Výkaz práce
Pracovník, klient, projekt, období, počet hodin, popis činnosti a další požadovaná pole.
Pro koho je SmartDocto
Řešení pro IT a outsourcing
Výkazy práce a faktury externistů pod kontrolou
SmartDocto může z výkazů práce a dodavatelských faktur vytěžit pracovníka, projekt, období, hodiny, sazbu a částku. Nastavená pravidla označí rozdíly a připraví dokumenty ke kontrole, schválení a předání do účetnictví.
Výchozí situace
Kde proces nejčastěji stojí
Externista pošle výkaz práce a fakturu. Vedoucí projektu kontroluje hodiny a vykázané období, finance ověřují sazbu a částku a teprve potom může dokument pokračovat do účetnictví.
- Výkazy přicházejí v různých tabulkách, PDF souborech nebo firemních formulářích.
- Údaje z výkazu a faktury se kontrolují ručně a často v několika systémech.
- Sazba, projekt nebo fakturované období se porovnávají s tabulkou či ERP.
- Nejasnost se vrací externistovi a zdržuje schválení i uzávěrku.
- Přehled nákladů a hodin vzniká dalším ručním přepisem do tabulky.
Dokumenty
Dokumenty a pole pro pilotní scénář
Šablona určuje přesně ta pole, která firma potřebuje pro kontrolu a reporting. Neomezuje se na předem daný seznam.
Faktura externisty
Dodavatel, fakturované období, částka, sazba, objednávka nebo projektový kód.
Referenční data
Sazby, seznam pracovníků, projekty nebo jiné hodnoty dostupné přes ERP, ARES či CSV.
Navržený proces
Od výkazu práce ke schválené faktuře
Systém připraví společný a dohledatelný proces. Oprávněnost práce a věcnou správnost nadále potvrzuje odpovědný člověk.
1
Příjem
Výkaz a faktura dorazí podporovaným vstupním kanálem. Pro každý typ dokumentu se použije odpovídající šablona.
2
Vytěžení polí
AI připraví hodnoty jako pracovník, projekt, období, hodiny, sazba a částka podle nastavené struktury.
3
Kontrola a schválení
Validační pravidla označí nesoulad s referenčními údaji. Vedoucí nebo jiný schvalovatel provede věcnou kontrolu a rozhodne.
4
Reporting a export
Vytěžená pole lze použít v přehledech a schválená data předat nakonfigurovaným kanálem do dalšího systému.
Rozdělení odpovědnosti
Co lze kontrolovat a co nelze rozhodnout bez člověka
Co lze nastavit v SmartDocto
- Extrakci požadovaných polí z výkazu práce a faktury.
- Porovnání vybraných hodnot s referenčním zdrojem.
- Seskupení souvisejících dokumentů podle nakonfigurovaného párovacího klíče.
- Schvalovací pravidla, lhůty, manuální delegaci a historii rozhodnutí.
Co musí posoudit vedoucí nebo finance
- Zda byla vykázaná práce skutečně provedena a odpovídá zadání.
- Zda je popis práce dostatečný a projekt má nárok daný náklad přijmout.
- Jak vyřešit odlišnou sazbu, chybějící výkaz nebo jinou výjimku.
- Konečné schválení faktury a pravidla zaúčtování v cílovém systému.
Pilot
Co ověřit v pilotu
Nejdůležitější je zjistit, zda mají výkazy a faktury stabilní identifikátor, podle kterého je lze bezpečně spojit a porovnat.
Důležitá hranice
SmartDocto dokáže porovnat nakonfigurovaná data. Nedokáže samo potvrdit, že byla popsaná práce skutečně provedena.
- 1 Formáty výkazů práce a faktur od různých externistů.
- 2 Povinná pole a spolehlivý párovací klíč, například projekt a období.
- 3 Zdroj platných sazeb, pracovníků a projektových kódů.
- 4 Pravidla pro toleranci rozdílů a předání výjimky člověku.
- 5 Role vedoucího projektu, financí a případných dalších schvalovatelů.
Otázky a odpovědi
Časté otázky
Umí SmartDocto porovnat výkaz práce s fakturou?
Související dokumenty lze seskupit podle nakonfigurovaného párovacího klíče a pravidla mohou kontrolovat vybraná pole. Konkrétní strukturu, toleranci a spolehlivost porovnání je nutné ověřit na vašich dokumentech.
Jak se zpracují rozdílné formáty výkazů?
Pro požadovaná pole se připraví jedna nebo více šablon. Reprezentativní vzorek ukáže, které varianty lze pokrýt společně a které potřebují samostatný scénář.
Co lze z výkazů a faktur sledovat?
Pole určená pro reporting lze sumarizovat podle období, projektu nebo pracovníka. Schvalování a export současně zachovají dohledatelnou historii dalšího zpracování.
Další oblasti
Vlastní typ dokumentu
Kde ještě může SmartDocto pomoci
Pilot s výkazy práce
Ověřte kontrolu hodin a sazeb
Na vlastním vzorku zjistíme, která pole lze spolehlivě vytěžit, propojit a připravit ke schválení.
Domluvit pilot