Für wen SmartDocto gedacht ist
Für Buchhaltungsdienstleister

Dokumente für Buchhaltungsbüros strukturiert verarbeiten

SmartDocto bündelt Dokumente mehrerer Mandanten in einem kontrollierten Prozess. Die vereinbarten Felder werden ausgelesen, auffällige Werte zur Prüfung vorgelegt und freigegebene Daten über einen unterstützten Kanal weitergegeben.

Ausgangssituation

Wo manuelle Arbeit entsteht

Belege kommen von verschiedenen Mandanten, Lieferanten und Kanälen. Vor der eigentlichen Buchung wiederholen Mitarbeitende deshalb oft dieselben vorbereitenden Schritte.

  • Anhänge aus E-Mails herunterladen und in ein anderes System hochladen.
  • Lieferant, Datum, Betrag und Zahlungsreferenz erneut eingeben.
  • Fehlende Angaben, ungewöhnliche Werte und doppelte Dateien suchen.
  • Dokumente an Mandanten oder verantwortliche Personen zur Freigabe senden.
  • Dieselben Daten im Buchhaltungssystem noch einmal erfassen.
Dokumente

Dokumente für das Pilotprojekt

Jeder Dokumenttyp erhält eine eigene Vorlage mit den benötigten Feldern. Die Eignung wird an repräsentativen Beispielen geprüft.

1

Eingangsrechnungen

Kopfdaten, Beträge, Steuerangaben, Fälligkeit, Zahlungsreferenz und bei Bedarf Positionen.

2

Bestellungen

Bestellnummer, Lieferant, Termine, Beträge und weitere in der Vorlage definierte Felder.

3

Kassenbelege und andere Nachweise

Ungewöhnliche Strukturen und schwankende Eingangsqualität müssen im Pilotprojekt geprüft werden.

Vorgeschlagener Prozess

Wie SmartDocto unterstützen kann

Fachliche Buchhaltungsprüfung bleibt notwendig. SmartDocto bereitet Daten vor und lenkt die Aufmerksamkeit auf Werte und Ausnahmen, die tatsächlich geprüft werden müssen.

1

Dokument empfangen

Die Datei kommt per Web, E-Mail, API oder externem Link. Dabei wird auch geprüft, ob dieselbe Datei bereits hochgeladen wurde.

2

Daten auslesen und validieren

Die KI bereitet die in der Vorlage definierten Felder vor. Regeln können ausgewählte Werte mit einem ERP oder einer Referenzquelle vergleichen.

3

Prüfen und freigeben

Nutzer sehen Werte, Konfidenz und Validierungsergebnisse. Eine Freigabe erfordert immer eine bewusste menschliche Entscheidung.

4

Ergebnis übergeben

Freigegebene Daten können per REST API, SFTP, SharePoint oder OneDrive weitergegeben werden.

Aufteilung der Verantwortung

Automatisierung mit menschlicher Verantwortung

Was sich in SmartDocto konfigurieren lässt

  • Pflichtfelder und Datentypen je Dokumenttyp.
  • Validierungsregeln und Kennzeichnung ungewöhnlicher Werte.
  • Weiterleitung anhand des Dokumentinhalts.
  • Nachvollziehbare Historie von Änderungen, Entscheidungen und Übergaben.

Was bei Buchhaltung oder Mandant bleibt

  • Buchhalterische und steuerliche Beurteilung.
  • Ergänzung fehlender oder nicht zuverlässig bestimmbarer Angaben.
  • Entscheidung über Ausnahmen und ausdrückliche Freigabe.
  • Buchungslogik und Import im Zielsystem.
Pilotprojekt

Was im Pilotprojekt geprüft wird

Das Pilotprojekt zeigt, ob der Prozess wiederholbar ist und die vorbereiteten Daten den Anforderungen entsprechen.

Wichtige Abgrenzung SmartDocto bucht Belege nicht selbst. Es bereitet strukturierte Daten vor und übergibt sie über einen unterstützten Integrationskanal.
  1. 1 Repräsentative Belegformate verschiedener Mandanten.
  2. 2 Pflichtfelder und stets zu prüfende Werte.
  3. 3 Häufige Ausnahmen, unleserliche Belege und fehlende Angaben.
  4. 4 Freigaberegeln einschließlich Mandantenbeteiligung.
  5. 5 Ausgabeformat und technischer Übergabekanal.

Passende Leitfäden

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Freigabeprozesse in der Buchhaltung

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Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Wie kann eine Buchhaltungskanzlei ihre Mandanten in die Freigabe einbeziehen?
Ein Mandant kann ein eingeschränktes Konto als externer Freigeber erhalten. Er sieht nur die ihm zugewiesenen Anfragen und jede Entscheidung bleibt nachvollziehbar.
Lässt sich die Verarbeitung je Mandant unterschiedlich konfigurieren?
Ja. Vorlagen, benötigte Felder und Prüfregeln können an die Anforderungen des jeweiligen Mandanten angepasst werden.
Wie gelangen freigegebene Daten ins Buchhaltungssystem?
Die Übergabe kann je nach Zielsystem über REST API, SFTP, SharePoint oder OneDrive erfolgen. Die passende Variante wird anhand der vorhandenen Schnittstelle festgelegt.
Weitere Branchen

Wo SmartDocto außerdem helfen kann

Eigener Dokumenttyp
Für IT und Outsourcing Für Bauunternehmen Für E-Commerce Für Produktion und Logistik
Pilotprojekt mit eigenen Belegen

Prüfen Sie den Prozess an echten Beispielen

Wir wählen einen wiederkehrenden Ablauf, konfigurieren die Felder und bewerten Ergebnisse sowie Ausnahmen.

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