Pro koho je SmartDocTO
Řešení pro hromadné skeny

Hromadné skeny a soubory s více doklady

Skener uloží celou hromádku jako jedno PDF a dodavatel pošle několik dokladů v jedné příloze. SmartDocTO umí u takového souboru rozpoznat, jaké typy dokumentů obsahuje, rozdělit ho na samostatné dokumenty a každý z nich vytěžit podle vlastní šablony. Jde o volitelné funkce, které se pro vaši firmu a pro konkrétní příjem zapínají v nastavení.

Výchozí situace

Proč doklady přicházejí slepené

Papír se skenuje po hromádkách, ne po jednotlivých dokladech. Dodavatel také často přiloží k jedné zprávě několik souborů najednou. Práce s takovým vstupem pak začíná rozebíráním, ne zpracováním.

  • Skener uloží celou vloženou hromádku jako jeden soubor.
  • Někdo musí PDF rozdělit ručně a hlídat, kde jeden doklad končí a další začíná.
  • V jednom souboru se míchají různé typy dokumentů a každý má jinou strukturu.
  • Rozdělené části se ukládají pod obecnými názvy a dohledávají se podle pořadí.
  • Ruční rozdělení se opakuje každý den a nezůstane po něm žádná stopa.
Dokumenty

Co takový soubor obvykle obsahuje

Rozpoznání pracuje s typy dokumentů, které máte nastavené. Vhodnost konkrétní dávky se ověřuje na skutečném vzorku.

1

Naskenovaná hromádka dokladů

Faktury a další doklady za sebou v jednom PDF, obvykle v pořadí, v jakém ležely ve skeneru.

2

Doklad s přílohami

Faktura následovaná dodacím listem, objednávkou nebo protokolem, které patří ke stejné události.

3

Dávka od jednoho dodavatele

Několik dokladů zaslaných jednou zprávou. Zpracují se samostatně, a pokud v nastavení příjmu zapnete slučování, spojí se PDF přílohy jedné zprávy do jednoho dokumentu.

Navržený proces

Jak SmartDocTO takový soubor zpracuje

Rozpoznávání typů se zapíná pro vaši firmu a rozdělení souboru je samostatná volba v nastavení příjmu. Dokud nejsou zapnuté obě, zůstane soubor jedním dokumentem, tak jako dosud. Se zapnutými volbami odpadá každodenní ruční rozřezávání a každý vzniklý doklad má vlastní název i vlastní historii.

1

Rozpoznání typů

Je-li rozpoznávání zapnuté, SmartDocTO určí, jaké typy dokumentů soubor obsahuje a kde se střídají.

2

Rozdělení souboru

Podle nastavení příjmu se PDF rozdělí na samostatné dokumenty, takže denní ruční rozřezávání odpadá. Z rozpoznaných částí lze i později nechat zpracovat jen vybrané.

3

Vytěžení a kontrola

Každý vzniklý dokument projde vlastní šablonou, validacemi a případným schválením jako kterýkoli jiný dokument. Má vlastní název i vlastní historii, takže se dohledává podle obsahu, ne podle pořadí ve skenu.

4

Předání výsledku

Při odeslání přes SFTP, SharePoint nebo OneDrive volíte, zda odejde samotný dokument, nebo dokument i celá e-mailová dávka složená do jednoho PDF.

Rozdělení odpovědnosti

Co udělá aplikace a co zůstává na vás

Co lze nastavit v SmartDocTO

  • Zapnutí rozpoznávání typů dokumentů pro vaši firmu.
  • Volbu, zda se vícedokumentové PDF rozdělí, nebo zůstane vcelku.
  • Šablony, validační pravidla a schvalování pro každý vzniklý dokument.
  • Skladbu odesílaného souboru u výstupních integrací SFTP, SharePoint a OneDrive.

Co zůstává na vašem týmu

  • Kvalitu skenu, čitelnost stran a pořadí dokladů v hromádce.
  • Kontrolu, zda rozdělení odpovídá skutečnému obsahu souboru.
  • Posouzení dokladů, které rozpoznávání nezařadilo.
  • Odborné rozhodnutí o účtování a schválení jednotlivých dokumentů.
Pilot

Co ověřit v pilotu

Pilot má ukázat, jak spolehlivě se vaše skutečné dávky rozpadnou na jednotlivé dokumenty a kolik případů zůstane na lidskou kontrolu.

Důležitá hranice Rozdělení se týká pouze PDF, zapíná se v nastavení příjmu a vyžaduje zapnuté rozpoznávání typů. Rozdělený soubor čerpá z měsíčního limitu tolik dokumentů, kolik jich rozdělením vznikne.
  1. 1 Běžnou naskenovanou dávku i tu, kterou považujete za nejhorší.
  2. 2 Typy dokumentů, které se ve vašich souborech střídají.
  3. 3 Vícestránkové doklady, u kterých nesmí dojít k rozdělení uprostřed.
  4. 4 Kvalitu skenu, orientaci stran a čitelnost razítek či rukopisu.
  5. 5 Očekávaný výstup, tedy zda potřebujete jednotlivé dokumenty, nebo u e-mailové dávky také složené PDF při odeslání přes SFTP, SharePoint či OneDrive.

Související obsah

Automatizace zpracování faktur

Co s fakturami po rozdělení dávky, od kontroly a schválení po předání do účetního systému.

Přečíst

Zpracování dokladů pro účetní firmy

Jak vypadá příjem, kontrola a předání dokladů od více klientů v jednom procesu.

Přečíst
Otázky a odpovědi

Časté otázky

Co když jsou v jednom souboru různé typy dokladů?
Právě proto rozdělení předchází rozpoznání typů. SmartDocTO určí, kde se typ dokumentu mění, a každou vzniklou část zpracuje podle šablony, která jí odpovídá.
Jak se rozdělený soubor počítá do měsíčního limitu?
Z limitu čerpá tolik dokumentů, kolik jich rozdělením vznikne. Původní soubor se nepočítá navíc. Pokud by rozdělení zbývající limit překročilo, neproběhne a zdrojový soubor se pouze uloží vcelku jako jeden dokument.
Co se stane, když se rozdělení nepovede?
Zdrojový soubor se uloží vcelku jako jeden dokument, rozdělení neproběhne a automatické vytěžení na něm už nepokračuje. Nic se neztratí. Tým může nechat zpracovat vybrané rozpoznané části, nebo soubor vytěžit vcelku.
Lze rozdělovat a zároveň slučovat přílohy z e-mailu?
Ne, jedna konfigurace příjmu může mít zapnutou nejvýše jednu z těchto voleb. Ve výchozím stavu jsou obě vypnuté, takže si vyberete, zda se vícedokumentové PDF rozdělí na samostatné dokumenty, nebo zda se PDF přílohy jedné zprávy sloučí do jednoho dokumentu.
Další oblasti

Kde ještě může SmartDocTO pomoci

Vlastní typ dokumentu
Řešení pro účetní firmy Řešení pro IT a outsourcing Řešení pro stavebnictví Řešení pro e-commerce Řešení pro výrobu a logistiku
Pilot s vlastními skeny

Pošlete nám jednu skutečnou dávku

Na vašem vzorku ukážeme, jak se soubor rozpadne na jednotlivé dokumenty a kde bude potřeba lidská kontrola.

Domluvit pilot
Funkce pro ochranu soukromí
Data uložená v EU
Historie změn a schválení