Subdodavatelská faktura
Dodavatel, zakázka, objednávka, období, částky, splatnost a případně položky.
Pro koho je SmartDocTO
Řešení pro stavebnictví
Subdodavatelské faktury a jejich přílohy v jednom procesu
Ve stavebnictví často nestačí zkontrolovat samotnou fakturu. SmartDocTO může vytěžit nakonfigurovaná pole z faktury, soupisu provedených prací nebo předávacího protokolu, propojit související doklady podle shodné hodnoty společného pole a připravit je k věcné kontrole a schválení.
Výchozí situace
Faktura je jen část podkladů
Subdodavatelská faktura bývá navázaná na zakázku, období a další dokumenty. Než ji finance zaevidují, musí někdo ověřit, zda má požadované přílohy a zda údaje odpovídají podkladům a skutečnému průběhu prací.
- Faktura a její přílohy přicházejí odděleně nebo v různých formátech.
- Projekt, období a číslo objednávky se ručně dohledávají v dalších systémech.
- Částky a položky se porovnávají se soupisem prací nebo smluvním podkladem.
- Věcná kontrola probíhá mimo účetnictví a výsledek se předává e-mailem.
- Při vrácení dokumentu není vždy zřejmé, kdo a proč požadoval opravu.
Dokumenty
Dokumenty vhodné k pilotnímu ověření
Každý stavební proces používá jiné názvy a struktury. Proto je nutné definovat konkrétní pole a vazby na reprezentativním vzorku.
Soupis provedených prací
Čísla položek, popisy, množství, ceny, období a další hodnoty potřebné pro kontrolu.
Předávací nebo zjišťovací protokol
Identifikace zakázky, účastníci, datum, rozsah a stav předání podle zvolené šablony.
Navržený proces
Jak může vypadat kontrolní tok
SmartDocTO připraví dokumenty a data pro odpovědné role. Nevykonává technický dozor a nepotvrzuje, že uvedené práce byly skutečně provedeny.
1
Příjem podkladů
Dodavatel nebo interní uživatel nahraje fakturu a přílohy. Každý dokument se zpracuje podle odpovídající šablony.
2
Vytěžení a vazby
Každý dokument se vytěží podle své šablony. Vazbu na související doklad vytvoří validační pravidlo, které porovná hodnotu zvoleného pole napříč dokumenty vaší firmy, například číslo zakázky. Pokud přílohy dorazí jednou e-mailovou zprávou, lze porovnání omezit jen na ně.
3
Věcná kontrola
Pravidla označí chybějící dokument nebo nesoulad ve vybraných hodnotách. Stavbyvedoucí či projektový manažer posoudí skutečný stav.
4
Schválení a předání
Po explicitním schválení lze data a soubory předat podporovaným kanálem do účetního, ERP nebo dokumentového prostředí.
Rozdělení odpovědnosti
Hranice automatické a věcné kontroly
Co lze nastavit v SmartDocTO
- Šablony pro fakturu, soupis prací a další opakující se dokumenty.
- Propojení dokumentů podle shodné hodnoty pole a kontrolu vybraných údajů.
- Označení chybějícího podkladu nebo hodnoty nesplňující pravidlo.
- Směrování k odpovědnému schvalovateli a dohledatelnou historii.
Co musí ověřit odpovědná osoba
- Zda byly práce skutečně provedeny v uvedeném rozsahu a kvalitě.
- Zda soupis odpovídá smlouvě, změnovým listům a aktuálnímu rozpočtu.
- Jak naložit s vícepracemi, zádržným, sankcí nebo jinou výjimkou.
- Konečnou věcnou a účetní správnost před schválením faktury.
Pilot
Co ověřit v pilotu
Pilot musí pracovat s celou reálnou sadou dokumentů. Samotná ukázková faktura neprokáže, zda lze pokrýt kontrolu příloh a vazeb.
Důležitá hranice
Plnohodnotné porovnání faktury se soupisem prací není univerzální funkce bez konfigurace. Musí se navrhnout a ověřit pro konkrétní dokumenty a pravidla.
- 1 Běžnou fakturu, soupis prací a protokol patřící ke stejné zakázce.
- 2 Stabilní identifikátor pro propojení dokladů, například zakázku, objednávku a období.
- 3 Pole, která lze porovnávat přesně, a pole vyžadující toleranci.
- 4 Povinné přílohy a postup při jejich chybějícím nebo nečitelném obsahu.
- 5 Role stavbyvedoucího, projektu, controllingu a účetního týmu.
Otázky a odpovědi
Časté otázky
Které stavební dokumenty lze zpracovat společně?
Fakturu lze propojit se soupisem prací, předávacím protokolem nebo další přílohou podle shodné hodnoty společného identifikátoru. Pravidla potom porovnají vybraná pole a označí rozdíly.
Co se stane, když chybí příloha nebo nesouhlasí údaj?
Nastavené pravidlo může dokument označit, vrátit k opravě nebo zastavit jeho další postup. Uživatel uvidí konkrétní důvod a potřebný dokument nebo hodnotu.
Jak probíhá schválení a předání faktury?
Fakturu mohou posoudit určené role projektu a financí. Historie uchová jejich rozhodnutí a po dokončení schvalování lze připravená data předat do ERP nebo účetního systému.
Další oblasti
Vlastní typ dokumentu
Kde ještě může SmartDocTO pomoci
Pilot se sadou dokumentů
Ověřte fakturu společně s přílohami
Použijeme reálnou sadu dokumentů z jedné zakázky a zjistíme, které vazby a kontroly lze spolehlivě nastavit.
Domluvit pilot