Lieferantenrechnungen
Lieferant, Bestellung, Daten, Summen, Steuerangaben und Zahlungsreferenzen.
Für wen SmartDocto gedacht ist
Für E-Commerce
Lieferbelege ohne zusätzliche manuelle Tabelle vorbereiten
SmartDocto kann Lieferantenrechnungen, Lieferscheine und Reklamationsunterlagen empfangen, benötigte Felder auslesen und Ausnahmen zur Prüfung vorbereiten. Der Pilot zeigt, welche häufigen Dokumenttypen zuverlässig abgedeckt werden.
Ausgangssituation
Viele kleine Aufgaben werden zum Engpass
Selbst eine einfache Prüfung wird teuer, wenn sie sich über Hunderte Lieferantendokumente wiederholt.
- Rechnungen und Lieferscheine kommen über mehrere Kanäle.
- Bestellnummern und Lieferantendaten werden erneut eingegeben.
- Reklamationen und Korrekturen lassen sich schwer zuordnen.
- Doppelte Dateien und fehlende Werte erfordern manuelle Suche.
- Vorbereitete Daten werden in weitere Systeme kopiert.
Dokumente
Dokumente für den Pilot
Beginnen Sie mit einer häufigen Dokumentgruppe und beziehen Sie normale sowie schwierige Fälle ein.
Lieferscheine
Bestellung, Sendung, Artikel, Menge und Lieferangaben.
Reklamationsunterlagen
Vorgang, Lieferant, Ware, Grund, Betrag und zugehörige Referenzen.
Vorgeschlagener Prozess
Vom Eingang zum geprüften Ergebnis
Der Ablauf bereitet Daten und Ausnahmen vor. Über die kaufmännische Verantwortung einer Reklamation entscheidet er nicht.
1
Empfangen
Dokumente kommen per Web, E-Mail, API oder externem Upload-Link.
2
Auslesen
Die Vorlage legt Lieferanten-, Bestell-, Betrags- und Positionsfelder fest.
3
Ausnahmen prüfen
Regeln markieren fehlende Referenzen, doppelte Dateien oder Werte außerhalb einer Bedingung.
4
Freigeben und übergeben
Verantwortliche entscheiden bei Bedarf und das Ergebnis geht über den gewählten Kanal weiter.
Aufteilung der Verantwortung
Automatisierung ersetzt keine kaufmännische Entscheidung
Was sich in SmartDocto konfigurieren lässt
- Wiederkehrende Lieferantendateien empfangen.
- Felder in eine einheitliche Struktur auslesen.
- Ausgewählte Werte mit Referenzdaten prüfen.
- Korrekturen, Entscheidungen und Übergaben protokollieren.
Was Betrieb oder Finanzen entscheiden
- Ob Waren oder Leistungen tatsächlich eingegangen sind.
- Wie Reklamationen, Preisabweichungen oder fehlende Lieferungen behandelt werden.
- Ob eine Ausnahme akzeptiert wird.
- Endgültige buchhalterische und kaufmännische Behandlung.
Pilotprojekt
Was im Pilotprojekt geprüft wird
Messen Sie an den Formaten, die den größten Aufwand verursachen, nicht nur an idealen Beispielen.
Wichtige Abgrenzung
Ein hohes Volumen allein reicht nicht aus. Stabile Kennungen und klar definierte Prüfungen sind entscheidend.
- 1 Häufige Lieferanten und Dokumentlayouts.
- 2 Erforderliche Bestell- und Artikelreferenzen.
- 3 Duplikate, Korrekturen und Reklamationen.
- 4 Ausnahmen mit menschlicher Entscheidung.
- 5 Ausgabe und Einschränkungen des Zielsystems.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Welche Lieferantendokumente kann ein Onlineshop verarbeiten?
Typische Szenarien umfassen Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Gutschriften und Reklamationsunterlagen. Die konkreten Dokumenttypen werden anhand Ihrer Beispiele geprüft.
Wie werden doppelte Dokumente behandelt?
SmartDocto vergleicht den Datei-Fingerabdruck und stoppt eine identische Wiederholung, sofern kein befugter Nutzer eine Ausnahme erlaubt.
Wie gelangen die verarbeiteten Daten ins Zielsystem?
Nach Kontrolle und Freigabe können die vereinbarten Daten über eine passende Schnittstelle an ERP, Buchhaltung oder einen weiteren Prozess übergeben werden.
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