Dodávateľské faktúry
Dodávateľ, objednávka, dátumy, sumy, daňové údaje a platobné referencie.
Pre koho je SmartDocTO
Pre e-commerce
Pripravte dodávateľské dokumenty bez ďalšej ručnej tabuľky
SmartDocTO môže prijímať dodávateľské faktúry, dodacie listy a reklamačné protokoly, vyťažiť potrebné polia a pripraviť výnimky na kontrolu. Pilot ukáže, ktoré dokumenty s veľkým objemom možno spoľahlivo pokryť.
Východisková situácia
Veľa malých úloh vytvorí úzke miesto
Aj jednoduchá kontrola je drahá, keď sa opakuje pri stovkách dodávateľských dokumentov.
- Faktúry a dodacie listy prichádzajú viacerými kanálmi.
- Objednávky a dodávatelia sa prepisujú.
- Reklamácie a opravy sa ťažko spájajú s pôvodným prípadom.
- Duplicity a chýbajúce hodnoty sa hľadajú ručne.
- Pripravené údaje sa kopírujú do ďalších systémov.
Dokumenty
Dokumenty do pilotu
Začnite jedným častým typom dokumentu a zahrňte bežné aj náročné prípady.
Dodacie listy
Objednávka, zásielka, produkt, množstvo a údaje o dodaní.
Reklamačné protokoly
Prípad, dodávateľ, tovar, dôvod, suma a súvisiace referencie.
Navrhovaný proces
Od prijatého súboru ku skontrolovanému výstupu
Proces pripraví údaje a výnimky. Nerozhoduje o obchodnej zodpovednosti za reklamáciu.
1
Zber dokumentov
Doklady možno prijať e-mailom, nahratím, externým odkazom alebo cez API podľa zvoleného procesu.
2
Extrakcia
Každý typ dokumentu má vlastnú štruktúru polí. Pri vyťažených hodnotách vidno skóre spoľahlivosti.
3
Validácia a kontrola
Pravidlá označia nevyhovujúce hodnoty. Duplicity rieši SmartDocTO už pri príjme: podľa odtlačku rozpozná skôr prijatý zhodný súbor a odmietne ho s odkazom na pôvodný dokument. Pri dokumentoch zaslaných cez externý odkaz sa táto kontrola nevykonáva.
4
Odovzdanie
Po prípadnom schválení sa údaje alebo súbor odošlú podporovaným kanálom do cieľového prostredia.
Rozdelenie zodpovednosti
Automatizácia nenahrádza obchodný úsudok
Čo možno nastaviť v SmartDocTO
- Príjem a vyťaženie dodávateľských dokumentov podľa šablón.
- Rozpoznanie skôr prijatého zhodného súboru pri príjme, mimo externého odkazu.
- Kontrolu vybraných hodnôt a smerovanie výnimiek na posúdenie.
- Schválenie, históriu a odovzdanie údajov podporovaným kanálom.
Čo musí rozhodnúť prevádzka alebo financie
- Či bol tovar alebo služba skutočne dodaná.
- Ako vyriešiť reklamáciu, cenový rozdiel alebo chýbajúcu dodávku.
- Či je výnimka prijateľná.
- Konečné účtovné a obchodné spracovanie.
Pilot
Čo overiť v pilote
Merajte na formátoch, ktoré spôsobujú najviac práce, nie iba na ideálnych príkladoch.
Dôležitá hranica
Veľký objem sám osebe nezaručuje automatizáciu. Rozhodujú stabilné identifikátory a jasné pravidlá.
- 1 Častí dodávatelia a rozloženia dokumentov.
- 2 Povinné referencie objednávok a produktov.
- 3 Duplicity, opravy a reklamácie.
- 4 Výnimky vyžadujúce človeka.
- 5 Výstup a obmedzenia cieľového systému.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Ktoré dodávateľské dokumenty môže e-shop spracovať?
Typické scenáre zahŕňajú dodávateľské faktúry, objednávky, dodacie listy, dobropisy a reklamačné podklady. Konkrétne typy overíme na vašich vzorkách.
Ako sa riešia duplicitné dokumenty?
Už pri príjme porovná odtlačok súboru a skôr prijatý zhodný súbor odmietne s odkazom na pôvodný dokument. Dokumenty zaslané cez externý odkaz touto kontrolou neprechádzajú. Nejde o rozpoznanie dvoch odlišných súborov s rovnakým obchodným obsahom.
Ako sa spracované údaje dostanú do cieľového systému?
Po kontrole a schválení možno dohodnuté údaje cez vhodné rozhranie odovzdať do ERP, účtovníctva alebo ďalšieho procesu.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocTO pomôcť
Pilot pre e-commerce
Overte dokumenty, ktoré berú najviac času
Vyberieme jeden opakujúci sa proces a zmeriame extrakciu, opravy a výnimky.
Dohodnúť pilot