Naskenovaná hromádka dokladov
Faktúry a ďalšie doklady za sebou v jednom PDF, zvyčajne v poradí, v akom ležali v skeneri.
Pre koho je SmartDocTO
Pre hromadné skeny
Hromadné skeny a súbory s viacerými dokladmi
Skener uloží celú hromádku ako jedno PDF a dodávateľ pošle niekoľko dokladov v jednej prílohe. SmartDocTO vie pri takom súbore rozpoznať, aké typy dokumentov obsahuje, rozdeliť ho na samostatné dokumenty a každý z nich vyťažiť podľa vlastnej šablóny. Sú to funkcie, ktoré si zapínate v nastavení príjmu, nie automatické správanie.
Východisková situácia
Prečo doklady prichádzajú zlepené
Papier sa skenuje po hromádkach, nie po jednotlivých dokladoch. Dodávateľ tiež často priloží k jednej správe niekoľko súborov naraz. Práca s takým vstupom sa potom začína rozoberaním, nie spracovaním.
- Skener uloží celú vloženú hromádku ako jeden súbor.
- Niekto musí PDF rozdeliť ručne a sledovať, kde jeden doklad končí a ďalší sa začína.
- V jednom súbore sa miešajú rôzne typy dokumentov a každý má inú štruktúru.
- Rozdelené časti sa ukladajú pod všeobecnými názvami a vyhľadávajú sa podľa poradia.
- Ručné rozdeľovanie sa opakuje každý deň a nezostane po ňom žiadna stopa.
Dokumenty
Čo taký súbor obvykle obsahuje
Rozpoznanie pracuje s typmi dokumentov, ktoré máte nastavené. Vhodnosť konkrétnej dávky sa overuje na skutočnej vzorke.
Doklad s prílohami
Faktúra nasledovaná dodacím listom, objednávkou alebo protokolom, ktoré patria k tej istej udalosti.
Dávka od jedného dodávateľa
Niekoľko dokladov poslaných jednou správou. Spracujú sa samostatne, ak si v nastavení príjmu nezapnete zlučovanie PDF príloh z jednej správy do jedného dokumentu.
Navrhovaný proces
Čo sa so súborom stane v SmartDocTO
Rozpoznávanie typov sa zapína pre vašu firmu a rozdelenie súboru je samostatná voľba v nastavení príjmu. Kým nie je zapnuté oboje, súbor zostane jedným dokumentom tak ako doteraz. Keď zapnuté je, odpadá každodenné ručné rozrezávanie skenov a z jednej hromádky vzniknú samostatné doklady.
1
Rozpoznanie typov
Ak je rozpoznávanie zapnuté, SmartDocTO určí, aké typy dokumentov súbor obsahuje a kde sa striedajú.
2
Rozdelenie na dokumenty
Podľa nastavenia príjmu sa PDF rozdelí na samostatné dokumenty, takže hromádku už nemusí nikto rozrezávať ručne. Z rozpoznaných častí možno aj neskôr nechať spracovať len vybrané.
3
Vyťaženie a kontrola
Každý vzniknutý dokument prejde vlastnou šablónou, validáciami a prípadným schválením ako ktorýkoľvek iný dokument. Dostane vlastný názov a vlastnú históriu, takže sa dohľadáva podľa obsahu, nie podľa poradia v skene.
4
Odovzdanie výsledku
Pri odoslaní cez SFTP, SharePoint alebo OneDrive volíte, či odíde samotný dokument, alebo dokument aj celá e-mailová dávka zostavená do jedného PDF.
Rozdelenie zodpovednosti
Čo urobí aplikácia a čo zostáva na vás
Čo možno nastaviť v SmartDocTO
- Zapnutie rozpoznávania typov dokumentov pre vašu firmu.
- Voľbu, či sa PDF s viacerými dokladmi rozdelí, alebo zostane vcelku.
- Šablóny, validačné pravidlá a schvaľovanie pre každý vzniknutý dokument.
- Skladbu odosielaného súboru pri výstupných integráciách SFTP, SharePoint a OneDrive.
Čo zostáva na vašom tíme
- Kvalitu skenu, čitateľnosť strán a poradie dokladov v hromádke.
- Kontrolu, či rozdelenie zodpovedá skutočnému obsahu súboru.
- Posúdenie dokladov, ktoré rozpoznávanie nezaradilo.
- Odborné rozhodnutie o účtovaní a schválení jednotlivých dokumentov.
Pilot
Čo overiť v pilote
Pilot má ukázať, ako spoľahlivo sa vaše skutočné dávky rozpadnú na jednotlivé dokumenty a koľko prípadov zostane na ľudskú kontrolu.
Dôležitá hranica
Rozdelenie sa týka iba PDF a vyžaduje zapnuté rozpoznávanie typov. Do mesačného limitu sa započíta toľko dokumentov, koľko ich rozdelením vznikne.
- 1 Bežnú naskenovanú dávku aj tú, ktorú považujete za najhoršiu.
- 2 Typy dokumentov, ktoré sa vo vašich súboroch striedajú.
- 3 Viacstranové doklady, pri ktorých nesmie dôjsť k rozdeleniu uprostred.
- 4 Kvalitu skenu, orientáciu strán a čitateľnosť pečiatok či rukopisu.
- 5 Očakávaný výstup, teda či potrebujete jednotlivé dokumenty, alebo pri dokladoch prijatých e-mailom aj celú dávku zostavenú do jedného PDF cez SFTP, SharePoint alebo OneDrive.
Otázky a odpovede
Časté otázky
Čo ak sú v jednom súbore rôzne typy dokladov?
Práve preto rozdeleniu predchádza rozpoznanie typov. SmartDocTO určí, kde sa typ dokumentu mení, a každú vzniknutú časť spracuje podľa šablóny, ktorá jej zodpovedá.
Ako sa rozdelený súbor počíta do mesačného limitu?
Započíta sa toľko dokumentov, koľko ich rozdelením vznikne. Pôvodný súbor sa nepočíta navyše. Ak by rozdelenie prekročilo zostávajúci limit, neprebehne a súbor sa iba uloží vcelku ako jeden dokument bez automatického vyťaženia.
Čo sa stane, keď sa rozdelenie nepodarí?
Zdrojový súbor sa uloží vcelku ako jeden dokument, rozdelenie neprebehne a automatické vyťaženie na ňom nebeží. Nič sa nestratí. Váš tím môže dať spracovať vybrané rozpoznané časti alebo nechať vyťažiť celý súbor.
Možno rozdeľovať a zároveň zlučovať prílohy z e-mailu?
Nie, jedna konfigurácia príjmu môže mať zapnutú najviac jednu z týchto možností. Buď sa PDF s viacerými dokladmi rozdelí na samostatné dokumenty, alebo sa PDF prílohy jednej správy zlúčia do jedného dokumentu. Vo východiskovom nastavení sú obe možnosti vypnuté.
Ďalšie oblasti
Vlastný typ dokumentu
Kde ešte môže SmartDocTO pomôcť
Pilot s vlastnými skenmi
Pošlite nám jednu skutočnú dávku
Na vašej vzorke ukážeme, ako sa súbor rozpadne na jednotlivé dokumenty a kde bude potrebná ľudská kontrola.
Dohodnúť pilot