Dodavatelské faktury
Dodavatel, objednávka, částky, splatnost, měna, variabilní symbol a další pole šablony.
Pro koho je SmartDocTO
Řešení pro e-commerce
Dodavatelské doklady pro e-shopy bez opakovaného přepisování
SmartDocTO se v e-commerce zaměřuje na příchozí dodavatelské dokumenty, například faktury, dodací listy a reklamační protokoly. Vytěží nastavená pole, označí výjimky a připraví data ke kontrole, schválení a předání.
Výchozí situace
Kde vysoký počet dokladů vytváří opakovanou práci
S rostoucím počtem dodavatelů přibývají faktury, dodací listy a podklady k reklamacím. Pokud každý dokument prochází e-mailem a tabulkou, finance opakují stejné kontrolní kroky a výjimky se obtížně dohledávají.
- Dodavatelské dokumenty přicházejí na různé adresy a v různých formátech.
- Stejné údaje se přepisují do účetnictví, skladu nebo interní evidence.
- Opakovaně zaslaný soubor může vytvořit zbytečnou kontrolu nebo duplicitu.
- Reklamační dokumenty se ručně přiřazují k dodavateli a konkrétnímu případu.
- Neobvyklá částka nebo chybějící objednávka se řeší až při následné kontrole.
Dokumenty
Na které dokumenty se zaměřit
Tato stránka se týká dodavatelské strany e-commerce. Neřeší zákaznické objednávky, skladový systém ani párování plateb z tržišť.
Dodací listy
Dodavatel, číslo dodávky nebo objednávky, datum, položky a množství podle konkrétního procesu.
Reklamační protokoly
Identifikace případu, dodavatel, produkt, důvod, datum a stav definovaný šablonou.
Navržený proces
Jak připravit dodavatelská data pro další systém
SmartDocTO funguje jako zpracovatelská vrstva mezi příchozím dokumentem a systémem, ve kterém firma vede účetnictví, sklad nebo další evidenci.
1
Sběr dokumentů
Doklady lze přijmout e-mailem, nahráním, externím odkazem nebo přes API podle zvoleného procesu.
2
Extrakce
Každý typ dokumentu má vlastní strukturu polí. U vytěžených hodnot je viditelné skóre spolehlivosti.
3
Validace a kontrola
Pravidla označí nevyhovující hodnoty. Duplicity řeší SmartDocTO už při příjmu: podle otisku pozná dříve přijatý shodný soubor a odmítne ho s odkazem na původní dokument. U dokumentů zaslaných přes externí odkaz se tato kontrola neprovádí.
4
Předání
Po případném schválení se data nebo soubor odešlou podporovaným kanálem do cílového prostředí.
Rozdělení odpovědnosti
Co SmartDocTO v e-commerce řeší a co ne
Co lze nastavit v SmartDocTO
- Příjem a vytěžení dodavatelských dokumentů podle šablon.
- Rozpoznání dříve přijatého shodného souboru při příjmu, mimo externí odkaz.
- Validaci vybraných údajů a směrování výjimek ke kontrole.
- Schválení, historii a předání dat podporovaným integračním kanálem.
Co řeší jiné systémy nebo odpovědný tým
- Zpracování objednávek zákazníků a řízení jejich životního cyklu.
- Skladové pohyby, dostupnost zboží a fyzické potvrzení dodávky.
- Párování výplat z tržišť, platebních bran a bankovních pohybů.
- Věcné rozhodnutí o reklamaci a konečnou účetní správnost.
Pilot
Co ověřit v pilotu
E-commerce procesy bývají propojené s více systémy. Pilot proto musí mít jasně vymezený jeden typ dokumentu a konkrétní cílový výstup.
Důležitá hranice
SmartDocTO není e-shopová platforma ani skladový systém. Zpracovává data z příchozích dokumentů a předává je do navazujícího procesu.
- 1 Jeden prioritní typ dokumentu s dostatečně opakovatelnou strukturou.
- 2 Povinná pole a výjimky, které dnes zaměstnávají finanční tým.
- 3 Referenční zdroj objednávek, dodavatelů nebo produktů, pokud se má validovat.
- 4 Pravidla pro duplicity, schvalování a vrácení dokumentu.
- 5 Rozhraní cílového účetního, ERP, skladového nebo dokumentového systému.
Otázky a odpovědi
Časté otázky
Které dodavatelské dokumenty může e-shop zpracovávat?
Typickým scénářem jsou dodavatelské faktury, objednávky, dodací listy a reklamační protokoly. Pro každý typ se nastaví požadovaná pole, kontroly a další krok procesu.
Jak systém pozná duplicitní dokument?
Už při příjmu porovná otisk souboru a dříve přijatý shodný soubor odmítne s odkazem na původní dokument. Dokumenty zaslané přes externí odkaz touto kontrolou neprocházejí. Nejde o rozpoznání dvou odlišných souborů se stejným obchodním obsahem.
Jak se zpracovaná data předají dál?
Po kontrole nebo schválení lze data odeslat do ERP či účetního systému přes podporované integrační kanály. Vysoký objem dokumentů lze přijímat přes API nebo e-mailovou integraci.
Další oblasti
Vlastní typ dokumentu
Kde ještě může SmartDocTO pomoci
Pilot dodavatelských dokladů
Začněte jedním konkrétním dokumentem
Vybereme fakturu, dodací list nebo reklamační protokol a ověříme skutečné výsledky na vašem vzorku.
Domluvit pilot