Prevádzkovateľ osobných údajov
Spoločnosťou zodpovednou za spracúvanie opísané v týchto zásadách je:
TechOne CZ s.r.o.
Adresa: Dělnická 213/12, 170 00 Praha 7, Česká republika
IČO: 06010555
E-mail: privacy@smartdocto.com
Kedy sme prevádzkovateľom
TechOne určuje účely a prostriedky spracúvania údajov návštevníkov webu, dopytov, používateľských účtov, obchodnej komunikácie, podpory, fakturácie a bezpečnosti služby.
Kedy sme sprostredkovateľom
Osobné údaje v zákazníckych dokumentoch a referenčných údajoch spravidla spracúvame podľa pokynov zákazníka ako sprostredkovateľ. Podrobnosti upravuje zmluva o spracúvaní osobných údajov.
Komu je služba určená
SmartDocTO je určené firmám a ďalším organizáciám. Údaje ich zamestnancov a spolupracovníkov spracúvame len v rozsahu potrebnom na poskytovanie služby.
Osobné údaje, ktoré spracúvame
Rozsah údajov závisí od toho, či navštívite web, odošlete dopyt, používate účet alebo pracujete so zákazníckymi dokumentmi.
Kontaktné údaje a údaje o účte
Meno, pracovný e-mail, telefónne číslo, spoločnosť, pracovná rola, autentifikačné údaje a nastavenie používateľského účtu.
Prevádzkové a bezpečnostné údaje
IP adresa, informácie o zariadení a prehliadači, prihlásenia, používateľské akcie, technické záznamy, chyby a údaje potrebné na ochranu služby.
Dokumenty a obsah
Súbory, ktoré nahrávate na spracovanie, extrahované údaje a všetky metadáta spojené s vašimi dokumentmi.
Fakturácia a podpora
Fakturačné údaje, zmluvné záznamy, komunikácia s podporou a informácie potrebné na vybavenie požiadaviek alebo incidentov.
Webové cookies a analytika
Nevyhnutné cookies a po udelení súhlasu pseudonymné údaje o používaní marketingového webu prostredníctvom analytických nástrojov.
Ako používame vaše údaje
Poskytovanie služby
Na poskytovanie služieb AI spracovania dokumentov, vrátane extrakcie údajov, generovania výstupov a doručovania výsledkov cez API.
Správa účtu
Správa vášho používateľského účtu, autentifikácia, fakturácia a predplatné.
Komunikácia
Zasielanie aktualizácií služby, oznámení, odpovedí podpory a dôležitých informácií o účte.
Prevádzka a bezpečnosť
Sledovanie dostupnosti, výkonu a bezpečnostných udalostí, predchádzanie zneužitiu a riešenie technických problémov.
Právny súlad
Dodržiavanie právnych povinností, prevencia podvodov a ochrana našich práv.
Právne základy spracúvania
Plnenie zmluvy
Zriadenie účtu, poskytovanie služby, podpora a fakturácia.
Oprávnený záujem
Bezpečnosť služby, prevencia zneužitia, vybavenie B2B dopytu a zlepšovanie prevádzky, ak nad týmito záujmami neprevažujú vaše práva.
Právna povinnosť
Uchovávanie účtovných a daňových záznamov a súčinnosť s oprávnenými orgánmi.
Súhlas
Voliteľná analytika a marketingová komunikácia tam, kde sa súhlas vyžaduje. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať.
Pokyny zákazníka
Osobné údaje v zákazníckych dokumentoch spracúvame v mene zákazníka podľa zdokumentovaných pokynov a zmluvy o spracúvaní osobných údajov.
Údaje označené ako povinné potrebujeme na vybavenie dopytu, vytvorenie účtu alebo poskytnutie služby. Bez nich nemusíme byť schopní požadovaný krok dokončiť.
Uchovávanie údajov
Údaje uchovávame len počas obdobia potrebného na uvedený účel. Dĺžka závisí od zmluvných podmienok, povahy údajov, bezpečnostných potrieb a právnych povinností.
Dopyty a obchodná komunikácia
Počas obdobia potrebného na vybavenie dopytu a následne počas primeraného obdobia na nadväzujúcu komunikáciu, ochranu práv a evidenciu obchodného vzťahu.
Účty a prevádzka služby
Počas zmluvného vzťahu a následne podľa dohodnutého procesu ukončenia, ak konkrétny záznam nie je potrebné uchovať dlhšie z právnych alebo bezpečnostných dôvodov.
Zákaznícke dokumenty
Podľa pokynov zákazníka, zmluvy o spracúvaní osobných údajov a dohodnutého retenčného plánu. Po ukončení možno dohodnúť export alebo výmaz.
Fakturačné a účtovné záznamy
Počas obdobia vyžadovaného účtovnými, daňovými a ďalšími príslušnými právnymi predpismi.
Bezpečnostné a prevádzkové záznamy
Počas obdobia primeraného na zabezpečenie služby, vyšetrovanie incidentov a ochranu práv. Dĺžka závisí od typu záznamu a závažnosti udalosti.
Zálohy údajov
Vymazané údaje môžu dočasne zostať v oddelených rotujúcich zálohách, kým sa bezpečne neprepíšu podľa plánu zálohovania. Na bežnú prevádzku sa nepoužívajú.
Vaše práva podľa GDPR
Právo na prístup
Môžete požiadať o kópiu všetkých osobných údajov, ktoré o vás uchovávame.
Právo na opravu
Môžete opraviť nepresné alebo neúplné osobné údaje.
Právo na výmaz ("Právo byť zabudnutý")
Môžete požiadať o výmaz osobných údajov. Odpovieme bez zbytočného odkladu, spravidla do jedného mesiaca, a údaje vymažeme, ak právna povinnosť alebo iný oprávnený dôvod nevyžaduje ďalšie uchovanie konkrétnych záznamov.
Právo na obmedzenie spracúvania
Ak sú splnené podmienky GDPR, môžete nás požiadať o dočasné obmedzenie spracúvania.
Právo na prenositeľnosť údajov
Môžete exportovať svoje údaje v strojovo čitateľnom formáte (JSON, CSV).
Právo vzniesť námietku
Môžete vzniesť námietku proti spracovaniu vašich údajov na marketingové alebo analytické účely.
Odvolanie súhlasu
Súhlas môžete kedykoľvek odvolať. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania.
Právo podať sťažnosť
Ak sa domnievate, že spracúvaním boli porušené vaše práva, môžete podať návrh alebo sťažnosť príslušnému dozornému orgánu na ochranu osobných údajov.
Ak sa vaša požiadavka týka osobných údajov v zákazníckom dokumente, spravidla najprv kontaktujte daného zákazníka ako prevádzkovateľa. Zákazníkovi pri vybavení požiadavky poskytneme potrebnú súčinnosť.
Na uplatnenie svojich práv nás kontaktujte na: privacy@smartdocto.com
Zabezpečenie údajov
Používame technické a organizačné opatrenia zodpovedajúce typu spracúvaných údajov:
- TLS na prenos údajov medzi klientom a službou
- Ochrana úložísk a citlivých prihlasovacích údajov k integráciám
- Priebežné sledovanie prevádzkových a bezpečnostných udalostí
- Riadenie prístupu na základe rolí
- História používateľských akcií a zmien dokumentov
Zmeny týchto zásad
Tieto zásady môžeme aktualizovať, keď sa zmení služba, poskytovatelia alebo právne povinnosti. Pri významných zmenách uvedieme nový dátum účinnosti a dotknutých zákazníkov informujeme vopred. Ak je potrebný súhlas, vyžiadame si ho samostatne.
Máte otázky ohľadom súkromia?
Ak máte otázky ohľadom týchto zásad ochrany súkromia alebo spôsobu nakladania s vašimi údajmi, kontaktujte nás:
E-mail: privacy@smartdocto.com