Dokumenteneingang, Prüfung der erkannten Daten, Freigaben und Übergabe an das nachgelagerte System.
SmartDocTO kann mehr als Daten auslesen. Die Plattform nimmt Dokumente an, bereitet Daten zur Prüfung vor, protokolliert die Verarbeitung und übergibt das Ergebnis an das nachgelagerte System.
Beispieldaten
Schritt 1 von 4
Sie können eine Datei direkt in der Anwendung hochladen. Je nach Einrichtung kann derselbe Ablauf auch per E-Mail, API oder über einen geschützten Upload-Link starten.
Beispieldaten
Schritt 2 von 4
Die erkannten Werte erscheinen in der Struktur der Vorlage zusammen mit einem Konfidenzwert. Vor dem nächsten Schritt können Sie sie prüfen und korrigieren.
Beispieldaten
Schritt 3 von 4
Der Verlauf erfasst Start und Abschluss der Verarbeitung, Validierung und weitere Ereignisse. So sieht das Team, was mit dem Dokument geschehen ist.
Beispieldaten
Schritt 4 von 4
Sobald die eingerichteten Regeln erfüllt sind, sendet SmartDocTO die Daten über die Ausgangsintegration und zeigt am Dokument, ob die Zustellung erfolgreich war.
Sie definieren die benötigten Felder. Die KI bereitet Werte vor, Benutzer sehen Konfidenzwerte und Validierungsergebnisse.
Sie können PDF, JPG, Word (DOC, DOCX) oder Excel (XLS, XLSX) hochladen. Der technische Verarbeitungsweg hängt von Format und KI-Modell ab, die Ausgabe folgt immer den Feldern der Vorlage.
Visueller Editor für Struktur, Abschnitte, Felder und Validierung. Jede Vorlage wird für die benötigten Felder eingerichtet.
Benutzer sehen extrahierten Wert, Konfidenzwert und Regelergebnis. Je nach Konfiguration kann eine Abweichung den Prozess stoppen oder eine Aktion anfordern.
Vorlagenänderungen werden versioniert, Feldkorrekturen fließen in Statistiken ein. Das Team nutzt sie zur Anpassung von Vorlagen und Regeln.
Eine Verarbeitungsregel kann auf reines Speichern gestellt werden. Die Datei bleibt in der Liste auffindbar, ohne KI-Extraktion und ohne Vorlage.
Im Dokumentdetail steht die Originaldatei neben den extrahierten Werten. Die Vorschau unterstützt PDF, Bilder, Excel mit Blattwechsel und Word.
Drag & Drop, E-Mail, API oder ein Link für externe Partner.
Ziehen Sie einzelne Dateien oder Stapel in den Browser und verfolgen Sie den Upload. Verfügbare Grenzen hängen von Tarif und Verarbeitungsmodell ab.
Dokumente können aus einem verbundenen Postfach oder gesichert über die API Ihres Systems eintreffen. Beide Kanäle nutzen dieselben Verarbeitungsregeln wie der Web-Upload.
Lieferanten oder Kunden laden Dateien über einen gesicherten Link hoch, ohne Zugang zur internen Anwendung. Gültigkeit und Nutzung lassen sich begrenzen.
SmartDocTO vergleicht Datei-Fingerabdrücke. Ein erneuter Upload derselben Datei wird gestoppt, sofern ein Benutzer nicht bewusst eine Ausnahme zulässt.
Die Dokumenttyperkennung aktivieren Sie für Ihr Unternehmen, in den Eingangseinstellungen dazu die Aufteilung von Sammel-PDFs. Später verarbeiten Sie nur eine Auswahl.
Dokumente aus einer E-Mail erhalten ein gemeinsames Stapeletikett. Es erscheint als Kennzeichen und filtert die Liste, eigene Etiketten sind möglich.
Regeln entscheiden, wer genehmigt. Das System verfolgt Fristen und markiert überfällige Anfragen.
Eine Regel kann Freigeber nach Dokumenttyp, Betrag, Lieferant oder anderem extrahierten Wert auswählen. Ein Dokument kann mehrere Regeln erfüllen.
Zugewiesene Freigeber werden benachrichtigt und sehen den Termin. Danach bleibt die Anfrage offen und wird als überfällig markiert.
Der zugewiesene Freigeber delegiert eine Anfrage an eine Vertretung, oder der Eigentümer bzw. ein Administrator weist sie neu zu. Ursprüngliche und neue Zuweisung bleiben im Verlauf.
Kunden oder Partner arbeiten mit einem eigenen eingeschränkten Konto und sehen nur zugewiesene Anfragen. Entscheidungen werden ihrer Identität zugeordnet.
Benachrichtigungen erscheinen in der Anwendung, per E-Mail und als Push im Browser. Push aktiviert jeder Benutzer selbst für das gewünschte Gerät.
Benutzer wählen je Benachrichtigungsart: sofort, tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung oder nichts. Vorgabe und Uhrzeit legt das Unternehmen fest.
Freigegebene Daten werden über den gewählten Kanal zugestellt. Jeder Zustellversuch erscheint in der Historie.
Vorlagenfelder ordnen Sie der Struktur des ERP- oder Zielsystems zu. Bei SFTP und SharePoint/OneDrive wählen Sie: Dokument allein oder mit dem E-Mail-Stapel in einem PDF.
Bei einem vorübergehenden Fehler wiederholt das System die Zustellung in wachsenden Abständen. Ein fehlgeschlagener Versuch lässt sich auch manuell neu starten.
Synchronisieren Sie Lieferantenlisten, Kostenstellen oder Produktcodes aus einem externen System.
Daten können als Excel oder CSV heruntergeladen werden. Je nach Konfiguration lassen sich Dateien und Daten auch per SFTP oder in SharePoint oder OneDrive übergeben.
Ein Kennzeichen am Dokument zeigt in der Liste wie im Detail, wie die Übergabe an die Ausgangsintegrationen ausgegangen ist. Die Liste filtern Sie nach zugestellt, fehlgeschlagen, wartend und ohne Versand.
Ihr Unternehmen legt ein Namensmuster aus Systemplatzhaltern und Werten extrahierter Felder fest. Es gilt für alle Ausgaben, Vorlagen können abweichen.
Übersichten, KPI-Kennzahlen und Trends. Daten zu Dokumenten, Genehmigungen, KI-Verbrauch und Integrationen.
Berichte umfassen Dokumente, Freigaben, KI-Nutzung, Integrationen und Korrekturen extrahierter Werte. Jeder Bereich hat eigene Kennzahlen und Dimensionen.
Stellen Sie Ansichten aus Kennzahlenkarten, Diagrammen und Tabellen zusammen. Mehrere Ansichten für verschiedene Teams lassen sich speichern.
Eine gespeicherte Ansicht lässt sich mit ausgewählten Benutzern teilen, die zum Öffnen berechtigt sind. Zugriff regeln Firmenzugehörigkeit und Rolle.
Sie bestimmen ein Vorlagenfeld als Zuordnungsschlüssel, etwa die Bestellnummer. Dokumente mit gleichem Wert werden verknüpft und gemeinsam ausgewiesen.
Filtern Sie Ergebnisse nach Zeitraum und vergleichen Sie ausgewählte Kennzahlen mit dem vorherigen Zeitraum.
Anzahl der Anfragen, Token und Antwortzeit je Modell helfen, den technischen Verbrauch zu beobachten. Die Verfügbarkeit hängt vom Anbieter ab.
Verschlüsselung, Rollen, Änderungshistorie und Aufbewahrungseinstellungen. Funktionen zur Steuerung des Datenschutzes.
Kommunikation über verschlüsselte Verbindung, sensible Daten in der Datenbank verschlüsselt. In der Cloud-Variante Daten in der EU gespeichert.
Eigentümer, Administratoren, Freigeber und Benutzer haben unterschiedliche Rechte. Externe Rollen trennen Upload, Ansicht und Freigabe vom internen Zugriff.
Unterstützte Verarbeitungsschritte, Feldänderungen, Entscheidungen und Zustellversuche bleiben am Dokument nachvollziehbar.
Jede hochgeladene Datei durchläuft vor der Verarbeitung eine ClamAV-Prüfung. Unternehmen und Berechtigungen bestimmen den Zugriff.
Jeder Benutzer aktiviert im Profil einen zweiten Faktor über eine Authentifizierungs-App. Wiederherstellungscodes decken den Verlust des Geräts ab.
Nach wiederholten Fehlversuchen wird das Konto vorübergehend gesperrt, zudem ist die Zahl der Anmeldeversuche begrenzt. Das gilt auch beim zweiten Faktor.
Im 14-tägigen Pilot messen Sie Extraktion, Validierung, Freigabe und Übergabe an Ihren eigenen Dokumenten.
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