Subdodávateľská faktúra
Dodávateľ, projekt, objednávka, obdobie, sumy, splatnosť a podľa potreby položky.
Pre koho je SmartDocTO
Pre stavebníctvo
Subdodávateľské faktúry a podklady v jednom procese
V stavebníctve často nestačí skontrolovať samotnú faktúru. SmartDocTO môže vyťažiť nastavené polia z faktúry, súpisu prác alebo preberacieho protokolu, prepojiť súvisiace doklady podľa zhodnej hodnoty spoločného poľa a pripraviť ich na vecnú kontrolu a schválenie.
Východisková situácia
Faktúra je len časť podkladov
Subdodávateľská faktúra súvisí so zákazkou, obdobím a ďalšími dokumentmi. Niekto musí overiť, či podklady a hodnoty zodpovedajú skutočnej práci.
- Faktúra a prílohy prichádzajú oddelene.
- Projekt, obdobie a objednávka sa hľadajú v iných systémoch.
- Sumy sa ručne porovnávajú so súpisom prác.
- Vecná kontrola prebieha mimo účtovného procesu.
- Pri vrátení nemusí byť zrejmý dôvod ani zodpovedná osoba.
Dokumenty
Dokumenty vhodné do pilotu
Názvy a štruktúry sa líšia, preto treba polia a väzby určiť na reprezentatívnych vzorkách.
Súpis vykonaných prác
Položky, opisy, množstvá, ceny, obdobie a ďalšie kontrolné hodnoty.
Preberací alebo zisťovací protokol
Projekt, účastníci, dátum, rozsah a stav odovzdania podľa šablóny.
Navrhovaný proces
Ako môže vyzerať kontrolný proces
SmartDocTO pripraví dokumenty a údaje. Nevykonáva stavebný dozor a nepotvrdzuje, že práce boli naozaj dokončené.
1
Príjem podkladov
Dodávateľ alebo interný používateľ nahrá faktúru a prílohy. Každý typ použije svoju šablónu.
2
Vyťaženie a väzby
Každý dokument sa vyťaží podľa svojej šablóny. Väzbu na súvisiaci doklad vytvorí validačné pravidlo, ktoré porovná hodnotu zvoleného poľa naprieč dokumentmi vašej firmy, napríklad číslo zákazky. Ak prílohy prídu jednou e-mailovou správou, porovnanie možno zúžiť len na ne.
3
Vecná kontrola
Pravidlá označia chýbajúcu prílohu alebo rozdiel. Stavbyvedúci či projektový manažér posúdi skutočný stav.
4
Schválenie a výstup
Po výslovnom schválení možno údaje a súbory odovzdať do účtovného, ERP alebo dokumentového systému.
Rozdelenie zodpovednosti
Hranica automatickej a vecnej kontroly
Čo možno nastaviť v SmartDocTO
- Šablóny pre faktúry, súpisy a opakujúce sa dokumenty.
- Prepojenie dokumentov podľa zhodnej hodnoty poľa a kontrolu vybraných údajov.
- Označenie chýbajúceho podkladu alebo hodnoty mimo pravidla.
- Smerovanie a dohľadateľná história.
Čo musí overiť zodpovedná osoba
- Či boli práce vykonané v uvedenom rozsahu a kvalite.
- Či súpis zodpovedá zmluve, zmenám a rozpočtu.
- Ako riešiť naviac práce, zádržné, sankciu alebo výnimku.
- Konečnú vecnú a účtovnú správnosť.
Pilot
Čo overiť v pilote
Vyberte jeden opakujúci sa subdodávateľský proces s bežnými aj náročnými príkladmi.
Dôležitá hranica
Systém môže pripraviť podklady a označiť nastavené rozdiely. Technické prevzatie práce zostáva ľudskou zodpovednosťou.
- 1 Formáty faktúr a podkladov.
- 2 Stabilný identifikátor na prepojenie dokladov, napríklad zákazku, objednávku a obdobie.
- 3 Polia, ktoré sa musia zhodovať.
- 4 Chýbajúce prílohy a povolené tolerancie.
- 5 Zodpovedné roly a výstupný kanál.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Ktoré stavebné dokumenty možno spracovať spoločne?
Faktúru možno prepojiť so súpisom prác, preberacím protokolom alebo ďalšou prílohou podľa zhodnej hodnoty spoločného identifikátora. Pravidlá potom porovnajú vybrané polia a označia rozdiely.
Čo sa stane pri chýbajúcej prílohe alebo odlišnej hodnote?
Nastavené pravidlo môže prípad označiť, odovzdať zodpovednej osobe alebo zastaviť do jeho objasnenia.
Ako prebieha schválenie a odovzdanie faktúry?
Zodpovední za projekt a finančný tím môžu schvaľovať postupne alebo súčasne. Potom sa dohodnuté údaje odovzdajú do cieľového systému.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocTO pomôcť
Pilot pre stavebníctvo
Overte jeden skutočný subdodávateľský proces
Určíme väzby dokumentov, kontroly a body, ktoré vyžadujú ľudské posúdenie.
Dohodnúť pilot