Přijaté faktury
Hlavička, částky, daňové údaje, splatnost, variabilní symbol a podle potřeby také položky.
Pro koho je SmartDocTO
Řešení pro účetní firmy
Zpracování dokladů pro účetní firmy
SmartDocTO pomáhá sjednotit příjem a zpracování dokladů od více klientů. Podle nastavené šablony vytěží dohodnutá pole, označí hodnoty vyžadující kontrolu, předá dokument ke schválení a schválená data odešle podporovaným kanálem.
Výchozí situace
Kde vzniká ruční práce
Účetní firma přijímá doklady od různých klientů a dodavatelů. Liší se formátem, obsahem i způsobem doručení. Samotné zaúčtování proto často předchází několik kroků, které se opakují u každého dokumentu.
- Stahování příloh z e-mailů a jejich ruční nahrávání do dalšího systému.
- Přepis dodavatele, data, částky, variabilního symbolu a dalších polí.
- Hledání chybějících údajů, neobvyklých hodnot a opakovaně zaslaných souborů.
- Předávání dokumentu klientovi nebo odpovědné osobě ke schválení.
- Opakované zadávání stejných údajů při předání do účetního systému.
Dokumenty
Které dokumenty lze v pilotu ověřit
Každý typ dokumentu má vlastní šablonu a sadu požadovaných polí. Vhodnost konkrétního scénáře se ověřuje na skutečném vzorku.
Objednávky
Číslo objednávky, dodavatel, termíny, částky a další údaje definované šablonou.
Účtenky a další doklady
Nestandardní strukturu a kvalitu vstupů je nutné nejprve ověřit v pilotu.
Navržený proces
Jak může pomoci SmartDocTO
Cílem není odstranit odbornou kontrolu účetní. Cílem je připravit data a předat člověku především hodnoty a výjimky, které skutečně vyžadují jeho pozornost.
1
Příjem dokumentu
Doklad přijde přes web, e-mail, API nebo externí odkaz, u napojené schránky bez ručního stahování příloh. Kromě příjmu přes externí odkaz se navíc kontroluje opakované vložení stejného souboru.
2
Extrakce a validace
AI vytěží pole, která jste v šabloně nastavili. Validační pravidla mohou porovnat vybrané údaje s ARES, ERP nebo referenčním CSV souborem.
3
Kontrola a schválení
Uživatel vidí vytěžené hodnoty vedle původního souboru, jejich skóre spolehlivosti i výsledky validací. Schválení vyžaduje vědomé rozhodnutí člověka.
4
Předání výsledku
Schválená data odejdou přes nastavené REST API nebo SFTP, případně se soubor uloží do SharePointu či OneDrive. Výsledek doručení zůstane v historii.
Rozdělení odpovědnosti
Automatizace s odpovědností člověka
Co lze nastavit v SmartDocTO
- Požadovaná pole a datové typy pro každý druh dokladu.
- Validační pravidla a podmínky pro označení neobvyklých hodnot.
- Směrování ke schvalovateli podle obsahu dokumentu.
- Dohledatelnou historii změn, rozhodnutí a pokusů o předání.
Co zůstává na účetní nebo klientovi
- Posouzení účetní a daňové správnosti konkrétního dokladu.
- Doplnění údajů, které nejsou na dokumentu nebo je nelze spolehlivě určit.
- Rozhodnutí o výjimce a explicitní schválení dokumentu.
- Nastavení účtování a importu na straně cílového účetního systému.
Pilot
Co ověřit v pilotu
Pilot má odpovědět na to, zda je konkrétní proces dostatečně opakovatelný a zda připravená data odpovídají požadavkům účetní firmy.
Důležitá hranice
SmartDocTO samo doklady nezaúčtuje. Připraví a předá strukturovaná data podporovaným integračním kanálem.
- 1 Reprezentativní formáty faktur a dalších dokladů od různých klientů.
- 2 Seznam povinných polí a hodnot, které musí být vždy zkontrolované.
- 3 Naskenované dávky, kde je v jednom PDF více dokladů za sebou.
- 4 Nejčastější výjimky, nečitelné dokumenty a chybějící údaje.
- 5 Pravidla schvalování včetně případného zapojení klienta.
- 6 Požadovaný formát a technický kanál předání do účetnictví.
Otázky a odpovědi
Časté otázky
Jak lze zapojit klienta účetní firmy do schvalování?
Klient dostane vlastní omezený účet externího schvalovatele. Vidí pouze přidělené žádosti a každé rozhodnutí se uloží pod jeho identitou.
Lze zpracování nastavit odlišně pro jednotlivé klienty?
Ano. Klienti mohou používat rozdílné šablony, požadovaná pole, validační pravidla a schvalovací postupy. Společný scénář má smysl pouze tam, kde jsou požadavky skutečně stejné.
Jak se schválená data předají do účetního systému?
Data lze odeslat přes REST API nebo SFTP, případně uložit soubor do SharePointu či OneDrive. Konkrétní napojení se připraví podle importních možností používaného systému.
Další oblasti
Vlastní typ dokumentu
Kde ještě může SmartDocTO pomoci
Pilot s vlastními doklady
Ověřte proces na skutečném vzorku
Vybereme jeden opakující se scénář, nastavíme požadovaná pole a společně vyhodnotíme výsledky i výjimky.
Domluvit pilot