Spracovanie firemných dokumentov

SmartDocTO prijme faktúru alebo iný firemný dokument, vyťaží potrebné údaje, odovzdá ich na kontrolu a schválenie a následne ich exportuje do ERP.

Vyskúšajte zadarmo

Pilot na vlastných dokumentoch

Nastavenie pre vaše dokumenty a požadované polia

Cloudové údaje uložené v EÚ

Čo je SmartDocTO?

SmartDocTO je platforma na spracovanie dokumentov pre účtovné firmy a finančné tímy. Z faktúr, objednávok, výkazov práce a ďalších opakujúcich sa dokumentov pripraví požadované údaje na kontrolu, schválenie a odovzdanie do ďalšieho systému.

Koľko času vaši ľudia trávia prepisovaním dát?

Pri ručnom procese niekto prepisuje dodávateľa, sumu a splatnosť do účtovného systému a potom faktúru posiela na schválenie. Každé odovzdanie pridáva čas a ďalšiu možnosť chyby. Prínos automatizácie preto merajte na skutočnom objeme a počte výnimiek.

Pre koho je SmartDocTO

SmartDocTO je určené na opakované procesy, pri ktorých niekto prepisuje údaje z dokumentov a následne ich kontroluje, schvaľuje alebo odovzdáva do ďalšieho systému.

Účtovné firmy

Faktúry od viacerých klientov a dodávateľov v rôznych formátoch. Polia sa vyťažujú podľa nakonfigurovaných šablón a pravidiel.

IT a outsourcing

Výkazy práce a faktúry od externých pracovníkov. Schvaľovanie, kontrola hodín, export do účtovníctva.

Stavebníctvo

Subdodávateľské faktúry, preberacie protokoly, súpisy vykonaných prác.

E-commerce

Faktúry od dodávateľov, dodacie listy, reklamačné protokoly. Vysoký objem, potreba rýchlosti.

Výroba a logistika

Faktúry od dodávateľov, objednávky, dodacie listy. Napojenie na ERP a účtovné systémy.

Prepisujete dokumenty ručne? V pilote overíme, či možno váš typ dokumentu spoľahlivo pokryť vlastnou šablónou.

Od dokumentu k údajom v 4 krokoch

Dokument príde e-mailom, cez API alebo nahraním. Po spracovaní vidíte vyťažené polia, skóre spoľahlivosti a výsledok validácií.

Príjem dokumentu

Dokument nahráte cez web, pošlete e-mailom, cez API alebo zabezpečený externý odkaz. SmartDocTO kontroluje opakované nahranie rovnakého súboru.

Extrakcia údajov pomocou AI

AI prečíta dokument a podľa šablóny vyťaží napríklad číslo faktúry, dátum, sumu a položky. Pri každom poli zobrazí skóre spoľahlivosti.

Kontrola a schválenie

Používateľ opraví hodnotu, ktorá nezodpovedá dokumentu alebo pravidlám. Schvaľovanie sa spustí iba vtedy, keď je súčasťou nastaveného procesu.

Odovzdanie výsledku

Údaje možno odoslať cez REST API, SFTP, SharePoint alebo OneDrive. SmartDocTO zaznamená výsledok doručenia, nie účtovný výsledok v cieľovom systéme.

Dohľadateľný priebeh spracovania

História zachytáva dostupné udalosti, schválenia a zmeny od nahrania dokumentu až po odovzdanie údajov.

Funkcie na ochranu súkromia

Hosting dát v EÚ

História zmien a schválení

Funkcie

Časté otázky

Čo sa s dokumentom v SmartDocTO deje?

SmartDocTO dokument prijme, vyťaží požadované údaje a vykoná nastavené kontroly. Podľa vášho procesu môže nasledovať oprava, schválenie a odovzdanie pripravených údajov do ERP alebo účtovného systému.

Aké dokumenty možno spracovávať?

Faktúry, objednávky, dodacie listy, výkazy práce a ďalšie opakujúce sa firemné dokumenty. Pre každý scenár sa určia požadované polia, kontroly a výstup. Vhodnosť konkrétneho typu overíme na reprezentatívnej vzorke.

Ako SmartDocTO rozpozná, čo treba skontrolovať?

Každé vyťažené pole má skóre spoľahlivosti a môže prejsť validačnými pravidlami. Neúplné alebo nevyhovujúce hodnoty sa označia, zastavia alebo odovzdajú používateľovi podľa nastaveného procesu.

Možno SmartDocTO napojiť na naše ERP?

Údaje možno odovzdávať cez REST API, SFTP, SharePoint alebo OneDrive. Konkrétne napojenie sa navrhne podľa importného rozhrania vášho ERP alebo účtovného systému.

Bez záväzkov

Vyskúšajte spracovanie na vlastných faktúrach

Povedzte nám, aké dokumenty riešite. Nastavíme prvý dohodnutý scenár, nahráte vlastnú faktúru a overíte extrakciu. Schvaľovanie a odovzdanie zapojíme, ak sú súčasťou rozsahu pilotu.