Pre koho je SmartDocTO
Pre účtovné firmy

Spracovanie dokladov pre účtovné firmy

SmartDocTO spája doklady od viacerých klientov do jedného riadeného procesu. Vyťaží dohodnuté polia, ukáže hodnoty vyžadujúce pozornosť, podporí schválenie klientom a odovzdá schválené údaje podporovaným kanálom.

Východisková situácia

Kde vzniká ručná práca

Doklady prichádzajú od rôznych klientov a dodávateľov rozličnými kanálmi. Pred zaúčtovaním sa preto pri každom súbore opakujú rovnaké prípravné kroky.

  • Sťahovanie príloh z e-mailov a nahrávanie do ďalšieho systému.
  • Prepisovanie dodávateľa, dátumu, sumy a platobného symbolu.
  • Hľadanie chýbajúcich údajov, neobvyklých hodnôt a duplicitných súborov.
  • Posielanie dokladu klientovi alebo zodpovednej osobe na schválenie.
  • Opätovné zadávanie rovnakých údajov v účtovnom systéme.
Dokumenty

Dokumenty vhodné do pilotu

Každý typ dokumentu má vlastnú šablónu a požadované polia. Vhodnosť sa overuje na reprezentatívnych vzorkách.

1

Prijaté faktúry

Hlavička, sumy, daňové údaje, splatnosť, platobný symbol a podľa potreby položky.

2

Objednávky

Číslo objednávky, dodávateľ, termíny, sumy a ďalšie polia zo šablóny.

3

Pokladničné doklady a iné záznamy

Nezvyčajnú štruktúru a rozdielnu kvalitu vstupov treba najprv overiť v pilote.

Navrhovaný proces

Ako môže SmartDocTO pomôcť

Cieľom nie je odstrániť odbornú kontrolu účtovníka. SmartDocTO pripraví údaje a nasmeruje pozornosť na hodnoty a výnimky, ktoré ju naozaj potrebujú.

1

Príjem dokumentu

Doklad príde cez web, e-mail, API alebo externý odkaz, pri napojenej schránke bez ručného sťahovania príloh. Okrem príjmu cez externý odkaz sa navyše kontroluje opakované vloženie rovnakého súboru.

2

Extrakcia a validácia

AI pripraví polia definované šablónou. Pravidlá môžu porovnať vybrané hodnoty s ERP alebo iným referenčným zdrojom a nezhodu vyznačiť.

3

Kontrola a schválenie

Používateľ vidí hodnoty, skóre spoľahlivosti a výsledky validácií a môže ich pred schválením opraviť. Schválenie vyžaduje vedomé rozhodnutie človeka.

4

Odovzdanie výsledku

Schválené údaje možno poslať cez REST API či SFTP alebo uložiť súbor do SharePointu či OneDrive. Pri každom pokuse vidíte výsledok doručenia.

Rozdelenie zodpovednosti

Automatizácia s ľudskou zodpovednosťou

Čo možno nastaviť v SmartDocTO

  • Povinné polia a dátové typy pre každý dokument.
  • Validačné pravidlá a označenie nezvyčajných hodnôt.
  • Smerovanie dokumentu podľa jeho obsahu.
  • Dohľadateľná história zmien, rozhodnutí a pokusov o odovzdanie.

Čo zostáva na účtovníkovi alebo klientovi

  • Posúdenie účtovnej a daňovej správnosti.
  • Doplnenie údajov, ktoré chýbajú alebo ich nemožno spoľahlivo určiť.
  • Rozhodnutie o výnimke a výslovné schválenie.
  • Nastavenie účtovania a importu v cieľovom systéme.
Pilot

Čo overiť v pilote

Pilot má ukázať, či je proces dostatočne opakovateľný a pripravené údaje vyhovujú požiadavkám účtovnej firmy.

Dôležitá hranica SmartDocTO doklady samo nezaúčtuje. Pripraví a odovzdá štruktúrované údaje podporovaným integračným kanálom.
  1. 1 Reprezentatívne formáty dokladov od rôznych klientov.
  2. 2 Povinné polia a hodnoty, ktoré treba vždy skontrolovať.
  3. 3 Naskenované dávky, kde je v jednom PDF viac dokladov za sebou.
  4. 4 Bežné výnimky, nečitateľné doklady a chýbajúce údaje.
  5. 5 Pravidlá schvaľovania vrátane zapojenia klienta.
  6. 6 Požadovaný formát a technický kanál odovzdania.

Súvisiaci sprievodcovia

Automatizácia spracovania faktúr

Praktický sprievodca od príjmu po výpočet návratnosti z vlastných údajov.

Prečítať

Schvaľovací proces v účtovníctve

Roly, pravidlá, lehoty a dohľadateľná história rozhodnutí.

Prečítať
Otázky a odpovede

Časté otázky

Ako môže účtovná firma zapojiť klienta do schvaľovania?
Klient môže dostať obmedzený účet externého schvaľovateľa. Vidí iba svoje pridelené žiadosti a každé rozhodnutie zostáva dohľadateľné.
Možno spracovanie nastaviť pre každého klienta odlišne?
Áno. Šablóny, požadované polia a kontrolné pravidlá možno prispôsobiť požiadavkám konkrétneho klienta.
Akými kanálmi možno odovzdať schválené účtovné údaje?
Odovzdanie môže podľa cieľového systému prebiehať cez REST API alebo SFTP, prípadne uložením súboru do SharePointu či OneDrive. Vhodný spôsob určíme podľa dostupného rozhrania.
Ďalšie oblasti

Kde ešte môže SmartDocTO pomôcť

Vlastný typ dokumentu
Pre IT a outsourcing Pre stavebníctvo Pre e-commerce Pre výrobu a logistiku Pre hromadné skeny
Pilot s vlastnými dokladmi

Overte proces na skutočnej vzorke

Vyberieme jeden opakujúci sa proces, nastavíme polia a vyhodnotíme výsledky aj výnimky.

Dohodnúť pilot
Funkcie na ochranu súkromia
Hosting dát v EÚ
História zmien a schválení