Lieferantenrechnung
Lieferant, Bestellung, Daten, Summen, Währung, Steuerangaben und Positionen.
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Für Produktion und Logistik
Rechnungen, Bestellungen und Lieferdokumente verbinden
SmartDocTO kann Lieferantenrechnung, Bestellung und Lieferschein als eigenständige Vorlagen verarbeiten, zusammengehörige Belege über den übereinstimmenden Wert eines konfigurierten Schlüssels verknüpfen und auf ausgewählten Feldern Validierungsregeln ausführen.
Ausgangssituation
Verbundene Systeme erhalten weiterhin unstrukturierte Dokumente
Bestellung und Wareneingang stehen im ERP, während die Rechnung als PDF kommt. Mitarbeitende verbinden beides durch Eingabe und manuelle Vergleiche.
- Bestell- und Lieferreferenzen werden gesucht.
- Lieferanten- und Artikelcodes unterscheiden sich.
- Mengen- und Preisabweichungen müssen geklärt werden.
- Freigaben betreffen Betrieb, Einkauf und Finanzen.
- Das Ergebnis muss zur Importschnittstelle passen.
Dokumente
Dokumente für ein repräsentatives Pilotprojekt
Jedes Dokument hat seine eigene Vorlage. Der übereinstimmende Wert eines gemeinsamen Feldes, zum Beispiel der Bestellnummer, zeigt zusammengehörige Belege beieinander an, und Validierungsregeln können auf dieser Grundlage ausgewählte Angaben vergleichen.
Bestellung
Bestellnummer, Lieferant, Artikel, Menge, Preis und Lieferbedingungen.
Lieferschein
Sendung, Bestellung, Artikel, Menge, Datum und Wareneingangsreferenz.
Vorgeschlagener Prozess
So kann die Verknüpfung der Dokumente aussehen
Ein universeller Drei-Wege-Abgleich ohne Konfiguration ist das nicht. Sie legen fest, worüber die Dokumente verbunden werden, welche Felder verglichen werden und wie mit Toleranzen und Ausnahmen umgegangen wird.
1
Getrennt verarbeiten
Rechnung, Bestellung und Lieferschein werden nach ihren eigenen Vorlagen ausgelesen und liefern strukturierte Felder.
2
Belege verknüpfen
Der Abgleichschlüssel, zum Beispiel die Bestellnummer, verbindet Dokumente unterschiedlicher Vorlagen über den exakt übereinstimmenden Wert. Zusammengehörige Belege sehen Sie danach direkt beim Dokument und können Ihre Auswertungen danach gliedern.
3
Validieren
Regeln können prüfen, ob ein zugehöriges Dokument vorliegt, und ausgewählte Werte vergleichen. Gesucht wird dabei unter allen Dokumenten Ihres Unternehmens mit demselben Wert im gewählten Feld, wahlweise nur unter den Anlagen derselben E-Mail, oder der Wert wird mit einer Referenzquelle verglichen.
4
Freigabe und Übergabe
Eine Ausnahme beurteilt die verantwortliche Person. Nach der Freigabe können die Daten über einen unterstützten Kanal an das ERP oder eine weitere Umgebung übergeben werden.
Aufteilung der Verantwortung
Systemprüfung und betriebliche Entscheidung
Was sich in SmartDocTO konfigurieren lässt
- Eigene Vorlagen und Felder für verschiedene Dokumenttypen.
- Einen Abgleichschlüssel, über den zusammengehörige Belege beieinander angezeigt werden.
- Validierungsregeln für das Vorhandensein eines Belegs und den Vergleich ausgewählter Werte.
- Freigabeablauf, Historie und Übergabe strukturierter Daten.
Was Einkauf, Logistik oder Finanzen entscheiden
- Ob Waren in Menge und Qualität eingegangen sind.
- Wie Preis-, Mengen- oder Lieferabweichungen behandelt werden.
- Ob eine Ausnahme akzeptiert wird.
- Wie der Vorgang im ERP gebucht wird.
Pilotprojekt
Was im Pilotprojekt geprüft wird
Konzentrieren Sie sich auf einen Lieferanten oder einen Dokumenttyp mit stabilen Referenzen und bekannten Ausnahmen.
Wichtige Abgrenzung
SmartDocTO kann Belege über den übereinstimmenden Wert verknüpfen und ausgewählte Felder über die Dokumente Ihres Unternehmens hinweg vergleichen. Ein vollwertiger Drei-Wege-Abgleich muss für den konkreten Prozess entworfen und geprüft werden.
- 1 Bestell- und Lieferkennungen auf den Dokumenten.
- 2 Pflichtfelder der ERP-Schnittstelle.
- 3 Abweichungen bei Artikel- und Lieferantencodes.
- 4 Toleranzen und Zuständigkeit für Ausnahmen.
- 5 Authentifizierung und Ausgabeformat des Zielsystems.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Wie werden Rechnung, Bestellung und Lieferschein verglichen?
Eine Regel sucht zusammengehörige Belege über den übereinstimmenden Wert eines gewählten Feldes, zum Beispiel der Bestellnummer, und vergleicht ausgewählte Felder. Wie gut sich das Szenario nutzen lässt, hängt von der Qualität der Kennungen und der Verfügbarkeit der benötigten Angaben ab.
Kann eine Toleranz für Preis- oder Mengenabweichungen festgelegt werden?
Ja. Prüfregeln können vereinbarte Toleranzen berücksichtigen und nur Vorgänge außerhalb dieser Grenzen zur Klärung weiterleiten.
Wie werden Dokumentdaten mit dem ERP verbunden?
Die Übergabe wird an die Importschnittstelle des ERP angepasst. Möglich sind unter anderem REST API, SFTP sowie die Ablage in SharePoint oder OneDrive.
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