Výkaz práce
Pracovník, klient, projekt, obdobie, hodiny, opis činnosti a ďalšie polia.
Pre koho je SmartDocto
Pre IT a outsourcing
Výkazy práce a faktúry externistov pod kontrolou
SmartDocto môže z výkazov práce a dodávateľských faktúr vyťažiť pracovníka, projekt, obdobie, hodiny, sadzbu a sumu. Pravidlá označia rozdiely a pripravia dokumenty na kontrolu, schválenie a odovzdanie do účtovníctva.
Východisková situácia
Kde sa proces najčastejšie zastaví
Externista pošle výkaz a faktúru. Vedúci projektu kontroluje prácu a hodiny, financie sadzbu a sumu, až potom môže faktúra pokračovať.
- Výkazy prichádzajú v rôznych tabuľkách, PDF súboroch alebo formulároch.
- Hodnoty z výkazu a faktúry sa porovnávajú ručne.
- Sadzby, projekty a obdobia sa hľadajú v inom zdroji.
- Otázky sa vracajú externistovi a zdržujú schválenie.
- Prehľad nákladov vzniká ďalším ručným prepisovaním.
Dokumenty
Dokumenty a polia pre pilot
Šablóna obsahuje presne tie polia, ktoré firma potrebuje na kontrolu a reporting.
Faktúra externistu
Dodávateľ, fakturačné obdobie, suma, sadzba, objednávka alebo kód projektu.
Referenčné údaje
Sadzby, pracovníci, projekty alebo iné hodnoty z ERP či CSV.
Navrhovaný proces
Od výkazu ku schválenej faktúre
SmartDocto pripraví spoločný, dohľadateľný proces. Oprávnenosť a vecnú správnosť práce naďalej potvrdzuje zodpovedná osoba.
1
Príjem
Výkaz a faktúra prídu podporovaným kanálom a spracujú sa príslušnou šablónou.
2
Vyťaženie polí
AI pripraví pracovníka, projekt, obdobie, hodiny, sadzbu a sumu.
3
Kontrola a schválenie
Pravidlá označia rozdiely voči referenčným údajom. Vedúci alebo iný schvaľovateľ posúdi obsah a rozhodne.
4
Reporting a odovzdanie
Polia možno použiť v prehľadoch a schválené údaje odovzdať ďalšiemu systému.
Rozdelenie zodpovednosti
Čo možno skontrolovať a čo vyžaduje ľudský úsudok
Čo možno nastaviť v SmartDocto
- Vyťaženie požadovaných polí z výkazov a faktúr.
- Porovnanie vybraných hodnôt s referenčným zdrojom.
- Zoskupenie súvisiacich dokumentov podľa kľúča.
- Schvaľovacie pravidlá a história rozhodnutí.
Čo musí rozhodnúť vedúci alebo financie
- Či bola vykázaná práca skutočne vykonaná.
- Či je opis práce dostatočný a projekt má náklad prijať.
- Ako vyriešiť inú sadzbu, chýbajúci výkaz alebo výnimku.
- Konečné schválenie a účtovné spracovanie.
Pilot
Čo overiť v pilote
Kľúčové je, či výkaz a faktúra obsahujú stabilný identifikátor na spoľahlivé prepojenie.
Dôležitá hranica
SmartDocto môže porovnať nastavené údaje. Nedokáže potvrdiť, že opísaná práca bola skutočne vykonaná.
- 1 Formáty od rôznych externistov.
- 2 Povinné polia a spoľahlivý párovací kľúč.
- 3 Zdroj platných sadzieb, pracovníkov a projektov.
- 4 Tolerancie a pravidlá pre výnimky.
- 5 Roly projektového vedenia, financií a ďalších schvaľovateľov.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Vie SmartDocto porovnať výkaz práce s faktúrou?
Dokumenty možno zoskupiť podľa nastaveného kľúča a pravidlá môžu porovnať vybrané polia. Štruktúru a tolerancie treba overiť na vašich dokumentoch.
Ako sa spracujú rôzne formáty výkazov práce?
Podľa štruktúry môže byť vhodná spoločná šablóna alebo oddelené scenáre. Pilotný projekt overí, ktoré varianty možno spoľahlivo pokryť.
Čo možno z výkazov a faktúr vyhodnocovať?
Ak sú polia zahrnuté v šablóne, hodiny, sadzby a sumy možno sumarizovať napríklad podľa obdobia, projektu alebo pracovníka.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocto pomôcť
Pilot s výkazmi práce
Overte kontrolu hodín a sadzieb
Na vlastnej vzorke zistíme, ktoré polia možno vyťažiť, prepojiť a pripraviť na schválenie.
Dohodnúť pilot