Lieferantenrechnungen
Lieferant, Bestellung, Daten, Summen, Steuerangaben und Zahlungsreferenzen.
Für wen SmartDocTO gedacht ist
Für E-Commerce
Lieferbelege ohne zusätzliche manuelle Tabelle vorbereiten
SmartDocTO kann Lieferantenrechnungen, Lieferscheine und Reklamationsunterlagen empfangen, benötigte Felder auslesen und Ausnahmen zur Prüfung vorbereiten. Der Pilot zeigt, welche häufigen Dokumenttypen zuverlässig abgedeckt werden.
Ausgangssituation
Viele kleine Aufgaben werden zum Engpass
Selbst eine einfache Prüfung wird teuer, wenn sie sich über Hunderte Lieferantendokumente wiederholt.
- Rechnungen und Lieferscheine kommen über mehrere Kanäle.
- Bestellnummern und Lieferantendaten werden erneut eingegeben.
- Reklamationen und Korrekturen lassen sich schwer zuordnen.
- Doppelte Dateien und fehlende Werte erfordern manuelle Suche.
- Vorbereitete Daten werden in weitere Systeme kopiert.
Dokumente
Dokumente für den Pilot
Beginnen Sie mit einem häufigen Dokumenttyp und beziehen Sie normale sowie schwierige Fälle ein.
Lieferscheine
Bestellung, Sendung, Artikel, Menge und Lieferangaben.
Reklamationsunterlagen
Vorgang, Lieferant, Ware, Grund, Betrag und zugehörige Referenzen.
Vorgeschlagener Prozess
So werden Lieferantendaten für das nächste System vorbereitet
SmartDocTO arbeitet als Verarbeitungsschicht zwischen dem eingehenden Dokument und dem System, in dem Ihr Unternehmen Buchhaltung, Lager oder weitere Aufzeichnungen führt.
1
Dokumente sammeln
Belege können je nach gewähltem Prozess per E-Mail, über das Hochladen, einen externen Link oder die API eingehen.
2
Extraktion
Jeder Dokumenttyp hat seine eigene Feldstruktur. Zu den ausgelesenen Werten ist der Konfidenzwert sichtbar.
3
Validieren und prüfen
Regeln kennzeichnen unzulässige Werte. Duplikate klärt SmartDocTO bereits beim Eingang: Anhand des Fingerabdrucks erkennt es eine zuvor eingegangene identische Datei und weist sie mit Verweis auf das ursprüngliche Dokument ab. Bei Dokumenten aus einem externen Link findet diese Prüfung nicht statt.
4
Übergabe
Nach einer eventuellen Freigabe gehen die Daten oder die Datei über einen unterstützten Kanal an die Zielumgebung.
Aufteilung der Verantwortung
Automatisierung ersetzt keine kaufmännische Entscheidung
Was sich in SmartDocTO konfigurieren lässt
- Eingang und Auslesen von Lieferantendokumenten nach Vorlagen.
- Erkennung einer zuvor eingegangenen identischen Datei beim Eingang, außer beim externen Link.
- Validierung ausgewählter Angaben und Weiterleitung von Ausnahmen zur Prüfung.
- Freigabe, Historie und Übergabe der Daten über einen unterstützten Integrationskanal.
Was Betrieb oder Finanzen entscheiden
- Ob Waren oder Leistungen tatsächlich eingegangen sind.
- Wie Reklamationen, Preisabweichungen oder fehlende Lieferungen behandelt werden.
- Ob eine Ausnahme akzeptiert wird.
- Endgültige buchhalterische und kaufmännische Behandlung.
Pilotprojekt
Was im Pilotprojekt geprüft wird
Messen Sie an den Formaten, die den größten Aufwand verursachen, nicht nur an idealen Beispielen.
Wichtige Abgrenzung
Ein hohes Volumen allein reicht nicht aus. Stabile Kennungen und klar definierte Prüfungen sind entscheidend.
- 1 Häufige Lieferanten und Dokumentlayouts.
- 2 Erforderliche Bestell- und Artikelreferenzen.
- 3 Duplikate, Korrekturen und Reklamationen.
- 4 Ausnahmen mit menschlicher Entscheidung.
- 5 Ausgabe und Einschränkungen des Zielsystems.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Welche Lieferantendokumente kann ein Onlineshop verarbeiten?
Typische Szenarien umfassen Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Gutschriften und Reklamationsunterlagen. Die konkreten Dokumenttypen werden anhand Ihrer Beispiele geprüft.
Wie werden doppelte Dokumente behandelt?
Bereits beim Eingang wird der Datei-Fingerabdruck verglichen und eine zuvor eingegangene identische Datei mit Verweis auf das ursprüngliche Dokument abgewiesen. Über einen externen Link gesendete Dokumente durchlaufen diese Prüfung nicht. Es geht dabei nicht um das Erkennen zweier unterschiedlicher Dateien mit gleichem geschäftlichem Inhalt.
Wie gelangen die verarbeiteten Daten ins Zielsystem?
Nach Kontrolle und Freigabe können die vereinbarten Daten über eine passende Schnittstelle an ERP, Buchhaltung oder einen weiteren Prozess übergeben werden.
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