Nachunternehmerrechnung
Lieferant, Projekt, Bestellung, Zeitraum, Beträge, Fälligkeit und bei Bedarf Positionen.
Für wen SmartDocTO gedacht ist
Für Bauunternehmen
Rechnungen und Nachweise im Bau in einem Prozess
Im Bauwesen reicht die Rechnung allein oft nicht aus. SmartDocTO kann konfigurierte Felder aus Rechnung, Leistungsnachweis oder Übergabeprotokoll auslesen, zusammengehörige Belege über den übereinstimmenden Wert eines gemeinsamen Feldes verknüpfen und zur sachlichen Prüfung und Freigabe vorbereiten.
Ausgangssituation
Die Rechnung ist nur ein Teil des Nachweises
Eine Nachunternehmerrechnung gehört zu Projekt, Zeitraum und weiteren Unterlagen. Vor der Verarbeitung muss jemand prüfen, ob Anlagen und Werte zur tatsächlichen Leistung passen.
- Rechnung und Anlagen kommen getrennt oder in verschiedenen Formaten.
- Projekt, Zeitraum und Bestellnummer werden in anderen Systemen gesucht.
- Beträge werden manuell mit Leistungsnachweisen verglichen.
- Die sachliche Prüfung findet außerhalb des Buchhaltungsablaufs statt.
- Bei Rückgaben fehlen bisweilen Grund oder klare Zuständigkeit.
Dokumente
Dokumente für ein Pilotprojekt
Bezeichnungen und Strukturen unterscheiden sich. Felder und Verknüpfungen müssen deshalb an repräsentativen Beispielen festgelegt werden.
Leistungsnachweis
Positionen, Beschreibungen, Mengen, Preise, Zeitraum und weitere Prüfwerte.
Übergabe oder Abnahmeprotokoll
Projekt, Beteiligte, Datum, Umfang und Status gemäß Vorlage.
Vorgeschlagener Prozess
Ein möglicher Prüfablauf
SmartDocTO bereitet Dokumente und Daten vor. Es übernimmt keine Bauüberwachung und bestätigt nicht, dass Leistungen tatsächlich erbracht wurden.
1
Unterlagen empfangen
Lieferant oder interner Nutzer lädt Rechnung und Anlagen hoch. Jeder Typ verwendet seine Vorlage.
2
Auslesen und Zuordnen
Jedes Dokument wird nach seiner eigenen Vorlage ausgelesen. Den Bezug zum zugehörigen Beleg stellt eine Validierungsregel her, die den Wert eines gewählten Feldes über die Dokumente Ihres Unternehmens hinweg vergleicht, zum Beispiel die Auftragsnummer. Kommen die Anlagen mit einer einzigen E-Mail, lässt sich der Vergleich auf diese Anlagen beschränken.
3
Sachlich prüfen
Regeln markieren fehlende Unterlagen oder ausgewählte Abweichungen. Die verantwortliche Person beurteilt die Leistung.
4
Unterlagen freigeben
Nach ausdrücklicher Freigabe können Daten und Dateien an Buchhaltung, ERP oder Dokumentensystem gehen.
Aufteilung der Verantwortung
Grenze zwischen automatischer und sachlicher Prüfung
Was sich in SmartDocTO konfigurieren lässt
- Vorlagen für Rechnungen, Leistungsnachweise und wiederkehrende Dokumente.
- Verknüpfung von Dokumenten über den übereinstimmenden Feldwert und Prüfung ausgewählter Angaben.
- Kennzeichnung fehlender Unterlagen oder regelwidriger Werte.
- Weiterleitung und nachvollziehbare Historie.
Was eine verantwortliche Person prüfen muss
- Ob die Leistung in Umfang und Qualität erbracht wurde.
- Ob der Nachweis zu Vertrag, Änderungen und Budget passt.
- Wie Mehrleistungen, Einbehalte, Vertragsstrafen oder Ausnahmen behandelt werden.
- Endgültige sachliche und buchhalterische Prüfung.
Pilotprojekt
Was im Pilotprojekt geprüft wird
Wählen Sie einen wiederkehrenden Nachunternehmerprozess mit normalen und schwierigen Beispielen.
Wichtige Abgrenzung
Das System bereitet Nachweise vor und kennzeichnet konfigurierte Unterschiede. Die technische Abnahme bleibt menschliche Verantwortung.
- 1 Formate von Rechnung und Nachweisen.
- 2 Eine stabile Kennung zur Verknüpfung der Belege, zum Beispiel Auftrag, Bestellung und Zeitraum.
- 3 Felder, die dokumentübergreifend übereinstimmen müssen.
- 4 Fehlende Anlagen und zulässige Toleranzen.
- 5 Verantwortliche Rollen und Zielkanal.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Welche Baudokumente lassen sich gemeinsam verarbeiten?
Die Rechnung lässt sich mit dem Leistungsnachweis, dem Übergabeprotokoll oder einer weiteren Anlage über den übereinstimmenden Wert einer gemeinsamen Kennung verknüpfen. Regeln vergleichen anschließend ausgewählte Felder und kennzeichnen Unterschiede.
Was passiert bei einer fehlenden Anlage oder einem abweichenden Wert?
Eine konfigurierte Regel kann den Vorgang kennzeichnen, an eine zuständige Person weiterleiten oder bis zur Klärung stoppen.
Wie laufen Freigabe und Übergabe der Rechnung ab?
Projektverantwortliche und das Finanzteam können nacheinander oder parallel freigeben. Danach werden die vereinbarten Daten an das Zielsystem übergeben.
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