Verantwortlicher
Für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ist folgendes Unternehmen verantwortlich:
TechOne CZ s.r.o.
Adresse: Dělnická 213/12, 170 00 Praha 7, Tschechische Republik
Identifikationsnummer (IČO): 06010555
E-Mail: privacy@smartdocto.com
Wann wir Verantwortlicher sind
TechOne bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bei Websitebesuchern, Anfragen, Benutzerkonten, geschäftlicher Kommunikation, Support, Abrechnung und Sicherheit des Dienstes.
Wann wir Auftragsverarbeiter sind
Personenbezogene Daten in Kundendokumenten und Referenzdaten verarbeiten wir in der Regel nach Weisung des Kunden als Auftragsverarbeiter. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
Für wen der Dienst bestimmt ist
SmartDocTO richtet sich an Unternehmen und andere Organisationen. Daten ihrer Beschäftigten und Auftragnehmer verarbeiten wir nur, soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist.
Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten
Der Umfang hängt davon ab, ob Sie die Website besuchen, eine Anfrage senden, ein Konto verwenden oder mit Dokumenten eines Kunden arbeiten.
Kontakt- und Kontodaten
Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Rolle, Authentifizierungsdaten und Einstellungen des Benutzerkontos.
Betriebs- und Sicherheitsdaten
IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Anmeldungen, Benutzeraktionen, technische Protokolle, Fehler und Daten zum Schutz des Dienstes.
Dokumente & Inhalte
Dateien, die Sie zur Verarbeitung hochladen, extrahierte Daten und alle mit Ihren Dokumenten verbundenen Metadaten.
Abrechnung und Support
Abrechnungsdaten, Vertragsunterlagen, Supportkommunikation und Informationen zur Bearbeitung von Anfragen oder Vorfällen.
Website-Cookies und Analyse
Notwendige Cookies und nach Ihrer Einwilligung pseudonyme Nutzungsdaten der Marketing-Website aus Analysewerkzeugen.
Wie wir Ihre Daten verwenden
Dienstleistungserbringung
Um KI-Dokumentenverarbeitungsdienste bereitzustellen, einschließlich Datenextraktion, Ausgabegenerierung und Ergebnislieferung über API.
Kontoverwaltung
Verwaltung Ihres Benutzerkontos, Authentifizierung, Abrechnung und Abonnement.
Kommunikation
Versand von Service-Updates, Benachrichtigungen, Support-Antworten und wichtigen Kontoinformationen.
Betrieb und Sicherheit
Überwachung von Verfügbarkeit, Leistung und Sicherheitsereignissen, Verhinderung von Missbrauch und Behebung technischer Probleme.
Erfüllung rechtlicher Pflichten
Wir verarbeiten Daten auch, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, zur Verhinderung von Missbrauch oder zum Schutz unserer Rechte erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Vertragserfüllung
Kontoeinrichtung, Leistungserbringung, Support und Abrechnung.
Berechtigte Interessen
Sicherheit des Dienstes, Missbrauchsprävention, Bearbeitung von B2B-Anfragen und betriebliche Verbesserung, soweit Ihre Rechte nicht überwiegen.
Rechtliche Verpflichtung
Aufbewahrung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen sowie Zusammenarbeit mit befugten Behörden.
Einwilligung
Optionale Analysen und Marketingkommunikation, soweit eine Einwilligung erforderlich ist. Sie können sie jederzeit widerrufen.
Weisungen des Kunden
Personenbezogene Daten in Kundendokumenten verarbeiten wir im Auftrag des Kunden nach seinen dokumentierten Weisungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Als Pflichtfelder gekennzeichnete Angaben benötigen wir zur Bearbeitung einer Anfrage, Einrichtung eines Kontos oder Bereitstellung des Dienstes. Ohne diese Angaben können wir den gewünschten Schritt möglicherweise nicht abschließen.
Datenaufbewahrung
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die Dauer hängt von Vertragsbedingungen, Datenart, Sicherheitsbedarf und rechtlichen Pflichten ab.
Anfragen und Geschäftskommunikation
Für die Bearbeitung der Anfrage und anschließend für einen angemessenen Zeitraum zur Folgekommunikation, Rechtswahrung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung.
Konten und Dienstbetrieb
Für die Dauer der Vertragsbeziehung und danach gemäß dem vereinbarten Beendigungsprozess, sofern einzelne Unterlagen nicht aus rechtlichen oder sicherheitsbezogenen Gründen länger benötigt werden.
Kundendokumente
Nach Weisung des Kunden, dem Auftragsverarbeitungsvertrag und dem vereinbarten Aufbewahrungsplan. Nach Vertragsende können Export oder Löschung vereinbart werden.
Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen
Für die nach Buchhaltungs-, Steuer- und sonstigen anwendbaren Vorschriften erforderliche Dauer.
Sicherheits- und Betriebsprotokolle
Für einen angemessenen Zeitraum zur Sicherung des Dienstes, Untersuchung von Vorfällen und Wahrung von Rechten. Die Dauer richtet sich nach Art des Protokolls und Schwere des Ereignisses.
Sicherungen
Gelöschte Daten können vorübergehend in rotierenden, getrennten Sicherungen verbleiben, bis sie nach dem Sicherungsplan sicher überschrieben werden. Sie werden nicht im laufenden Betrieb verwendet.
Ihre Rechte gemäß DSGVO
Auskunftsrecht
Sie können Auskunft über die personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie verarbeiten.
Recht auf Berichtigung
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
Sie können die Löschung personenbezogener Daten verlangen. Wir antworten unverzüglich, grundsätzlich innerhalb eines Monats, und löschen die Daten, sofern keine rechtliche Pflicht oder ein anderer zulässiger Grund die weitere Aufbewahrung bestimmter Unterlagen erfordert.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Wenn die Voraussetzungen der DSGVO erfüllt sind, können Sie eine vorübergehende Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, stellen wir Ihnen die betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit.
Widerspruchsrecht
Sie können einer Verarbeitung widersprechen, die auf berechtigten Interessen beruht, insbesondere der Direktwerbung.
Widerruf der Einwilligung
Sie können eine Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung.
Beschwerderecht
Wenn Sie eine Verletzung Ihrer Datenschutzrechte vermuten, können Sie sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
Betrifft Ihre Anfrage personenbezogene Daten in einem Kundendokument, wenden Sie sich in der Regel zuerst an diesen Kunden als Verantwortlichen. Wir unterstützen den Kunden bei der Bearbeitung.
Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter: privacy@smartdocto.com
Datensicherheit
Wir verwenden technische und organisatorische Maßnahmen, die der Art der verarbeiteten Daten entsprechen:
- TLS für die Übertragung zwischen Client und Dienst
- Schutz von Speicher und sensiblen Integrationszugängen im Ruhezustand
- Fortlaufende Überwachung betrieblicher und sicherheitsbezogener Ereignisse
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Historie von Benutzeraktionen und Dokumentänderungen
Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich Dienst, Anbieter oder rechtliche Pflichten ändern. Bei wesentlichen Änderungen nennen wir ein neues Gültigkeitsdatum und informieren betroffene Kunden vorab. Ist eine Einwilligung erforderlich, holen wir sie gesondert ein.
Fragen zum Datenschutz?
Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren Daten haben, kontaktieren Sie uns:
E-Mail: privacy@smartdocto.com