Stundennachweis
Person, Kunde, Projekt, Zeitraum, Stunden, Tätigkeitsbeschreibung und weitere Pflichtfelder.
Für wen SmartDocto gedacht ist
Für IT und Outsourcing
Stundennachweise und Rechnungen externer Kräfte im Griff
SmartDocto kann aus Stundennachweisen und Lieferantenrechnungen Mitarbeiter, Projekt, Zeitraum, Stunden, Satz und Betrag auslesen. Regeln kennzeichnen Abweichungen und bereiten die Unterlagen für Prüfung, Freigabe und Buchhaltungsübergabe vor.
Ausgangssituation
Wo der Ablauf ins Stocken gerät
Eine externe Kraft sendet Stundennachweis und Rechnung. Projektleitung und Finanzen prüfen Arbeit, Stunden, Satz und Betrag, bevor die Rechnung weiterlaufen kann.
- Nachweise kommen als unterschiedliche Tabellen, PDF-Dateien oder Formulare.
- Werte aus Nachweis und Rechnung werden manuell verglichen.
- Sätze, Projekte und Zeiträume werden in einer anderen Quelle gesucht.
- Rückfragen verzögern die Freigabe.
- Kostenübersichten entstehen durch weiteres Übertragen in Tabellen.
Dokumente
Dokumente und Felder für den Pilot
Die Vorlage enthält genau die Felder, die für Prüfung und Auswertung erforderlich sind.
Rechnung der externen Kraft
Lieferant, Abrechnungszeitraum, Betrag, Satz, Bestellung oder Projektcode.
Referenzdaten
Sätze, Personen, Projekte oder andere Werte aus ERP oder CSV.
Vorgeschlagener Prozess
Vom Stundennachweis zur freigegebenen Rechnung
SmartDocto schafft einen gemeinsamen, nachvollziehbaren Ablauf. Ob die Arbeit berechtigt und korrekt ist, bestätigt weiterhin eine verantwortliche Person.
1
Empfangen
Nachweis und Rechnung kommen über einen unterstützten Kanal und werden mit der passenden Vorlage verarbeitet.
2
Felder auslesen
Die KI bereitet Werte wie Person, Projekt, Zeitraum, Stunden, Satz und Betrag vor.
3
Prüfen und freigeben
Regeln markieren Unterschiede zu Referenzdaten. Projektleitung oder Freigebende prüfen den Inhalt und entscheiden.
4
Auswerten und übergeben
Felder können in Berichte einfließen und freigegebene Daten an ein anderes System gehen.
Aufteilung der Verantwortung
Was geprüft werden kann und was menschliches Urteil braucht
Was sich in SmartDocto konfigurieren lässt
- Pflichtfelder aus Nachweisen und Rechnungen auslesen.
- Ausgewählte Werte mit einer Referenzquelle vergleichen.
- Zusammengehörige Dokumente über einen Schlüssel gruppieren.
- Freigaberegeln und Entscheidungshistorie führen.
Was Projektleitung oder Finanzen entscheiden
- Ob die gemeldete Arbeit tatsächlich geleistet wurde.
- Ob Beschreibung und Projektzuordnung sachlich stimmen.
- Wie ein abweichender Satz oder fehlender Nachweis behandelt wird.
- Endgültige Freigabe und buchhalterische Behandlung.
Pilotprojekt
Was im Pilotprojekt geprüft wird
Entscheidend ist ein stabiler Schlüssel, über den Nachweis und Rechnung zuverlässig verbunden werden können.
Wichtige Abgrenzung
SmartDocto kann konfigurierte Daten vergleichen. Es kann nicht bestätigen, dass die beschriebene Arbeit tatsächlich geleistet wurde.
- 1 Formate verschiedener externer Kräfte.
- 2 Pflichtfelder und geeigneter Zuordnungsschlüssel.
- 3 Quelle für gültige Sätze, Personen und Projektcodes.
- 4 Toleranzen und Umgang mit Ausnahmen.
- 5 Rollen von Projektleitung, Finanzen und weiteren Freigebenden.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Kann SmartDocto Stundennachweis und Rechnung vergleichen?
Dokumente lassen sich über einen konfigurierten Schlüssel gruppieren und ausgewählte Felder per Regel vergleichen. Struktur und Toleranzen werden an Ihren Dokumenten geprüft.
Wie werden unterschiedliche Stundennachweisformate verarbeitet?
Je nach Aufbau können eine gemeinsame Vorlage oder getrennte Verarbeitungsszenarien sinnvoll sein. Im Pilotprojekt wird geprüft, welche Varianten zuverlässig abgedeckt werden.
Was lässt sich aus Nachweisen und Rechnungen auswerten?
Wenn die Felder in der Vorlage vorgesehen sind, lassen sich Stunden, Sätze und Beträge zum Beispiel nach Zeitraum, Projekt oder Person zusammenfassen.
Weitere Branchen
Eigener Dokumenttyp
Wo SmartDocto außerdem helfen kann
Pilot mit Stundennachweisen
Prüfen Sie Stunden und Sätze
Anhand eigener Beispiele zeigt sich, welche Felder zuverlässig ausgelesen, zugeordnet und freigegeben werden können.
Pilotprojekt besprechen