Dodávateľské faktúry
Dodávateľ, objednávka, dátumy, sumy, daňové údaje a platobné referencie.
Pre koho je SmartDocto
Pre e-commerce
Pripravte dodávateľské dokumenty bez ďalšej ručnej tabuľky
SmartDocto môže prijímať dodávateľské faktúry, dodacie listy a reklamačné protokoly, vyťažiť potrebné polia a pripraviť výnimky na kontrolu. Pilot ukáže, ktoré dokumenty s veľkým objemom možno spoľahlivo pokryť.
Východisková situácia
Veľa malých úloh vytvorí úzke miesto
Aj jednoduchá kontrola je drahá, keď sa opakuje pri stovkách dodávateľských dokumentov.
- Faktúry a dodacie listy prichádzajú viacerými kanálmi.
- Objednávky a dodávatelia sa prepisujú.
- Reklamácie a opravy sa ťažko spájajú s pôvodným prípadom.
- Duplicity a chýbajúce hodnoty sa hľadajú ručne.
- Pripravené údaje sa kopírujú do ďalších systémov.
Dokumenty
Dokumenty do pilotu
Začnite jednou častou skupinou a zahrňte bežné aj náročné prípady.
Dodacie listy
Objednávka, zásielka, produkt, množstvo a údaje o dodaní.
Reklamačné protokoly
Prípad, dodávateľ, tovar, dôvod, suma a súvisiace referencie.
Navrhovaný proces
Od prijatého súboru ku skontrolovanému výstupu
Proces pripraví údaje a výnimky. Nerozhoduje o obchodnej zodpovednosti za reklamáciu.
1
Príjem
Dokumenty prídu cez web, e-mail, API alebo externý odkaz.
2
Extrakcia
Šablóna určí polia dodávateľa, objednávky, sumy a položiek.
3
Kontrola výnimiek
Pravidlá označia chýbajúce referencie, duplicity alebo hodnoty mimo podmienky.
4
Schválenie a odovzdanie
Zodpovedná osoba rozhodne tam, kde je to potrebné, a výsledok pokračuje zvoleným kanálom.
Rozdelenie zodpovednosti
Automatizácia nenahrádza obchodný úsudok
Čo možno nastaviť v SmartDocto
- Príjem opakujúcich sa dodávateľských súborov.
- Extrakciu polí do jednotnej štruktúry.
- Kontrolu vybraných hodnôt voči referenčným údajom.
- Históriu opráv, rozhodnutí a odovzdania.
Čo musí rozhodnúť prevádzka alebo financie
- Či bol tovar alebo služba skutočne dodaná.
- Ako vyriešiť reklamáciu, cenový rozdiel alebo chýbajúcu dodávku.
- Či je výnimka prijateľná.
- Konečné účtovné a obchodné spracovanie.
Pilot
Čo overiť v pilote
Merajte na formátoch, ktoré spôsobujú najviac práce, nie iba na ideálnych príkladoch.
Dôležitá hranica
Veľký objem sám osebe nezaručuje automatizáciu. Rozhodujú stabilné identifikátory a jasné pravidlá.
- 1 Častí dodávatelia a rozloženia dokumentov.
- 2 Povinné referencie objednávok a produktov.
- 3 Duplicity, opravy a reklamácie.
- 4 Výnimky vyžadujúce človeka.
- 5 Výstup a obmedzenia cieľového systému.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Ktoré dodávateľské dokumenty môže e-shop spracovať?
Typické scenáre zahŕňajú dodávateľské faktúry, objednávky, dodacie listy, dobropisy a reklamačné podklady. Konkrétne typy overíme na vašich vzorkách.
Ako sa riešia duplicitné dokumenty?
SmartDocto porovná odtlačok súboru a rovnaké opakované nahratie zastaví, ak oprávnený používateľ nepovolí výnimku.
Ako sa spracované údaje dostanú do cieľového systému?
Po kontrole a schválení možno dohodnuté údaje cez vhodné rozhranie odovzdať do ERP, účtovníctva alebo ďalšieho procesu.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocto pomôcť
Pilot pre e-commerce
Overte dokumenty, ktoré berú najviac času
Vyberieme jeden opakujúci sa proces a zmeriame extrakciu, opravy a výnimky.
Dohodnúť pilot