Dodávateľská faktúra
Dodávateľ, objednávka, dátumy, sumy, mena, daňové údaje a položky.
Pre koho je SmartDocto
Pre výrobu a logistiku
Prepojte faktúry, objednávky a dodacie dokumenty
SmartDocto môže vyťažiť nastavené údaje z dodávateľských faktúr, objednávok a dodacích listov, porovnať vybrané referencie a pripraviť výsledok na schválenie a odovzdanie do ERP.
Východisková situácia
Prepojené systémy stále prijímajú neštruktúrované dokumenty
Objednávka a príjem sú v ERP, ale faktúra príde ako PDF. Ľudia túto medzeru vypĺňajú prepisovaním a porovnávaním.
- Referencie objednávok a dodávok sa hľadajú ručne.
- Kódy dodávateľov a produktov sa medzi dokumentmi líšia.
- Rozdiely v množstve a cene treba preskúmať.
- Schválenie zahŕňa prevádzku, nákup a financie.
- Výstup musí zodpovedať importnému rozhraniu ERP.
Dokumenty
Dokumenty pre reprezentatívny pilot
Najvhodnejšie sú časté dokumenty so stabilnými referenciami a známymi výnimkami.
Objednávka
Číslo, dodávateľ, produkt, množstvo, cena a dodacie podmienky.
Dodací list
Zásielka, objednávka, produkt, množstvo, dátum a referencia príjmu.
Navrhovaný proces
Ako možno prepojiť tok dokumentov
SmartDocto pripraví hodnoty a označí nastavené rozdiely. ERP zostáva hlavným systémom pre skladové a účtovné rozhodnutia.
1
Príjem dokumentov
Súbory prídu od dodávateľov, z e-mailu, API alebo webového rozhrania.
2
Extrakcia referencií
Šablóny pripravia dodávateľa, objednávku, zásielku, produkt, množstvo a sumu.
3
Validácia a schválenie
Pravidlá porovnajú vybrané referencie a odovzdajú výnimky zodpovedným ľuďom.
4
Odovzdanie ďalšiemu systému
Schválené údaje sa namapujú na podporovaný formát a kanál cieľového systému.
Rozdelenie zodpovednosti
Systémová kontrola a prevádzkové rozhodnutie
Čo možno nastaviť v SmartDocto
- Extrakciu polí z opakujúcich sa dodávateľských a logistických dokumentov.
- Porovnanie vybraných identifikátorov s referenčnými údajmi.
- Smerovanie podľa nastavených podmienok.
- Históriu kontroly, schválenia a odovzdania.
Čo musí rozhodnúť nákup, logistika alebo financie
- Či bol tovar prijatý v uvedenom množstve a kvalite.
- Ako vyriešiť cenové, množstevné alebo dodacie rozdiely.
- Či možno výnimku prijať.
- Ako sa transakcia zaeviduje v ERP.
Pilot
Čo overiť v pilote
Zamerajte sa na jedného dodávateľa alebo skupinu dokumentov so stabilnými referenciami.
Dôležitá hranica
SmartDocto môže odovzdať pripravené údaje. Úspešné zaúčtovanie závisí od cieľového systému, mapovania a účtovného nastavenia.
- 1 Identifikátory objednávky a dodávky.
- 2 Polia požadované importom do ERP.
- 3 Rozdiely v kódoch produktov a dodávateľov.
- 4 Tolerancie a zodpovednosť za výnimky.
- 5 Autentifikácia a výstupný formát cieľového systému.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Ako sa porovná faktúra, objednávka a dodací list?
Súvisiace dokumenty sa zoskupia podľa dohodnutých identifikátorov. Potom možno porovnať nastavené polia, napríklad množstvo, cenu alebo číslo objednávky.
Možno nastaviť toleranciu pre rozdiely v cene alebo množstve?
Áno. Kontrolné pravidlá môžu zohľadniť dohodnuté tolerancie a na objasnenie odovzdať iba prípady mimo týchto hraníc.
Ako sa údaje z dokumentov prepoja s ERP?
Odovzdanie sa prispôsobí importnému rozhraniu ERP. Použiť možno napríklad REST API, SFTP, SharePoint alebo OneDrive.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocto pomôcť
Pilot pre výrobu a logistiku
Overte prepojenie vašich dokumentov
Skontrolujeme identifikátory, povinné polia, výnimky a požadovaný výstup.
Dohodnúť pilot