Pro koho je SmartDocto
Řešení pro účetní firmy

Zpracování dokladů pro účetní firmy

SmartDocto pomáhá sjednotit příjem a zpracování dokladů od více klientů. Podle nastavené šablony vytěží dohodnutá pole, označí hodnoty vyžadující kontrolu, předá dokument ke schválení a schválená data odešle podporovaným kanálem.

Výchozí situace

Kde vzniká ruční práce

Účetní firma přijímá doklady od různých klientů a dodavatelů. Liší se formátem, obsahem i způsobem doručení. Samotné zaúčtování proto často předchází několik kroků, které se opakují u každého dokumentu.

  • Stahování příloh z e-mailů a jejich ruční nahrávání do dalšího systému.
  • Přepis dodavatele, data, částky, variabilního symbolu a dalších polí.
  • Hledání chybějících údajů, neobvyklých hodnot a opakovaně zaslaných souborů.
  • Předávání dokumentu klientovi nebo odpovědné osobě ke schválení.
  • Opakované zadávání stejných údajů při předání do účetního systému.
Dokumenty

Které dokumenty lze v pilotu ověřit

Každý typ dokumentu má vlastní šablonu a sadu požadovaných polí. Vhodnost konkrétního scénáře se ověřuje na skutečném vzorku.

1

Přijaté faktury

Hlavička, částky, daňové údaje, splatnost, variabilní symbol a podle potřeby také položky.

2

Objednávky

Číslo objednávky, dodavatel, termíny, částky a další údaje definované šablonou.

3

Účtenky a další doklady

Nestandardní strukturu a kvalitu vstupů je nutné nejprve ověřit v pilotu.

Navržený proces

Jak může pomoci SmartDocto

Cílem není odstranit odbornou kontrolu účetní. Cílem je připravit data a předat člověku především hodnoty a výjimky, které skutečně vyžadují jeho pozornost.

1

Příjem dokumentu

Doklad přijde přes web, e-mail, API nebo externí odkaz. Při nahrání se kontroluje také opakované vložení stejného souboru.

2

Extrakce a validace

AI vytěží pole definovaná šablonou. Validace mohou porovnat vybrané údaje s ARES, ERP nebo referenčním CSV souborem.

3

Kontrola a schválení

Uživatel vidí vytěžené hodnoty, jejich skóre spolehlivosti a výsledky validací. Schválení vždy vyžaduje vědomé rozhodnutí člověka.

4

Předání výsledku

Schválená data lze odeslat přes nakonfigurované REST API či SFTP nebo uložit soubor do SharePointu či OneDrive.

Rozdělení odpovědnosti

Automatizace s odpovědností člověka

Co lze nastavit v SmartDocto

  • Požadovaná pole a datové typy pro každý druh dokladu.
  • Validační pravidla a podmínky pro označení neobvyklých hodnot.
  • Směrování ke schvalovateli podle obsahu dokumentu.
  • Dohledatelnou historii změn, rozhodnutí a pokusů o předání.

Co zůstává na účetní nebo klientovi

  • Posouzení účetní a daňové správnosti konkrétního dokladu.
  • Doplnění údajů, které nejsou na dokumentu nebo je nelze spolehlivě určit.
  • Rozhodnutí o výjimce a explicitní schválení dokumentu.
  • Nastavení účtování a importu na straně cílového účetního systému.
Pilot

Co ověřit v pilotu

Pilot má odpovědět na to, zda je konkrétní proces dostatečně opakovatelný a zda připravená data odpovídají požadavkům účetní firmy.

Důležitá hranice SmartDocto samo doklady nezaúčtuje. Připraví a předá strukturovaná data podporovaným integračním kanálem.
  1. 1 Reprezentativní formáty faktur a dalších dokladů od různých klientů.
  2. 2 Seznam povinných polí a hodnot, které musí být vždy zkontrolované.
  3. 3 Nejčastější výjimky, nečitelné dokumenty a chybějící údaje.
  4. 4 Pravidla schvalování včetně případného zapojení klienta.
  5. 5 Požadovaný formát a technický kanál předání do účetnictví.

Související průvodci

Automatizace zpracování faktur

Praktický průvodce od příjmu faktury po výpočet návratnosti na vlastních číslech.

Přečíst

Schvalovací proces v účetnictví

Jak nastavit role, pravidla, lhůty a dohledatelnou historii rozhodnutí.

Přečíst
Otázky a odpovědi

Časté otázky

Jak lze zapojit klienta účetní firmy do schvalování?
Klient dostane vlastní omezený účet externího schvalovatele. Vidí pouze přidělené žádosti a každé rozhodnutí se uloží pod jeho identitou.
Lze zpracování nastavit odlišně pro jednotlivé klienty?
Ano. Klienti mohou používat rozdílné šablony, požadovaná pole, validační pravidla a schvalovací postupy. Společný scénář má smysl pouze tam, kde jsou požadavky skutečně stejné.
Jak se schválená data předají do účetního systému?
Data lze odeslat přes REST API nebo SFTP, případně uložit soubor do SharePointu či OneDrive. Konkrétní napojení se připraví podle importních možností používaného systému.
Další oblasti

Kde ještě může SmartDocto pomoci

Vlastní typ dokumentu
Řešení pro IT a outsourcing Řešení pro stavebnictví Řešení pro e-commerce Řešení pro výrobu a logistiku
Pilot s vlastními doklady

Ověřte proces na skutečném vzorku

Vybereme jeden opakující se scénář, nastavíme požadovaná pole a společně vyhodnotíme výsledky i výjimky.

Domluvit pilot
Funkce pro ochranu soukromí
Data uložená v EU
Historie změn a schválení