Plattform-Funktionen

Was SmartDocto kann

Vom Dokumenten-Upload bis zum Datenexport in Ihr System.

SmartDocto Übersicht für Dokumentenverarbeitung
KI-Extraktion

KI liest Dokumente für Sie

Richten Sie eine Vorlage mit den benötigten Feldern ein. KI extrahiert Daten aus jedem Dokument und zeigt die Konfidenz.

Unterstützte Formate

PDF und Bilder (JPG, PNG, TIFF). Excel (.xls, .xlsx) wandeln wir vor der Verarbeitung in ein Bild um. Handyfotos durchlaufen denselben Weg wie ein Scan.

Dokumentvorlagen

Visueller Designer für die Struktureinrichtung. Sektionen, Felder, Validierung. Starten Sie mit einer fertigen Vorlage.

Qualitätskontrolle

Jedes Feld hat einen Extraktions-Konfidenzwert. Validierungsregeln in der Vorlage erkennen fehlerhafte Daten automatisch.

Vorlagen-Versionierung

Jede Änderung wird versioniert. Zwei Versionen vergleichen, sehen was sich geändert hat. Jederzeit zurückkehren.

Genauigkeits-Tracking

Korrekturstatistiken pro Feld. Sehen Sie, welche Felder KI gut beherrscht und wo Fehler auftreten.

Dokumentbenennung

Einheitliche Dokumentbenennung nach Muster: Typ, Datum, Firma, laufende Nummer. Vorgefertigte oder eigene Muster.

Upload

Dokumenten-Upload

Drag & Drop, E-Mail, API oder ein Link für externe Partner.

Drag & Drop

Ziehen Sie Dateien direkt in den Browser. Einzeln oder mehrere gleichzeitig, mit Fortschrittsanzeige.

E-Mail

Verbinden Sie Ihre E-Mail oder ein gemeinsames Postfach. Der E-Mail-Text kann als PDF verarbeitet werden.

REST API

Dokumenten-Upload per API inklusive Verwaltung der Zugriffstoken. Für die Integration mit Ihren Systemen.

Upload-Link

Senden Sie Ihrem Lieferanten einen sicheren Link. Einmaliger Zugang oder mit konfigurierbaren Limits.

Duplikaterkennung

Automatische Datei-Fingerabdruck-Prüfung. Ein Duplikat wird abgelehnt, es sei denn Sie erlauben eine Ausnahme.

Dokumentengruppen

Organisieren Sie zusammengehörige Dokumente in Gruppen. Weisen Sie Dokumente über die Dokumentdetailseite Gruppen zu.

Genehmigung

Genehmigungsprozess

Regeln entscheiden, wer genehmigt. Das System verfolgt Fristen und markiert überfällige Anfragen.

Genehmigungsregeln

Bedingungen festlegen: Betrag über 100.000 geht an die Geschäftsführung, neuer Lieferant durchläuft Prüfung.

Unabhängige Regeln

Mehrere Genehmigungsregeln pro Dokumenttyp. Jede Regel mit eigenem Genehmiger und eigener Frist.

Fristen & Überfällig-Verfolgung

Bei der Zuweisung wird der Genehmiger einmalig benachrichtigt. Reagiert er nicht bis zur Frist, markiert das Dashboard die Anfrage als überfällig. Alles mit Zeitstempeln in der Historie.

Delegation

Bei Abwesenheit Delegation an Vertreter. Keine Verzögerungen im Genehmigungsprozess.

Validierungsregeln

Bedingungen für extrahierte Daten: Betrag im Bereich, Lieferant existiert in Referenzdaten. 20+ Operatoren.

Externe Genehmiger

Ein Kunde oder Partner wird per Team-Einladung eingeladen, vergibt ein Passwort und genehmigt angemeldet unter einer eingeschränkten Rolle. Ohne Installation. Alles im Audit-Log.

Integrationen

Anbindung an Ihre Systeme

Daten gehen dorthin, wo Sie sie brauchen. Automatisch, mit vollständigem Protokoll.

Export in Systeme

Senden Sie extrahierte Daten an ERP, Buchhaltung oder andere Systeme. Feld-Mapping zum Zielformat.

Authentifizierung

API Key, Bearer Token, Basic Auth, OAuth 2.0 Client Credentials, benutzerdefinierte Header. Authentifizierung direkt im Assistenten vor der Verbindungsprüfung einrichten.

Automatischer Retry

Bei Fehlern wiederholt das System die Zustellung mit steigenden Intervallen. Fehlgeschlagene Zustellungen können auch manuell wiederholt werden.

Referenzdaten

Synchronisieren Sie Lieferantenlisten, Kostenstellen oder Produktcodes aus einem externen System.

Zustellhistorie

Vollständiges Log: Erfolg/Fehler, HTTP-Codes, Response-Bodies, Zeitstempel. Nichts geht verloren.

Datenexport

Manueller Export aus der Anwendung als Excel oder CSV. Automatische Übermittlung an SharePoint, OneDrive oder SFTP gemäß der Integrationskonfiguration.

Berichte

Berichte & Übersichten

Übersichten, KPI-Kennzahlen, automatische Benachrichtigungen. Daten zu Dokumenten, Genehmigungen, KI-Verbrauch und Integrationen.

Eigene Übersichten

Widgets per Ziehen und Ablegen: Balken-, Linien-, Kreisdiagramme, KPI-Karten, Tabellen. Mehrere gespeicherte Ansichten für verschiedene Teams.

4 Datenquellen

Dokumente, Genehmigungen, KI-Nutzung, Integrationen. Jede Quelle mit eigenen Metriken und Gruppierungsdimensionen.

KPI-Metriken

Gesamtdokumente, Verarbeitungserfolgsrate, ausstehende Genehmigungen, durchschnittliche Bearbeitungszeit. Vergleich mit Vorperiode.

Berichtsübersicht

Konfigurierbare Übersicht mit Widgets, Vorlagen, Freigabe und Zeitraumauswahl. KPI-Karten, Trends, Dimensionen. Ohne manuelle Widget-Konfiguration.

Zeiträume

Umschalten zwischen 7 Tagen, 30 Tagen, 90 Tagen, 1 Jahr. Trends und Periodenvergleich mit einem Klick.

KI-Nutzung

Token-Tracking, Anfragenanzahl und Antwortzeit nach KI-Modell. Übersicht der Verarbeitungskosten.

Sicherheit

Sicherheit und Kontrolle

DSGVO, Verschlüsselung, Rollen, Audit-Trail. Ihre Daten unter Kontrolle.

Datenschutz

Kommunikation über verschlüsselte Verbindung, sensible Daten in der Datenbank verschlüsselt. In der Cloud-Variante Daten in der EU gespeichert.

4 interne Rollen

Eigentümer, Administrator, Genehmiger, Benutzer. Jede Rolle hat genau definierte Berechtigungen.

3 externe Rollen

Externer Hochlader (Upload per Link), externer Betrachter (liest geteilte Dokumente), externer Genehmiger (genehmigt mit eingeschränktem Konto nach Team-Einladung).

Audit-Trail

Wer was genehmigt hat, wann und warum. Vollständige Dokumentenhistorie vom Upload bis zum Export.

Antivirus

Jede hochgeladene Datei wird vor der Verarbeitung durch einen Virenscan (ClamAV) geprüft.

Multi-Tenant-Isolation

Die Daten jedes Unternehmens sind strikt getrennt. Isolation auf Datenbank- und Dokumentenspeicherebene.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Welche Dokumentformate unterstützt SmartDocto?
Die KI verarbeitet PDF und Bilder (JPG, PNG, TIFF) direkt. Excel (.xls, .xlsx) konvertieren wir vor der Extraktion in ein Bild. Jede Datei durchläuft eine Virenprüfung (ClamAV), bevor sie die KI erreicht. Die maximale Dateigröße richtet sich nach dem Plan.
Wie genau ist die KI-Datenextraktion?
Jedes Feld hat einen Zuverlässigkeitswert, der zeigt, wie sicher sich die KI ihres Ergebnisses ist. Validierungsregeln (Pflichtwerte, Format, Abgleich mit Referenzdaten) markieren fehlerhafte Felder automatisch zur Überprüfung vor der Genehmigung. Nutzer können Felder korrigieren, und die Korrektur wird in Statistiken erfasst, sodass Sie sehen, wo sich die KI irrt und wo sie besser wird.
Wie funktioniert der Genehmigungsprozess?
Ein Regelsatz definiert Bedingungen (Dokumenttyp, Betrag, Lieferant), Genehmiger, die Frist, den Erinnerungsrhythmus und das Eskalationsziel. Bei Inaktivität nach Ablauf der Frist wird die Anfrage an eine ausgewählte Person oder an das erste verfügbare Konto mit der Rolle Eigentümer, Administrator oder Genehmiger eskaliert. Externe Genehmiger (Kunde, Lieferant) erhalten ein vollwertiges Konto mit eingeschränkter Rolle, keinen Einmal-Link, sodass der Audit-Trail eine dauerhafte Identität behält.
Kann ich Daten in ein ERP- oder Buchhaltungssystem exportieren?
Automatisch über ausgehende Integrationen, die extrahierte Daten nach der Genehmigung an Ihr System senden. Wir unterstützen gängige Authentifizierungsmethoden einschließlich OAuth 2.0. Bei einem Ausfall des Zielsystems wird die Übertragung wiederholt. Manuell können Daten als Excel oder CSV von der Seite Exporte heruntergeladen werden.
Wie wird die Sicherheit von Dokumenten und Integrationen gewährleistet?
Die gesamte Kommunikation erfolgt verschlüsselt. Sensible Daten in der Datenbank (zum Beispiel Zugangsdaten für Integrationen) sind verschlüsselt. Die Daten jedes Unternehmens sind strikt voneinander getrennt. Der Audit-Trail erfasst jede Nutzeraktion. In der Cloud-Variante werden die Daten in der EU gespeichert.
Wie fange ich an? Was kostet es? Wie automatische Rechnungsverarbeitung funktioniert Leitfäden
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