Spracovanie firemných dokumentov
Faktúry, objednávky, výkazy práce. AI prečíta, systém schváli, dáta exportuje do vášho ERP.
Čo je SmartDocto?
SmartDocto je cloudová platforma pre automatické spracovanie firemných dokumentov pomocou umelej inteligencie. Extrahuje dáta z faktúr, zmlúv, výkazov a ďalších dokumentov, automatizuje schvaľovacie procesy a prepája sa s vaším ERP alebo účtovným systémom.
Koľko času vaši ľudia trávia prepisovaním dát?
Faktúra príde e-mailom. Niekto ju otvorí, prečíta dodávateľa, sumu, dátum splatnosti, ručne to prepíše do systému. Potom pošle kolegovi na schválenie. Ten zabudne. Niekto pripomenie. Dáta sa nakoniec dostanú do ERP o tri dni neskôr, s preklepom v IČO. Toto sa vo firmách neustále opakuje.
Pre koho je SmartDocto
Všade, kde sa dokumenty prepisujú ručne do systému, SmartDocto ušetrí čas a chyby.
Účtovné firmy
Stovky faktúr mesačne od desiatok klientov, každý s iným formátom. AI ich prečíta všetky.
IT a outsourcing
Výkazy práce a faktúry od externých pracovníkov. Schvaľovanie, kontrola hodín, export do účtovníctva.
Stavebníctvo
Subdodávateľské faktúry, preberacie protokoly, súpisy vykonaných prác.
E-commerce
Faktúry od dodávateľov, dodacie listy, reklamačné protokoly. Vysoký objem, potreba rýchlosti.
Výroba a logistika
Faktúry od dodávateľov, objednávky, dodacie listy. Napojenie na ERP a účtovné systémy.
Prepisujete dokumenty ručne? SmartDocto funguje pre akýkoľvek typ dokumentu.
Od dokumentu k dátam v 4 krokoch
Dokument príde e-mailom, cez API, alebo ho niekto nahrá. AI z neho vyťaží dáta a vy vidíte výsledok okamžite.
Nahranie dokumentu
Pretiahnutie súborov, e-mail, API alebo externý odkaz. PDF, sken, fotka, Excel. Systém automaticky detekuje duplikáty.
AI extrakcia dát
AI prečíta dokument a vyťaží dáta podľa vašej šablóny. Číslo faktúry, dátum, sumu, položky. Systém skontroluje kvalitu dát a ukáže, ako si je istý.
Schválenie
Pravidlá rozhodnú, kto schvaľuje podľa obsahu dokumentu, sumy alebo dodávateľa. Pevná lehota na rozhodnutie, po jej uplynutí sa žiadosť v prehľade označí ako po termíne, delegácia na zástupcu pri neprítomnosti.
Export do systému
Dáta idú automaticky do vášho ERP, účtovníctva, SharePointu, OneDrive alebo cez SFTP. Napojenie na vaše systémy s plným záznamom každého exportu.
Spolupráca s externými partnermi
Vaši partneri nemusia byť vo vašom systéme, aby s vami mohli spolupracovať na dokumentoch.
Odkaz pre nahranie
Dodávateľ nahrá faktúru cez odkaz. Žiadny účet, žiadne heslo. Dokument ide rovno do spracovania.
Odkaz pre prezeranie
Audítor alebo klient si otvorí dokument v prehliadači. Vidí presne to, čo potrebuje, nič viac.
Externé schválenie
Klient schváli ponuku jedným kliknutím. Bez účtu, bez inštalácie. Všetko v zázname aktivít.
Schvaľovanie podľa obsahu, nie podľa náhody
Systém rozhodne, kto má dokument schváliť, na základe toho, čo v dokumente je.
Pravidlá schvaľovania
Suma nad 100 000? Ide k riaditeľovi. Nový dodávateľ? Prejde preverením. Pravidlá nastavíte sami, bez programovania.
Lehoty a sledovanie po termíne
Každá žiadosť má pevnú lehotu na rozhodnutie. Po jej uplynutí sa v prehľade označí ako po termíne. Pri neprítomnosti môže schvaľovateľ žiadosť delegovať na zástupcu.
Referenčná validácia
Overenie dát proti registrom, vášmu ERP alebo vlastným tabuľkám. Kontrolné pravidlá automaticky blokujú zlé dáta.
AI, ktoré sa zlepšuje s každým dokumentom
Definujete, čo chcete z dokumentu vyťažiť. Systém sleduje, ako presne AI pracuje, a pomáha vám extrakciu priebežne vyladiť.
Šablóny na mieru
Nastavte si, aké dáta z dokumentu potrebujete. Číslo faktúry, dátum, sumu, položky. Každý typ dokumentu má vlastnú štruktúru.
História zmien
Každá úprava šablóny sa verzuje. Porovnajte dve verzie a presne vidíte, čo sa zmenilo. Kedykoľvek sa môžete vrátiť k predchádzajúcemu stavu.
Sledovanie presnosti
Vidíte, ktoré polia AI zvláda a kde robí chyby. Trendy ukazujú, či sa presnosť zlepšuje. Malá úprava šablóny dokáže odstrániť celú kategóriu chýb.
Skôr než začnete, prečítajte si
Dvaja sprievodcovia o automatizácii faktúr a schvaľovacom procese. Konkrétne postupy, reálne scenáre a to, čo SmartDocto nevie.
Automatizácia spracovania faktúr: kompletný sprievodca
Koľko vás stojí ručné spracovanie, ako funguje moderná AI extrakcia, v čom sa líši od OCR a ako si spočítať ROI na vlastných číslach.
Čítať sprievodcuSchvaľovací proces v účtovníctve: ako ho nastaviť
Štyri povinné súčasti schvaľovacieho procesu, typické zlyhania ručného schvaľovania a to, čo SmartDocto v tejto oblasti skutočne vie a čo nie.
Čítať sprievodcuPrehľady, na ktorých staviate rozhodnutia
Koľko faktúr prišlo tento mesiac? Aká je priemerná sadzba externých pracovníkov? Kto čaká na schválenie? Odpovede vidíte v grafoch, nie v tabuľkách.
Reporting
Konfigurovateľný reportingový prehľad s widgetmi, presetmi a zdieľaním. Nastavíte, čo chcete sledovať, a systém generuje prehľady bez ručnej práce.
Konfigurovateľný prehľad
Widgety si poskladáte sami. Stĺpcové, líniové, koláčové grafy, tabuľky s dátami. Viacero pohľadov pre rôzne tímy.
Dáta z dokumentov
Agregácie nad vyťaženými poľami. Súčty faktúr podľa dodávateľa, sadzby externých pracovníkov, odpracované hodiny. Filtrovanie podľa obdobia.
Plná kontrola nad každým dokumentom
Každá verzia, každé schválenie, každá zmena. Od príchodu dokumentu po export dát.
Kompletná auditná stopa
Kto čo schválil, kedy a prečo. História každého dokumentu od nahratia po export. Kto editoval aké pole a z akého dôvodu.
Detekcia duplikátov
Systém rozpozná rovnaký dokument na základe obsahu a kľúčových polí. Duplicitná faktúra neprejde.
Napojenie na systémy
Dokumenty prijímate nahraním cez web, API alebo e-mailom. Dáta exportujete do ERP alebo účtovníctva. Všetko sa zaznamenáva.
Časté otázky
Ako SmartDocto pracuje s faktúrou od prijatia po export?
Pre koho je SmartDocto určené?
Je SmartDocto systém na správu dokumentov, alebo nástroj na automatizáciu faktúr?
Čím je SmartDocto múdrejší než bežné OCR skenovanie?
Ktoré dokumenty SmartDocto vie čítať?
Ako rýchlo nás môžete pripojiť?
Ako SmartDocto chráni dáta?
Koľko SmartDocto stojí a čo je v cene?
Vyskúšajte spracovanie na vlastných faktúrach
Povedzte nám, aké dokumenty riešite. Nastavíme AI čítanie pre vaše typy dokumentov, nahráte prvú faktúru a uvidíte vyťažené dáta. Plná funkcionalita vrátane schvaľovania a exportu.
Vyskúšajte zadarmo