Subdodavatelská faktura
Dodavatel, zakázka, objednávka, období, částky, splatnost a případně položky.
Pro koho je SmartDocto
Řešení pro stavebnictví
Subdodavatelské faktury a jejich přílohy v jednom procesu
Ve stavebnictví často nestačí zkontrolovat samotnou fakturu. SmartDocto může vytěžit nakonfigurovaná pole z faktury, soupisu provedených prací nebo předávacího protokolu, související dokumenty seskupit a připravit je k věcné kontrole a schválení.
Výchozí situace
Faktura je jen část podkladů
Subdodavatelská faktura bývá navázaná na zakázku, období a další dokumenty. Než ji finance zaevidují, musí někdo ověřit, zda má požadované přílohy a zda údaje odpovídají podkladům a skutečnému průběhu prací.
- Faktura a její přílohy přicházejí odděleně nebo v různých formátech.
- Projekt, období a číslo objednávky se ručně dohledávají v dalších systémech.
- Částky a položky se porovnávají se soupisem prací nebo smluvním podkladem.
- Věcná kontrola probíhá mimo účetnictví a výsledek se předává e-mailem.
- Při vrácení dokumentu není vždy zřejmé, kdo a proč požadoval opravu.
Dokumenty
Dokumenty vhodné k pilotnímu ověření
Každý stavební proces používá jiné názvy a struktury. Proto je nutné definovat konkrétní pole a vazby na reprezentativním vzorku.
Soupis provedených prací
Čísla položek, popisy, množství, ceny, období a další hodnoty potřebné pro kontrolu.
Předávací nebo zjišťovací protokol
Identifikace zakázky, účastníci, datum, rozsah a stav předání podle zvolené šablony.
Navržený proces
Jak může vypadat kontrolní tok
SmartDocto připraví dokumenty a data pro odpovědné role. Nevykonává technický dozor a nepotvrzuje, že uvedené práce byly skutečně provedeny.
1
Příjem podkladů
Dodavatel nebo interní uživatel nahraje fakturu a přílohy. Každý dokument se zpracuje podle odpovídající šablony.
2
Seskupení a extrakce
Související dokumenty lze propojit pomocí nakonfigurovaného klíče a z každého vytěžit požadovaná pole.
3
Věcná kontrola
Pravidla označí chybějící dokument nebo nesoulad ve vybraných hodnotách. Stavbyvedoucí či projektový manažer posoudí skutečný stav.
4
Schválení a předání
Po explicitním schválení lze data a soubory předat podporovaným kanálem do účetního, ERP nebo dokumentového prostředí.
Rozdělení odpovědnosti
Hranice automatické a věcné kontroly
Co lze nastavit v SmartDocto
- Šablony pro fakturu, soupis prací a další opakující se dokumenty.
- Seskupení dokumentů a kontrolu vybraných polí uvnitř skupiny.
- Označení chybějícího podkladu nebo hodnoty nesplňující pravidlo.
- Směrování k odpovědnému schvalovateli a dohledatelnou historii.
Co musí ověřit odpovědná osoba
- Zda byly práce skutečně provedeny v uvedeném rozsahu a kvalitě.
- Zda soupis odpovídá smlouvě, změnovým listům a aktuálnímu rozpočtu.
- Jak naložit s vícepracemi, zádržným, sankcí nebo jinou výjimkou.
- Konečnou věcnou a účetní správnost před schválením faktury.
Pilot
Co ověřit v pilotu
Pilot musí pracovat s celou reálnou sadou dokumentů. Samotná ukázková faktura neprokáže, zda lze pokrýt kontrolu příloh a vazeb.
Důležitá hranice
Plnohodnotné porovnání faktury se soupisem prací není univerzální funkce bez konfigurace. Musí se navrhnout a ověřit pro konkrétní dokumenty a pravidla.
- 1 Běžnou fakturu, soupis prací a protokol patřící ke stejné zakázce.
- 2 Stabilní identifikátor pro seskupení, například zakázku, objednávku a období.
- 3 Pole, která lze porovnávat přesně, a pole vyžadující toleranci.
- 4 Povinné přílohy a postup při jejich chybějícím nebo nečitelném obsahu.
- 5 Role stavbyvedoucího, projektu, controllingu a účetního týmu.
Otázky a odpovědi
Časté otázky
Které stavební dokumenty lze zpracovat společně?
Fakturu lze seskupit se soupisem prací, předávacím protokolem nebo další přílohou podle společného identifikátoru. Pravidla potom porovnají vybraná pole a označí rozdíly.
Co se stane, když chybí příloha nebo nesouhlasí údaj?
Nastavené pravidlo může dokument označit, vrátit k opravě nebo zastavit jeho další postup. Uživatel uvidí konkrétní důvod a potřebný dokument nebo hodnotu.
Jak probíhá schválení a předání faktury?
Fakturu mohou posoudit určené role projektu a financí. Historie uchová jejich rozhodnutí a po dokončení schvalování lze připravená data předat do ERP nebo účetního systému.
Další oblasti
Vlastní typ dokumentu
Kde ještě může SmartDocto pomoci
Pilot se sadou dokumentů
Ověřte fakturu společně s přílohami
Použijeme reálnou sadu dokumentů z jedné zakázky a zjistíme, které vazby a kontroly lze spolehlivě nastavit.
Domluvit pilot