Správce osobních údajů
Za zpracování popsané v těchto zásadách odpovídá společnost:
TechOne CZ s.r.o.
Adresa: Dělnická 213/12, 170 00 Praha 7
IČO: 06010555
E-mail: privacy@smartdocto.com
Kdy jsme správcem
TechOne určuje účely a prostředky zpracování u návštěvníků webu, poptávek, uživatelských účtů, obchodní komunikace, podpory, fakturace a zabezpečení služby.
Kdy jsme zpracovatelem
U osobních údajů obsažených v dokumentech a referenčních datech zákazníka zpravidla jednáme podle jeho pokynů jako zpracovatel. Podrobnosti stanoví smlouva o zpracování osobních údajů.
Komu je služba určena
SmartDocTO je určeno firmám a dalším organizacím. Údaje o jejich zaměstnancích a spolupracovnících zpracováváme jen v rozsahu potřebném pro poskytování služby.
Jaké osobní údaje zpracováváme
Rozsah údajů závisí na tom, zda navštívíte web, pošlete poptávku, používáte účet nebo pracujete s dokumenty zákazníka.
Kontaktní a účtové údaje
Jméno, pracovní e-mail, telefon, společnost, role, přihlašovací údaje a nastavení uživatelského účtu.
Provozní a bezpečnostní údaje
IP adresa, zařízení a prohlížeč, přihlášení, uživatelské akce, technické záznamy, chyby a údaje potřebné k ochraně služby.
Dokumenty a obsah
Soubory, které nahráváte ke zpracování, extrahovaná data a veškerá metadata spojená s vašimi dokumenty.
Fakturace a podpora
Fakturační údaje, smluvní dokumenty, komunikace s podporou a informace potřebné k řešení požadavků nebo incidentů.
Webové cookies a analytika
Nezbytné cookies a po udělení souhlasu také pseudonymní údaje o používání marketingového webu prostřednictvím analytických nástrojů.
Jak používáme vaše údaje
Poskytování služby
Pro poskytování služeb AI zpracování dokumentů, včetně extrakce dat, generování výstupů a doručování výsledků přes API.
Správa účtu
Správa vašeho uživatelského účtu, autentizace, fakturace a předplatného.
Komunikace
Zasílání aktualizací služby, oznámení, odpovědí podpory a důležitých informací o účtu.
Provoz a zabezpečení
Sledování dostupnosti, výkonu a bezpečnostních událostí, prevence zneužití a řešení technických problémů.
Plnění právních povinností
Údaje zpracováváme také tehdy, když je to nutné pro splnění právní povinnosti, prevenci zneužití nebo ochranu našich práv.
Právní základy zpracování
Plnění smlouvy
Zřízení účtu, poskytování služby, podpora a fakturace.
Oprávněný zájem
Zabezpečení služby, prevence zneužití, vyřízení B2B poptávky a zlepšování provozu, pokud nad těmito zájmy nepřevažují vaše práva.
Právní povinnost
Uchování účetních a daňových záznamů a součinnost s oprávněnými orgány.
Souhlas
Volitelná analytika a marketingová komunikace tam, kde je souhlas vyžadován. Souhlas můžete kdykoli odvolat.
Pokyny zákazníka
Osobní údaje v zákaznických dokumentech zpracováváme jménem zákazníka podle jeho doložených pokynů a zpracovatelské smlouvy.
Údaje označené jako povinné potřebujeme k vyřízení poptávky, založení účtu nebo poskytnutí služby. Bez nich nemusíme být schopni požadovaný krok dokončit.
Uchovávání údajů
Údaje uchováváme jen po dobu potřebnou pro uvedený účel. Konkrétní dobu určují smluvní podmínky, povaha údajů, bezpečnostní potřeby a právní povinnosti.
Poptávky a obchodní komunikace
Po dobu vyřízení poptávky a následně po dobu přiměřenou pro navazující komunikaci, ochranu práv a evidenci obchodního vztahu.
Účty a provoz služby
Po dobu trvání smluvního vztahu a dále podle sjednaného postupu ukončení, pokud není konkrétní záznam potřebný déle z právních nebo bezpečnostních důvodů.
Zákaznické dokumenty
Podle pokynů zákazníka, smlouvy o zpracování osobních údajů a dohodnutého retenčního plánu. Po ukončení lze domluvit export nebo odstranění dat.
Fakturační a účetní záznamy
Po dobu vyžadovanou účetními, daňovými a dalšími právními předpisy.
Bezpečnostní a provozní záznamy
Po dobu přiměřenou pro zabezpečení služby, vyšetření incidentů a ochranu práv. Délka závisí na typu záznamu a závažnosti události.
Zálohy
Odstraněná data mohou dočasně zůstat v rotujících a oddělených zálohách, dokud nejsou bezpečně přepsána podle zálohovacího plánu. K běžnému provozu se nepoužívají.
Vaše práva podle GDPR
Právo na přístup
Můžete požádat o kopii všech osobních údajů, které o vás uchováváme.
Právo na opravu
Můžete opravit nepřesné nebo neúplné osobní údaje.
Právo na výmaz ("Právo být zapomenut")
Můžete požádat o výmaz osobních údajů. Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Výmaz provedeme v rozsahu, ve kterém nemáme právní povinnost nebo jiný oprávněný důvod údaje dále uchovávat.
Právo na omezení zpracování
Za podmínek stanovených GDPR můžete požádat, abychom zpracování dočasně omezili.
Právo na přenositelnost údajů
Můžete exportovat svá data ve strojově čitelném formátu (JSON, CSV).
Právo vznést námitku
Můžete vznést námitku proti zpracování vašich údajů pro marketingové nebo analytické účely.
Odvolání souhlasu
Souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
Právo podat stížnost
Pokud se domníváte, že osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušného dozorového úřadu.
Pokud se žádost týká osobních údajů uvnitř dokumentů zákazníka, obraťte se zpravidla nejprve na tohoto zákazníka jako správce. Při vyřízení jeho žádosti mu poskytneme potřebnou součinnost.
Pro uplatnění svých práv nás kontaktujte na: privacy@smartdocto.com
Zabezpečení údajů
Používáme technická a organizační opatření odpovídající typu zpracovávaných dat:
- TLS pro přenos dat mezi klientem a službou
- Ochrana úložiště a citlivých integračních údajů v klidu
- Průběžné sledování provozních a bezpečnostních událostí
- Řízení přístupu na základě rolí
- Historie uživatelských akcí a změn dokumentu
Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat, když se změní služba, poskytovatelé nebo právní povinnosti. U významných změn uvedeme nové datum účinnosti a dotčené zákazníky informujeme předem. Pokud změna vyžaduje souhlas, vyžádáme si jej samostatně.
Máte otázky ohledně soukromí?
Pokud máte dotazy ohledně těchto zásad ochrany soukromí nebo způsobu nakládání s vašimi údaji, kontaktujte nás:
E-mail: privacy@smartdocto.com