
Las reglas deciden quién aprueba. El sistema monitorea plazos y escala.
Reglas de aprobación
Establezca condiciones: importe superior a 100.000 va al director, proveedor nuevo pasa por verificación.
Reglas independientes
Varias reglas de aprobación por tipo de documento. Cada regla con su propio aprobador, plazo y objetivo de escalamiento.
Escalación y recordatorios
Cuando un aprobador no responde, el sistema envía automáticamente un recordatorio. Todo con marcas de tiempo en el historial.
Delegación
Durante ausencia, delegación a un sustituto. Sin retrasos en el proceso de aprobación.
Reglas de validación
Condiciones sobre datos extraídos: importe en rango, proveedor existe en datos de referencia. 20+ operadores.
Aprobadores externos
Un cliente o socio aprueba mediante un enlace. Sin cuenta, sin instalación. Todo en el registro de auditoría.
Conexión con sus sistemas
Los datos van donde los necesita. Automáticamente, con registro completo.
Exportación a sistemas
Envíe datos extraídos a ERP, contabilidad u otro sistema. Mapeo de campos al formato del sistema destino.
Autenticación
API Key, Bearer Token, Basic Auth, OAuth 2.0 Client Credentials, encabezados personalizados. Configure la autenticacion directamente en el asistente antes de verificar la conexion.
Reintento automático
En caso de fallo, el sistema reintenta con intervalos crecientes. Los envíos fallidos también pueden reintentarse manualmente.
Datos de referencia
Sincronice listas de proveedores, centros de coste o códigos de producto desde un sistema externo.
Historial de envíos
Log completo: éxito/fallo, códigos HTTP, cuerpos de respuesta, timestamps. Nada se pierde.
Exportación de datos
Excel (.xlsx), CSV, JSON. Exportación manual desde la app o automática a SharePoint, OneDrive, SFTP.
Reporting y dashboards
Dashboards, métricas KPI, alertas automáticas. Datos sobre documentos, aprobaciones, consumo de IA e integraciones.
Dashboards personalizados
Widgets drag-and-drop: gráficos de barras, líneas, circular, tarjetas KPI, tablas. Múltiples vistas guardadas para diferentes equipos.
4 fuentes de datos
Documentos, aprobaciones, uso de IA, integraciones. Cada fuente con sus propias métricas y dimensiones de agrupación.
Métricas KPI
Total de documentos, tasa de éxito, aprobaciones pendientes, tiempo medio de resolución. Comparación con periodo anterior.
Dashboard de reporting
Dashboard configurable con widgets, presets, uso compartido y selector de periodo. Tarjetas KPI, tendencias, dimensiones. Sin configuración manual de widgets.
Periodos
Cambio entre 7 días, 30 días, 90 días, 1 año. Tendencias y comparación entre periodos con un clic.
Uso de IA
Seguimiento de tokens, número de solicitudes y tiempo de respuesta por modelo de IA. Visión general de costes de procesamiento.
Seguridad y control
RGPD, cifrado, roles, registro de auditoría. Sus datos bajo control.
Protección de datos
Comunicación cifrada, datos sensibles cifrados en la base de datos. En la variante cloud, datos almacenados en la UE.
4 roles internos
Propietario, administrador, aprobador, usuario. Cada rol tiene permisos definidos con precisión.
3 roles externos
Colaborador externo (sube por enlace), lector externo (lee documentos compartidos), aprobador externo (aprueba sin cuenta).
Registro de auditoría
Quién aprobó qué, cuándo y por qué. Historial completo del documento desde la subida hasta la exportación.
Antivirus
Cada archivo subido pasa por un escaneo antivirus (ClamAV) antes del procesamiento.
Aislamiento multi-tenant
Los datos de cada empresa están estrictamente separados. Aislamiento a nivel de base de datos y almacenamiento de documentos.
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos de documentos soporta SmartDocto?
¿Qué tan precisa es la extracción de datos con IA?
¿Cómo funciona el flujo de aprobación?
¿Es posible exportar datos a un sistema ERP o contable?
¿Cómo se garantiza la seguridad de los documentos?
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