Spracovanie firemných dokumentov
SmartDocTO prijme faktúru alebo iný firemný dokument, vyťaží potrebné údaje, odovzdá ich na kontrolu a schválenie a následne ich exportuje do ERP.
Čo je SmartDocTO?
SmartDocTO je platforma na spracovanie dokumentov pre účtovné firmy a finančné tímy. Z faktúr, objednávok, výkazov práce a ďalších opakujúcich sa dokumentov pripraví požadované údaje na kontrolu, schválenie a odovzdanie do ďalšieho systému.
Koľko času vaši ľudia trávia prepisovaním dát?
Pri ručnom procese niekto prepisuje dodávateľa, sumu a splatnosť do účtovného systému a potom faktúru posiela na schválenie. Každé odovzdanie pridáva čas a ďalšiu možnosť chyby. Prínos automatizácie preto merajte na skutočnom objeme a počte výnimiek.
Pre koho je SmartDocTO
SmartDocTO je určené na opakované procesy, pri ktorých niekto prepisuje údaje z dokumentov a následne ich kontroluje, schvaľuje alebo odovzdáva do ďalšieho systému.
Účtovné firmy
Faktúry od viacerých klientov a dodávateľov v rôznych formátoch. Polia sa vyťažujú podľa nakonfigurovaných šablón a pravidiel.
IT a outsourcing
Výkazy práce a faktúry od externých pracovníkov. Schvaľovanie, kontrola hodín, export do účtovníctva.
Stavebníctvo
Subdodávateľské faktúry, preberacie protokoly, súpisy vykonaných prác.
E-commerce
Faktúry od dodávateľov, dodacie listy, reklamačné protokoly. Vysoký objem, potreba rýchlosti.
Výroba a logistika
Faktúry od dodávateľov, objednávky, dodacie listy. Napojenie na ERP a účtovné systémy.
Hromadné skeny
Viac dokladov v jednom naskenovanom PDF, ktoré si môžete nechať rozpoznať a rozdeliť na samostatné dokumenty.
Prepisujete dokumenty ručne? V pilote overíme, či možno váš typ dokumentu spoľahlivo pokryť vlastnou šablónou.
Od dokumentu k údajom v 4 krokoch
Dokument príde e-mailom, cez API alebo nahraním. Po spracovaní vidíte vyťažené polia, skóre spoľahlivosti a výsledok validácií.
Príjem a rozpoznanie dokumentu
Dokument nahráte cez web, pošlete e-mailom, cez API alebo zabezpečený externý odkaz. Podľa nastavenia príjmu možno zapnúť rozpoznanie typu dokumentu a pri PDF s viacerými dokladmi aj rozdelenie na samostatné dokumenty. Odtlačok súboru pomôže zachytiť opakované nahranie rovnakého súboru.
Extrakcia údajov pomocou AI
AI prečíta dokument a podľa šablóny vyťaží napríklad číslo faktúry, dátum, sumu a položky. Pri každom poli zobrazí skóre spoľahlivosti.
Kontrola a schválenie
Používateľ opraví hodnotu, ktorá nezodpovedá dokumentu alebo pravidlám. Schvaľovanie sa spustí iba vtedy, keď je súčasťou nastaveného procesu.
Odovzdanie výsledku
Údaje možno odoslať cez REST API alebo SFTP, prípadne uložiť súbor do SharePointu či OneDrive. Pri odosielaní cez SFTP a pri SharePointe či OneDrive volíte, či odíde samotný dokument, alebo dokument aj celá e-mailová dávka zostavená do jedného PDF. SmartDocTO zaznamená výsledok doručenia, nie účtovný výsledok v cieľovom systéme.
Dohľadateľný priebeh spracovania
História zachytáva dostupné udalosti, schválenia a zmeny od nahrania dokumentu až po odovzdanie údajov.
Kto čo schválil a kedy
Kto čo schválil, kedy a prečo. Zaznamenané udalosti dokumentu od nahratia po export vrátane úprav polí a uvedených dôvodov.
Detekcia duplikátov
Systém porovná odtlačok súboru a upozorní na opakované nahranie rovnakého súboru. Výnimku môžete povoliť vedome.
Napojenie na systémy
Dokumenty prijímate nahraním cez web, API alebo e-mailom. Dáta možno odovzdať do ERP alebo účtovníctva a pokusy o doručenie sa zapisujú do histórie.
Časté otázky
Čo SmartDocTO urobí s faktúrou, ktorú mu pošlem?
Čo sa stane, keď sa AI pomýli?
Zvládne PDF, v ktorom je viac dokladov naraz?
Aké dokumenty okrem faktúr to zvládne?
Ako rýchlo to nasadíme a čo pilot obnáša?
Vyskúšajte spracovanie na vlastných faktúrach
Povedzte nám, aké dokumenty riešite. Nastavíme prvý dohodnutý scenár, nahráte vlastnú faktúru a overíte extrakciu. Schvaľovanie a odovzdanie zapojíme, ak sú súčasťou rozsahu pilotu.
Vyskúšajte zadarmo