Prijaté faktúry
Hlavička, sumy, daňové údaje, splatnosť, platobný symbol a podľa potreby položky.
Pre koho je SmartDocto
Pre účtovné firmy
Spracovanie dokladov pre účtovné firmy
SmartDocto spája doklady od viacerých klientov do jedného riadeného procesu. Vyťaží dohodnuté polia, ukáže hodnoty vyžadujúce pozornosť, podporí schválenie klientom a odovzdá schválené údaje podporovaným kanálom.
Východisková situácia
Kde vzniká ručná práca
Doklady prichádzajú od rôznych klientov a dodávateľov rozličnými kanálmi. Pred zaúčtovaním sa preto pri každom súbore opakujú rovnaké prípravné kroky.
- Sťahovanie príloh z e-mailov a nahrávanie do ďalšieho systému.
- Prepisovanie dodávateľa, dátumu, sumy a platobného symbolu.
- Hľadanie chýbajúcich údajov, neobvyklých hodnôt a duplicitných súborov.
- Posielanie dokladu klientovi alebo zodpovednej osobe na schválenie.
- Opätovné zadávanie rovnakých údajov v účtovnom systéme.
Dokumenty
Dokumenty vhodné do pilotu
Každý typ dokumentu má vlastnú šablónu a požadované polia. Vhodnosť sa overuje na reprezentatívnych vzorkách.
Objednávky
Číslo objednávky, dodávateľ, termíny, sumy a ďalšie polia zo šablóny.
Pokladničné doklady a iné záznamy
Nezvyčajnú štruktúru a rozdielnu kvalitu vstupov treba najprv overiť v pilote.
Navrhovaný proces
Ako môže SmartDocto pomôcť
Cieľom nie je odstrániť odbornú kontrolu účtovníka. SmartDocto pripraví údaje a nasmeruje pozornosť na hodnoty a výnimky, ktoré ju naozaj potrebujú.
1
Príjem dokumentu
Súbor príde cez web, e-mail, API alebo externý odkaz. Kontroluje sa aj opakované nahratie rovnakého súboru.
2
Extrakcia a validácia
AI pripraví polia definované šablónou. Pravidlá môžu porovnať vybrané hodnoty s ERP alebo referenčným zdrojom.
3
Kontrola a schválenie
Používateľ vidí hodnoty, skóre spoľahlivosti a výsledky validácií. Schválenie vždy vyžaduje vedomé rozhodnutie človeka.
4
Odovzdanie výsledku
Schválené údaje možno poslať cez REST API či SFTP alebo uložiť do SharePointu či OneDrive.
Rozdelenie zodpovednosti
Automatizácia s ľudskou zodpovednosťou
Čo možno nastaviť v SmartDocto
- Povinné polia a dátové typy pre každý dokument.
- Validačné pravidlá a označenie nezvyčajných hodnôt.
- Smerovanie dokumentu podľa jeho obsahu.
- Dohľadateľná história zmien, rozhodnutí a pokusov o odovzdanie.
Čo zostáva na účtovníkovi alebo klientovi
- Posúdenie účtovnej a daňovej správnosti.
- Doplnenie údajov, ktoré chýbajú alebo ich nemožno spoľahlivo určiť.
- Rozhodnutie o výnimke a výslovné schválenie.
- Nastavenie účtovania a importu v cieľovom systéme.
Pilot
Čo overiť v pilote
Pilot má ukázať, či je proces dostatočne opakovateľný a pripravené údaje vyhovujú požiadavkám účtovnej firmy.
Dôležitá hranica
SmartDocto doklady samo nezaúčtuje. Pripraví a odovzdá štruktúrované údaje podporovaným integračným kanálom.
- 1 Reprezentatívne formáty dokladov od rôznych klientov.
- 2 Povinné polia a hodnoty, ktoré treba vždy skontrolovať.
- 3 Bežné výnimky, nečitateľné doklady a chýbajúce údaje.
- 4 Pravidlá schvaľovania vrátane zapojenia klienta.
- 5 Požadovaný formát a technický kanál odovzdania.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Ako môže účtovná firma zapojiť klienta do schvaľovania?
Klient môže dostať obmedzený účet externého schvaľovateľa. Vidí iba svoje pridelené žiadosti a každé rozhodnutie zostáva dohľadateľné.
Možno spracovanie nastaviť pre každého klienta odlišne?
Áno. Šablóny, požadované polia a kontrolné pravidlá možno prispôsobiť požiadavkám konkrétneho klienta.
Akými kanálmi možno odovzdať schválené účtovné údaje?
Odovzdanie môže podľa cieľového systému prebiehať cez REST API, SFTP, SharePoint alebo OneDrive. Vhodný spôsob určíme podľa dostupného rozhrania.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocto pomôcť
Pilot s vlastnými dokladmi
Overte proces na skutočnej vzorke
Vyberieme jeden opakujúci sa proces, nastavíme polia a vyhodnotíme výsledky aj výnimky.
Dohodnúť pilot