Dodávateľská faktúra
Dodávateľ, objednávka, dátumy, sumy, mena, daňové údaje a položky.
Pre koho je SmartDocTO
Pre výrobu a logistiku
Prepojte faktúry, objednávky a dodacie dokumenty
SmartDocTO môže spracovať dodávateľskú faktúru, objednávku a dodací list ako samostatné šablóny, prepojiť súvisiace doklady podľa zhodnej hodnoty nastaveného párovacieho kľúča a nad vybranými poľami spustiť validačné pravidlá.
Východisková situácia
Prepojené systémy stále prijímajú neštruktúrované dokumenty
Objednávka a príjem sú v ERP, ale faktúra príde ako PDF. Ľudia túto medzeru vypĺňajú prepisovaním a porovnávaním.
- Referencie objednávok a dodávok sa hľadajú ručne.
- Kódy dodávateľov a produktov sa medzi dokumentmi líšia.
- Rozdiely v množstve a cene treba preskúmať.
- Schválenie zahŕňa prevádzku, nákup a financie.
- Výstup musí zodpovedať importnému rozhraniu ERP.
Dokumenty
Dokumenty pre reprezentatívny pilot
Každý dokument má vlastnú šablónu. Zhodná hodnota spoločného poľa, napríklad čísla objednávky, ukáže súvisiace doklady pri sebe a pravidlá podľa nej môžu porovnať vybrané údaje.
Objednávka
Číslo, dodávateľ, produkt, množstvo, cena a dodacie podmienky.
Dodací list
Zásielka, objednávka, produkt, množstvo, dátum a referencia príjmu.
Navrhovaný proces
Ako možno prepojiť tok dokumentov
SmartDocTO pripraví hodnoty a označí nastavené rozdiely. ERP zostáva hlavným systémom pre skladové a účtovné rozhodnutia.
1
Samostatné vyťaženie
Faktúra, objednávka a dodací list sa vyťažia podľa vlastných šablón a pripravia štruktúrované polia.
2
Prepojenie dokladov
Párovací kľúč, napríklad číslo objednávky, spojí dokumenty rôznych šablón podľa presne zhodnej hodnoty. Súvisiace doklady potom vidíte priamo pri dokumente a môžete podľa nich členiť prehľady.
3
Validácia
Pravidlá môžu overiť, že súvisiaci dokument existuje, a porovnať vybrané hodnoty. Hľadajú pritom medzi všetkými dokumentmi vašej firmy so zhodnou hodnotou zvoleného poľa, prípadne len medzi prílohami jednej e-mailovej správy, alebo hodnotu porovnajú s referenčným zdrojom.
4
Rozhodnutie a export
Výnimku posúdi zodpovedný používateľ. Po schválení možno údaje odovzdať podporovaným kanálom do ERP alebo ďalšieho prostredia.
Rozdelenie zodpovednosti
Systémová kontrola a prevádzkové rozhodnutie
Čo možno nastaviť v SmartDocTO
- Samostatné šablóny a polia pre rôzne typy dokumentov.
- Párovací kľúč, podľa ktorého sa súvisiace doklady zobrazia pri sebe.
- Validačné pravidlá pre prítomnosť dokladu a porovnanie vybraných hodnôt.
- Schvaľovací tok, históriu a odovzdanie štruktúrovaných údajov.
Čo musí rozhodnúť nákup, logistika alebo financie
- Či bol tovar prijatý v uvedenom množstve a kvalite.
- Ako vyriešiť cenové, množstevné alebo dodacie rozdiely.
- Či možno výnimku prijať.
- Ako sa transakcia zaeviduje v ERP.
Pilot
Čo overiť v pilote
Zamerajte sa na jedného dodávateľa alebo jeden typ dokumentu so stabilnými referenciami.
Dôležitá hranica
SmartDocTO vie prepojiť doklady podľa zhodnej hodnoty a porovnať vybrané polia naprieč dokumentmi vašej firmy. Plnohodnotné trojcestné párovanie treba navrhnúť a overiť pre konkrétny proces.
- 1 Identifikátory objednávky a dodávky.
- 2 Polia požadované importom do ERP.
- 3 Rozdiely v kódoch produktov a dodávateľov.
- 4 Tolerancie a zodpovednosť za výnimky.
- 5 Autentifikácia a výstupný formát cieľového systému.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Ako sa porovná faktúra, objednávka a dodací list?
Pravidlo vyhľadá súvisiace doklady podľa zhodnej hodnoty zvoleného poľa, napríklad čísla objednávky, a porovná vybrané polia. Použiteľnosť scenára určuje kvalita identifikátorov a dostupnosť potrebných údajov.
Možno nastaviť toleranciu pre rozdiely v cene alebo množstve?
Áno. Kontrolné pravidlá môžu zohľadniť dohodnuté tolerancie a na objasnenie odovzdať iba prípady mimo týchto hraníc.
Ako sa údaje z dokumentov prepoja s ERP?
Odovzdanie sa prispôsobí importnému rozhraniu ERP. Použiť možno napríklad REST API, SFTP alebo uloženie súboru do SharePointu či OneDrive.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocTO pomôcť
Pilot pre výrobu a logistiku
Overte prepojenie vašich dokumentov
Skontrolujeme identifikátory, povinné polia, výnimky a požadovaný výstup.
Dohodnúť pilot