Gescannter Belegstapel
Rechnungen und weitere Belege nacheinander in einer PDF-Datei, meist in der Reihenfolge, in der sie im Scanner lagen.
Für wen SmartDocTO gedacht ist
Für gescannte Stapel
Stapelscans und Dateien mit mehreren Belegen
Der Scanner legt einen ganzen Stapel als eine PDF-Datei ab, und Lieferanten senden mehrere Belege in einem Anhang. SmartDocTO kann bei einer solchen Datei erkennen, welche Dokumenttypen sie enthält, sie in einzelne Dokumente aufteilen und jedes davon nach einer eigenen Vorlage auslesen. Beides sind Funktionen, die Sie in den Eingangseinstellungen aktivieren, und die Aufteilung gilt ausschließlich für PDF-Dateien.
Ausgangssituation
Warum Belege zusammengefasst eintreffen
Papier wird stapelweise gescannt, nicht Beleg für Beleg. Auch Lieferanten hängen an eine Nachricht oft mehrere Dateien gleichzeitig an. Die Arbeit beginnt dann mit dem Auseinandernehmen, nicht mit der Verarbeitung.
- Der Scanner legt den gesamten eingelegten Stapel als eine Datei ab.
- Die Sachbearbeitung teilt das PDF von Hand und achtet darauf, wo ein Beleg endet und der nächste beginnt.
- In einer Datei mischen sich verschiedene Dokumenttypen, jeder mit eigener Struktur.
- Die getrennten Teile landen unter allgemeinen Dateinamen und werden nach Reihenfolge gesucht.
- Das manuelle Aufteilen wiederholt sich täglich und hinterlässt keine Spur.
Dokumente
Was eine solche Datei üblicherweise enthält
Die Erkennung arbeitet mit den Dokumenttypen, die Sie eingerichtet haben. Ob sich ein konkreter Stapel eignet, zeigt sich an einem echten Muster.
Beleg mit Anlagen
Eine Rechnung, gefolgt von Lieferschein, Bestellung oder Protokoll, die zum selben Vorgang gehören.
Belege aus einer Lieferanten-E-Mail
Mehrere Belege, die in einer Nachricht ankommen. Standardmäßig wird jeder Anhang einzeln verarbeitet; das Zusammenführen zu einem Dokument lässt sich in den Eingangseinstellungen aktivieren und betrifft nur PDF-Anhänge.
Vorgeschlagener Prozess
Wie SmartDocTO mit der Datei umgeht
Die Erkennung der Typen lässt sich für Ihr Unternehmen aktivieren, die Aufteilung der Datei ist eine eigene Wahl in den Eingangseinstellungen. Solange nicht beides aktiv ist, bleibt die Datei ein Dokument wie bisher. Sind beide aktiv, entfällt das tägliche Aufteilen von Hand und aus dem Stapel werden eigenständige Dokumente, jedes mit eigenem Namen und eigener Historie.
1
Erkennung der Typen
Ist die Erkennung aktiviert, bestimmt SmartDocTO, welche Dokumenttypen die Datei enthält und wo sie wechseln.
2
Aufteilung in Dokumente
Je nach Eingangseinstellungen wird das PDF in einzelne Dokumente aufgeteilt. Damit endet das tägliche Auseinandernehmen der Datei von Hand. Aus den erkannten Teilen lassen sich auch nachträglich nur ausgewählte verarbeiten.
3
Auslesen und Prüfen
Jedes entstandene Dokument durchläuft seine eigene Vorlage, die Validierungen und bei Bedarf die Freigabe wie jedes andere Dokument. Es trägt einen eigenen Namen und eine eigene Verarbeitungshistorie, sodass Sie es später über seinen Inhalt finden und nicht über die Position im Scan.
4
Ergebnis übergeben
Beim Versand über SFTP, SharePoint oder OneDrive wählen Sie, ob nur das Dokument übergeben wird oder das Dokument zusammen mit dem gesamten E-Mail-Stapel in einer PDF-Datei. Der zusammengestellte Stapel entsteht nur bei Dokumenten, die per E-Mail eingegangen sind.
Aufteilung der Verantwortung
Was die Anwendung leistet und was bei Ihnen bleibt
Was sich in SmartDocTO konfigurieren lässt
- Aktivierung der Erkennung von Dokumenttypen für Ihr Unternehmen.
- Die Wahl, ob ein PDF mit mehreren Belegen aufgeteilt wird oder ganz bleibt.
- Vorlagen, Validierungsregeln und Freigabe für jedes entstandene Dokument.
- Die Zusammenstellung der Zustellung bei den Ausgangsintegrationen SFTP, SharePoint und OneDrive.
Was bei Ihrem Team bleibt
- Scanqualität, Lesbarkeit der Seiten und Reihenfolge der Belege im Stapel.
- Die Prüfung, ob die Aufteilung dem tatsächlichen Inhalt der Datei entspricht.
- Die Beurteilung von Belegen, die die Erkennung nicht zugeordnet hat.
- Die fachliche Entscheidung über Buchung und Freigabe der einzelnen Dokumente.
Pilotprojekt
Was im Pilotprojekt geprüft wird
Das Pilotprojekt zeigt, wie zuverlässig Ihre echten Stapel in einzelne Dokumente aufgeteilt werden und wie viele Fälle der menschlichen Prüfung vorbehalten bleiben.
Wichtige Abgrenzung
Die Aufteilung betrifft ausschließlich PDF-Dateien und setzt die aktivierte Erkennung der Typen voraus. Eine aufgeteilte Datei zählt mit so vielen Dokumenten auf das Monatslimit, wie durch die Aufteilung entstehen.
- 1 Einen üblichen gescannten Stapel und den, den Sie für den schwierigsten halten.
- 2 Die Dokumenttypen, die sich in Ihren Dateien abwechseln.
- 3 Mehrseitige Belege, die nicht mittendrin getrennt werden dürfen.
- 4 Scanqualität, Seitenausrichtung und Lesbarkeit von Stempeln oder Handschrift.
- 5 Die erwartete Ausgabe, also ob Sie einzelne Dokumente benötigen oder bei per E-Mail eingegangenen Belegen den zusammengestellten E-Mail-Stapel als eine PDF-Datei über SFTP, SharePoint oder OneDrive.
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Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Was passiert, wenn eine Datei verschiedene Belegtypen enthält?
Genau deshalb geht der Aufteilung die Erkennung der Typen voraus. SmartDocTO bestimmt, wo der Dokumenttyp wechselt, und verarbeitet jeden entstandenen Teil nach der passenden Vorlage.
Wie zählt eine aufgeteilte Datei zum Monatslimit?
Sie zählt mit so vielen Dokumenten, wie durch die Aufteilung entstehen. Die Ursprungsdatei zählt nicht zusätzlich. Würde die Aufteilung das verbleibende Limit überschreiten, findet sie gar nicht statt und die Datei wird nur als ein Dokument gespeichert, ohne automatische Auslesung.
Was geschieht, wenn die Aufteilung nicht gelingt?
Die Aufteilung findet dann nicht statt und die Datei wird als ein einziges Dokument gespeichert; die automatische Auslesung läuft in diesem Fall nicht an. Verloren geht nichts: Ihr Team kann anschließend ausgewählte erkannte Teile verarbeiten lassen oder die gesamte Datei als ein Dokument auslesen lassen.
Lassen sich Anhänge aus E-Mails gleichzeitig aufteilen und zusammenführen?
Nein, eine Eingangskonfiguration kann höchstens eine der beiden Funktionen nutzen. Beide sind standardmäßig ausgeschaltet; Sie entscheiden, ob ein PDF mit mehreren Belegen in einzelne Dokumente aufgeteilt wird oder ob die PDF-Anhänge einer Nachricht zu einem Dokument zusammengeführt werden. Andere Anhangsformate werden nicht zusammengeführt.
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An Ihrem Muster zeigen wir, wie die Datei in einzelne Dokumente aufgeteilt wird und wo menschliche Prüfung nötig bleibt.
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