Pro koho je SmartDocto
Řešení pro e-commerce

Dodavatelské doklady pro e-shopy bez opakovaného přepisování

SmartDocto se v e-commerce zaměřuje na příchozí dodavatelské dokumenty, například faktury, dodací listy a reklamační protokoly. Vytěží nastavená pole, označí výjimky a připraví data ke kontrole, schválení a předání.

Výchozí situace

Kde vysoký počet dokladů vytváří opakovanou práci

S rostoucím počtem dodavatelů přibývají faktury, dodací listy a podklady k reklamacím. Pokud každý dokument prochází e-mailem a tabulkou, finance opakují stejné kontrolní kroky a výjimky se obtížně dohledávají.

  • Dodavatelské dokumenty přicházejí na různé adresy a v různých formátech.
  • Stejné údaje se přepisují do účetnictví, skladu nebo interní evidence.
  • Opakovaně zaslaný soubor může vytvořit zbytečnou kontrolu nebo duplicitu.
  • Reklamační dokumenty se ručně přiřazují k dodavateli a konkrétnímu případu.
  • Neobvyklá částka nebo chybějící objednávka se řeší až při následné kontrole.
Dokumenty

Na které dokumenty se zaměřit

Tato stránka se týká dodavatelské strany e-commerce. Neřeší zákaznické objednávky, skladový systém ani párování plateb z tržišť.

1

Dodavatelské faktury

Dodavatel, objednávka, částky, splatnost, měna, variabilní symbol a další pole šablony.

2

Dodací listy

Dodavatel, číslo dodávky nebo objednávky, datum, položky a množství podle konkrétního procesu.

3

Reklamační protokoly

Identifikace případu, dodavatel, produkt, důvod, datum a stav definovaný šablonou.

Navržený proces

Jak připravit dodavatelská data pro další systém

SmartDocto funguje jako zpracovatelská vrstva mezi příchozím dokumentem a systémem, ve kterém firma vede účetnictví, sklad nebo další evidenci.

1

Sběr dokumentů

Doklady lze přijmout e-mailem, nahráním, externím odkazem nebo přes API podle zvoleného procesu.

2

Extrakce

Každý typ dokumentu má vlastní strukturu polí. U vytěžených hodnot je viditelné skóre spolehlivosti.

3

Validace a kontrola

Pravidla označí nevyhovující hodnoty a otisk souboru pomůže odhalit opakované nahrání stejného dokumentu.

4

Předání

Po případném schválení se data nebo soubor odešlou podporovaným kanálem do cílového prostředí.

Rozdělení odpovědnosti

Co SmartDocto v e-commerce řeší a co ne

Co lze nastavit v SmartDocto

  • Příjem a vytěžení dodavatelských dokumentů podle šablon.
  • Detekci opakovaného nahrání stejného souboru.
  • Validaci vybraných údajů a směrování výjimek ke kontrole.
  • Schválení, historii a předání dat podporovaným integračním kanálem.

Co řeší jiné systémy nebo odpovědný tým

  • Zpracování objednávek zákazníků a řízení jejich životního cyklu.
  • Skladové pohyby, dostupnost zboží a fyzické potvrzení dodávky.
  • Párování výplat z tržišť, platebních bran a bankovních pohybů.
  • Věcné rozhodnutí o reklamaci a konečnou účetní správnost.
Pilot

Co ověřit v pilotu

E-commerce procesy bývají propojené s více systémy. Pilot proto musí mít jasně vymezený jeden typ dokumentu a konkrétní cílový výstup.

Důležitá hranice SmartDocto není e-shopová platforma ani skladový systém. Zpracovává data z příchozích dokumentů a předává je do navazujícího procesu.
  1. 1 Jeden prioritní typ dokumentu s dostatečně opakovatelnou strukturou.
  2. 2 Povinná pole a výjimky, které dnes zaměstnávají finanční tým.
  3. 3 Referenční zdroj objednávek, dodavatelů nebo produktů, pokud se má validovat.
  4. 4 Pravidla pro duplicity, schvalování a vrácení dokumentu.
  5. 5 Rozhraní cílového účetního, ERP, skladového nebo dokumentového systému.

Související obsah

Automatizace zpracování faktur

Jak měřit ruční práci, výjimky a návratnost automatizace přijatých faktur.

Přečíst

Ověření vlastního dokumentu

Postup pro pilotní ověření dodacího listu, reklamačního protokolu nebo jiného typu dokumentu.

Přečíst
Otázky a odpovědi

Časté otázky

Které dodavatelské dokumenty může e-shop zpracovávat?
Typickým scénářem jsou dodavatelské faktury, objednávky, dodací listy a reklamační protokoly. Pro každý typ se nastaví požadovaná pole, kontroly a další krok procesu.
Jak systém pozná duplicitní dokument?
Porovnává otisk nahraného souboru a upozorní na opakované vložení stejného souboru. Nejde o univerzální rozpoznání dvou odlišných souborů se stejným obchodním obsahem.
Jak se zpracovaná data předají dál?
Po kontrole nebo schválení lze data odeslat do ERP či účetního systému přes podporované integrační kanály. Vysoký objem dokumentů lze přijímat přes API nebo e-mailovou integraci.
Další oblasti

Kde ještě může SmartDocto pomoci

Vlastní typ dokumentu
Řešení pro účetní firmy Řešení pro IT a outsourcing Řešení pro stavebnictví Řešení pro výrobu a logistiku
Pilot dodavatelských dokladů

Začněte jedním konkrétním dokumentem

Vybereme fakturu, dodací list nebo reklamační protokol a ověříme skutečné výsledky na vašem vzorku.

Domluvit pilot
Funkce pro ochranu soukromí
Data uložená v EU
Historie změn a schválení