Betriebliche Nachweise
Serviceberichte, Prüfprotokolle, Übergabeunterlagen oder Produktionsdokumente.
Für wen SmartDocto gedacht ist
Eigener Dokumenttyp
Prüfen Sie, ob sich Ihr wiederkehrendes Dokument automatisieren lässt
Nicht jedes sinnvolle Szenario beginnt mit einer Rechnung. Wenn Menschen regelmäßig dieselben Felder übertragen, zeigt ein fokussierter Pilot, was zuverlässig ausgelesen werden kann und wo menschliches Urteil nötig bleibt.
Ausgangssituation
Beginnen Sie mit dem Prozess, nicht mit einem KI-Versprechen
Ein Dokument eignet sich, wenn das Ergebnis klar beschrieben werden kann, die Eingänge sich wiederholen und genügend Beispiele für eine Prüfung vorliegen.
- Dieselben Felder werden regelmäßig übertragen.
- Dokumente haben verschiedene Layouts oder Qualitätsstufen.
- Prüfungen hängen von Tabellen oder anderen Systemen ab.
- Ausnahmen werden per E-Mail oder Chat bearbeitet.
- Korrekturaufwand und Fehlermuster werden nicht gemessen.
Dokumente
Beispiele für eine Prüfung
Entscheidend sind Wiederholbarkeit, klar definierte Felder und überprüfbare Regeln.
Kaufmännische Dokumente
Preislisten, Bestellungen, Bestätigungen, Reklamationen und Abrechnungen.
Fachspezifische Formulare
Branchendokumente mit stabiler Struktur und eindeutigem Soll-Ergebnis.
Vorgeschlagener Prozess
So läuft die Bewertung ab
Der Pilot beantwortet eine konkrete Entscheidung. Er verspricht nicht, dass jedes Dokument automatisierbar ist.
1
Aktuelle Arbeit beschreiben
Klären Sie, wer das Dokument erhält, welche Daten übertragen und geprüft werden und wohin das Ergebnis geht.
2
Repräsentative Beispiele wählen
Beziehen Sie häufige Layouts, schlechte Qualität, fehlende Werte und bekannte Ausnahmen ein.
3
Konfigurieren und messen
Vorlage und Regeln werden festgelegt, danach werden Qualität, Korrekturen und Fehler erfasst.
4
Über den Umfang entscheiden
Die Ergebnisse zeigen, ob der Prozess fortgeführt, eingegrenzt oder manuell belassen werden sollte.
Aufteilung der Verantwortung
Eine verlässliche Grenze gehört zum Ergebnis
Was der Pilot zeigen kann
- Welche Felder konsistent ausgelesen werden.
- Welche Prüfungen als Regeln formulierbar sind.
- Welche Varianten Korrekturen verursachen.
- Welcher Ausgangskanal den nächsten Schritt unterstützt.
Was die Prozessverantwortung festlegen muss
- Was ein korrektes Ergebnis bedeutet.
- Welche Fehler nicht akzeptabel sind.
- Wer über mehrdeutige oder fehlende Informationen entscheidet.
- Ob der gemessene Nutzen eine Umsetzung rechtfertigt.
Pilotprojekt
Was Sie für den Pilot benötigen
Ein aussagekräftiger Pilot braucht ein definiertes Ergebnis und Beispiele aus dem realen Prozess.
Wichtige Abgrenzung
SmartDocto leitet keine geschäftliche Wahrheit aus einem Dokument ab. Es bereitet Daten vor und wendet definierbare, überprüfbare Regeln an.
- 1 Repräsentative Dokumente einschließlich schwieriger Fälle.
- 2 Liste der Pflichtfelder und Datentypen.
- 3 Bekannte Prüfregeln und Referenzquellen.
- 4 Beispiele für Ausnahmen und ihre heutige Bearbeitung.
- 5 Eine Person, die den Prozess kennt und verantwortet.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Wie erkennen wir, ob unser Dokument für die Verarbeitung geeignet ist?
Wir prüfen, ob benötigte Felder, gewünschte Kontrollen und typische Ausnahmen klar beschrieben werden können und ob repräsentative Beispiele vorliegen.
Wie groß sollte der Beispielsatz sein?
Er sollte die üblichen Layouts, Qualitätsunterschiede und problematischen Fälle enthalten. Die passende Größe hängt von der Vielfalt Ihrer Dokumente ab.
Welches Ergebnis erhalten wir aus dem Pilotprojekt?
Sie erhalten eine belastbare Einschätzung der Abdeckung, erkannte Grenzen und einen Vorschlag für Verarbeitung, Kontrolle und mögliche Anbindung.
Pilot für Ihr Dokument
Bringen Sie einen echten wiederkehrenden Prozess mit
Wir definieren das Soll-Ergebnis, testen repräsentative Beispiele und zeigen verlässliche Ergebnisse sowie Grenzen.
Pilotprojekt besprechen