Lieferantenrechnung
Lieferant, Bestellung, Daten, Summen, Währung, Steuerangaben und Positionen.
Für wen SmartDocto gedacht ist
Für Produktion und Logistik
Rechnungen, Bestellungen und Lieferdokumente verbinden
SmartDocto kann konfigurierte Daten aus Lieferantenrechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen auslesen, ausgewählte Referenzen vergleichen und das Ergebnis für Freigabe und ERP-Übergabe vorbereiten.
Ausgangssituation
Verbundene Systeme erhalten weiterhin unstrukturierte Dokumente
Bestellung und Wareneingang stehen im ERP, während die Rechnung als PDF kommt. Mitarbeitende verbinden beides durch Eingabe und manuelle Vergleiche.
- Bestell- und Lieferreferenzen werden gesucht.
- Lieferanten- und Artikelcodes unterscheiden sich.
- Mengen- und Preisabweichungen müssen geklärt werden.
- Freigaben betreffen Betrieb, Einkauf und Finanzen.
- Das Ergebnis muss zur Importschnittstelle passen.
Dokumente
Dokumente für ein repräsentatives Pilotprojekt
Geeignet sind häufige Dokumente mit stabilen Referenzen und bekannten Ausnahmen.
Bestellung
Bestellnummer, Lieferant, Artikel, Menge, Preis und Lieferbedingungen.
Lieferschein
Sendung, Bestellung, Artikel, Menge, Datum und Wareneingangsreferenz.
Vorgeschlagener Prozess
So kann der Dokumentfluss verbunden werden
SmartDocto bereitet Werte vor und markiert konfigurierte Abweichungen. Das ERP bleibt das führende System für Bestand und Buchung.
1
Dokumente empfangen
Dateien kommen von Lieferanten, einem Postfach, einer API oder der Weboberfläche.
2
Referenzen auslesen
Vorlagen bereiten Lieferant, Bestellung, Sendung, Artikel, Menge und Betrag vor.
3
Validieren und freigeben
Regeln vergleichen ausgewählte Referenzen und leiten Ausnahmen an Verantwortliche.
4
An das nächste System übergeben
Freigegebene Daten werden auf Format und Kanal des Zielsystems abgebildet.
Aufteilung der Verantwortung
Systemprüfung und betriebliche Entscheidung
Was sich in SmartDocto konfigurieren lässt
- Felder aus wiederkehrenden Lieferanten- und Logistikdokumenten auslesen.
- Ausgewählte Kennungen mit Referenzdaten vergleichen.
- Dokumente anhand von Bedingungen weiterleiten.
- Prüfung, Freigabe und Übergabe nachvollziehen.
Was Einkauf, Logistik oder Finanzen entscheiden
- Ob Waren in Menge und Qualität eingegangen sind.
- Wie Preis-, Mengen- oder Lieferabweichungen behandelt werden.
- Ob eine Ausnahme akzeptiert wird.
- Wie der Vorgang im ERP gebucht wird.
Pilotprojekt
Was im Pilotprojekt geprüft wird
Konzentrieren Sie sich auf einen Lieferanten oder eine Dokumentgruppe mit stabilen Referenzen und bekannten Ausnahmen.
Wichtige Abgrenzung
SmartDocto kann vorbereitete Daten übergeben. Eine erfolgreiche Buchung hängt von Zielsystem, Mapping und Buchhaltungskonfiguration ab.
- 1 Bestell- und Lieferkennungen auf den Dokumenten.
- 2 Pflichtfelder der ERP-Schnittstelle.
- 3 Abweichungen bei Artikel- und Lieferantencodes.
- 4 Toleranzen und Zuständigkeit für Ausnahmen.
- 5 Authentifizierung und Ausgabeformat des Zielsystems.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Wie werden Rechnung, Bestellung und Lieferschein verglichen?
Zusammengehörige Dokumente werden über vereinbarte Kennungen gruppiert. Anschließend können konfigurierte Felder wie Menge, Preis oder Bestellnummer gegeneinander geprüft werden.
Kann eine Toleranz für Preis- oder Mengenabweichungen festgelegt werden?
Ja. Prüfregeln können vereinbarte Toleranzen berücksichtigen und nur Vorgänge außerhalb dieser Grenzen zur Klärung weiterleiten.
Wie werden Dokumentdaten mit dem ERP verbunden?
Die Übergabe wird an die Importschnittstelle des ERP angepasst. Möglich sind unter anderem REST API, SFTP, SharePoint und OneDrive.
Weitere Branchen
Eigener Dokumenttyp
Wo SmartDocto außerdem helfen kann
Pilot für Produktion und Logistik
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