Subdodávateľská faktúra
Dodávateľ, projekt, objednávka, obdobie, sumy, splatnosť a podľa potreby položky.
Pre koho je SmartDocto
Pre stavebníctvo
Subdodávateľské faktúry a podklady v jednom procese
V stavebníctve často nestačí skontrolovať samotnú faktúru. SmartDocto môže vyťažiť nastavené polia z faktúry, súpisu prác alebo preberacieho protokolu, súvisiace dokumenty zoskupiť a pripraviť na vecnú kontrolu.
Východisková situácia
Faktúra je len časť podkladov
Subdodávateľská faktúra súvisí so zákazkou, obdobím a ďalšími dokumentmi. Niekto musí overiť, či podklady a hodnoty zodpovedajú skutočnej práci.
- Faktúra a prílohy prichádzajú oddelene.
- Projekt, obdobie a objednávka sa hľadajú v iných systémoch.
- Sumy sa ručne porovnávajú so súpisom prác.
- Vecná kontrola prebieha mimo účtovného procesu.
- Pri vrátení nemusí byť zrejmý dôvod ani zodpovedná osoba.
Dokumenty
Dokumenty vhodné do pilotu
Názvy a štruktúry sa líšia, preto treba polia a väzby určiť na reprezentatívnych vzorkách.
Súpis vykonaných prác
Položky, opisy, množstvá, ceny, obdobie a ďalšie kontrolné hodnoty.
Preberací alebo zisťovací protokol
Projekt, účastníci, dátum, rozsah a stav odovzdania podľa šablóny.
Navrhovaný proces
Ako môže vyzerať kontrolný proces
SmartDocto pripraví dokumenty a údaje. Nevykonáva stavebný dozor a nepotvrdzuje, že práce boli naozaj dokončené.
1
Príjem podkladov
Dodávateľ alebo interný používateľ nahrá faktúru a prílohy. Každý typ použije svoju šablónu.
2
Zoskupenie a extrakcia
Dokumenty možno prepojiť nastaveným kľúčom a z každého pripraviť potrebné polia.
3
Vecná kontrola
Pravidlá označia chýbajúcu prílohu alebo rozdiel. Stavbyvedúci či projektový manažér posúdi skutočný stav.
4
Schválenie a odovzdanie
Po výslovnom schválení možno údaje a súbory odovzdať do účtovného, ERP alebo dokumentového systému.
Rozdelenie zodpovednosti
Hranica automatickej a vecnej kontroly
Čo možno nastaviť v SmartDocto
- Šablóny pre faktúry, súpisy a opakujúce sa dokumenty.
- Zoskupenie a kontrola vybraných polí.
- Označenie chýbajúceho podkladu alebo hodnoty mimo pravidla.
- Smerovanie a dohľadateľná história.
Čo musí overiť zodpovedná osoba
- Či boli práce vykonané v uvedenom rozsahu a kvalite.
- Či súpis zodpovedá zmluve, zmenám a rozpočtu.
- Ako riešiť naviac práce, zádržné, sankciu alebo výnimku.
- Konečnú vecnú a účtovnú správnosť.
Pilot
Čo overiť v pilote
Vyberte jeden opakujúci sa subdodávateľský proces s bežnými aj náročnými príkladmi.
Dôležitá hranica
Systém môže pripraviť podklady a označiť nastavené rozdiely. Technické prevzatie práce zostáva ľudskou zodpovednosťou.
- 1 Formáty faktúr a podkladov.
- 2 Stabilný kľúč projektu, objednávky alebo obdobia.
- 3 Polia, ktoré sa musia zhodovať.
- 4 Chýbajúce prílohy a povolené tolerancie.
- 5 Zodpovedné roly a výstupný kanál.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Ktoré stavebné dokumenty možno spracovať spoločne?
Faktúry, súpisy prác a ďalšie súvisiace podklady možno zoskupiť podľa nastaveného kľúča a skontrolovať v jednom procese.
Čo sa stane pri chýbajúcej prílohe alebo odlišnej hodnote?
Nastavené pravidlo môže prípad označiť, odovzdať zodpovednej osobe alebo zastaviť do jeho objasnenia.
Ako prebieha schválenie a odovzdanie faktúry?
Zodpovední za projekt a finančný tím môžu schvaľovať postupne alebo súčasne. Potom sa dohodnuté údaje odovzdajú do cieľového systému.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocto pomôcť
Pilot pre stavebníctvo
Overte jeden skutočný subdodávateľský proces
Určíme väzby dokumentov, kontroly a body, ktoré vyžadujú ľudské posúdenie.
Dohodnúť pilot