Dodavatelská faktura
Dodavatel, objednávka, částky, měna, splatnost a podle potřeby také položky.
Pro koho je SmartDocTO
Řešení pro výrobu a logistiku
Faktury, objednávky a dodací listy připravené ke kontrole
SmartDocTO může zpracovat dodavatelskou fakturu, objednávku a dodací list jako samostatné šablony, propojit související doklady podle shodné hodnoty nakonfigurovaného klíče a nad vybranými poli spustit validační pravidla.
Výchozí situace
Stejná obchodní událost v několika dokumentech
Nákup, sklad a finance často pracují s různými dokumenty ke stejné dodávce. Pokud nejsou spolehlivě propojené, lidé ručně dohledávají objednávku, kontrolují množství a částky a přepisují výsledky do ERP.
- Číslo objednávky nebo dodávky se hledá v příloze či jiném systému.
- Dodavatel používá vlastní formát a označení položek.
- Rozdíl v množství, ceně nebo částce se objeví až při ruční kontrole.
- Doklad čeká na vyjádření nákupu, skladu nebo odpovědného vedoucího.
- Schválené údaje se znovu zadávají do ERP nebo účetního systému.
Dokumenty
Dokumenty v jednom kontrolním scénáři
Každý dokument má vlastní šablonu. Shodná hodnota společného pole, například čísla objednávky, ukáže související doklady u sebe a validační pravidla podle ní mohou porovnat vybrané údaje.
Objednávka
Číslo, dodavatel, požadované položky, množství, ceny a termín podle nakonfigurované šablony.
Dodací list
Číslo dodávky, objednávka, datum, položky a dodané množství podle konkrétního formátu.
Navržený proces
Jak může vypadat propojení dokumentů
Nejde o univerzální třícestné párování bez nastavení. Je nutné určit, podle čeho se dokumenty spojí, která pole se porovnají a jak se zachází s tolerancemi a výjimkami.
1
Samostatné zpracování
Faktura, objednávka a dodací list se vytěží podle vlastních šablon a připraví strukturovaná pole.
2
Propojení dokladů
Párovací klíč, například číslo objednávky, spojí dokumenty různých šablon podle přesně shodné hodnoty. Související doklady pak vidíte přímo u dokumentu a můžete podle nich členit přehledy.
3
Validace
Pravidla mohou ověřit, že související dokument existuje, a porovnat vybrané hodnoty. Hledají přitom mezi všemi dokumenty vaší firmy se shodnou hodnotou zvoleného pole, případně jen mezi přílohami jednoho e-mailu, nebo hodnotu porovnají s referenčním zdrojem.
4
Rozhodnutí a export
Výjimku posoudí odpovědný uživatel. Po schválení lze data předat podporovaným kanálem do ERP nebo dalšího prostředí.
Rozdělení odpovědnosti
Co je třeba nastavit před nasazením
Co lze nastavit v SmartDocTO
- Samostatné šablony a pole pro různé typy dokumentů.
- Párovací klíč, podle kterého se související doklady zobrazí u sebe.
- Validační pravidla pro přítomnost dokladu a porovnání vybraných hodnot.
- Schvalovací tok, historii a předání strukturovaných dat.
Co vyžaduje návrh procesu a lidské rozhodnutí
- Výběr spolehlivého identifikátoru a pravidel pro každého dodavatele.
- Toleranci množství, ceny, dílčích dodávek a dalších obchodních výjimek.
- Potvrzení fyzického převzetí a kvality dodaného zboží.
- Rozhodnutí o odchylce a způsob zaúčtování nebo zpracování v ERP.
Pilot
Co ověřit v pilotu
Pilot musí obsahovat běžnou trojici souvisejících dokumentů i typické výjimky. Teprve ty ukážou, zda navržená pravidla odpovídají skutečnému provozu.
Důležitá hranice
SmartDocTO umí propojit doklady podle shodné hodnoty a porovnat vybraná pole napříč dokumenty vaší firmy. Plnohodnotné třícestné párování musí být navrženo a ověřeno pro konkrétní proces.
- 1 Fakturu, objednávku a dodací list ke stejné dodávce.
- 2 Spolehlivý společný klíč a jeho varianty u různých dodavatelů.
- 3 Pole pro přesné porovnání a pole s povolenou tolerancí.
- 4 Dílčí dodávky, více faktur k objednávce a chybějící dokumenty.
- 5 Cílové datové rozhraní ERP a odpovědnost nákupu, skladu a financí.
Otázky a odpovědi
Časté otázky
Jak funguje porovnání faktury, objednávky a dodacího listu?
Pravidlo vyhledá související doklady podle shodné hodnoty zvoleného pole, například čísla objednávky, a porovná vybraná pole. Použitelnost scénáře určuje kvalita identifikátorů a dostupnost potřebných údajů.
Lze nastavit toleranci rozdílu v ceně nebo množství?
Ano, pokud jsou hodnoty dostupné ve zpracovaných dokumentech nebo referenčních datech. Pravidlo označí odchylku podle dohodnuté podmínky a předá ji určenému člověku.
Jak se dokumentová data propojí s ERP?
SmartDocTO podporuje REST API, SFTP a uložení souboru do SharePointu či OneDrive. Konkrétní integrace se navrhne podle importního rozhraní ERP nebo prostřednictvím používaného middleware.
Další oblasti
Vlastní typ dokumentu
Kde ještě může SmartDocTO pomoci
Pilot se souvisejícími dokumenty
Ověřte párování na jedné skutečné dodávce
Použijeme fakturu, objednávku, dodací list i běžné výjimky a navrhneme kontrolu, která odpovídá vašemu procesu.
Domluvit pilot