Was SmartDocto kann
Vom Dokumenten-Upload bis zum Datenexport in Ihr System.
KI liest Dokumente fur Sie
Richten Sie eine Vorlage mit den benotigten Feldern ein. KI extrahiert Daten aus jedem Dokument und zeigt die Konfidenz.
Unterstutzte Formate
PDF, gescannte Dokumente, Handyfotos, Excel (.xlsx). Wir verarbeiten, womit Sie taglich arbeiten.
Dokumentvorlagen
Visueller Designer fur die Struktureinrichtung. Sektionen, Felder, Validierung. Starten Sie mit einer fertigen Vorlage.
Qualitatskontrolle
Jedes Feld hat einen Extraktions-Konfidenzwert. Validierungsregeln in der Vorlage erkennen fehlerhafte Daten automatisch.
Vorlagen-Versionierung
Jede Anderung wird versioniert. Zwei Versionen vergleichen, sehen was sich geandert hat. Jederzeit zuruckkehren.
Genauigkeits-Tracking
Korrekturstatistiken pro Feld. Sehen Sie, welche Felder KI gut beherrscht und wo Fehler auftreten.
Dokumentbenennung
Einheitliche Dokumentbenennung nach Muster: Typ, Datum, Firma, laufende Nummer. Vorgefertigte oder eigene Muster.
Dokumenten-Upload
Drag & Drop, E-Mail, API oder ein Link fur externe Partner.
Drag & Drop
Ziehen Sie Dateien direkt in den Browser. Einzeln oder mehrere gleichzeitig, mit Fortschrittsanzeige.
Verbinden Sie Ihre E-Mail oder ein gemeinsames Postfach. Der E-Mail-Text kann als PDF verarbeitet werden.
REST API
Dokumenten-Upload per API inklusive Verwaltung der Zugriffstoken. Fur die Integration mit Ihren Systemen.
Upload-Link
Senden Sie Ihrem Lieferanten einen sicheren Link. Einmaliger Zugang oder mit konfigurierbaren Limits.
Duplikaterkennung
Automatische Datei-Fingerabdruck-Prufung. Ein Duplikat wird abgelehnt, es sei denn Sie erlauben eine Ausnahme.
Dokumentengruppen
Organisieren Sie zusammengehorige Dokumente in Gruppen. Manuell, automatisch aus E-Mails oder nach Regeln.
Genehmigungs-Workflow
Regeln entscheiden, wer genehmigt. Das System uberwacht Fristen und eskaliert.
Genehmigungsregeln
Bedingungen festlegen: Betrag uber 100.000 geht an die Geschaftsfuhrung, neuer Lieferant durchlauft Prufung.
Mehrstufige Ketten
Sequenzielle Genehmigung: Level 1, Level 2, Level 3+. Konfigurierbare Fristen fur jede Stufe.
Eskalation & Erinnerungen
Wenn ein Genehmiger nicht reagiert, sendet das System automatisch eine Erinnerung. Alles mit Zeitstempeln in der Historie.
Delegation
Bei Abwesenheit Delegation an Vertreter. Keine Verzogerungen im Genehmigungsprozess.
Validierungsregeln
Bedingungen fur extrahierte Daten: Betrag im Bereich, Lieferant existiert in Referenzdaten. 20+ Operatoren.
Externe Genehmiger
Ein Kunde oder Partner genehmigt per Link. Ohne Konto, ohne Installation. Alles im Audit-Log.
Anbindung an Ihre Systeme
Daten gehen dorthin, wo Sie sie brauchen. Automatisch, mit vollstandigem Protokoll.
Outbound-Integrationen
Senden Sie extrahierte Daten an ERP, Buchhaltung oder andere Systeme. Feld-Mapping zum Zielformat.
Authentifizierung
API Key, Bearer Token, Basic Auth, OAuth 2.0. Anbindung an jeden REST-API-Endpunkt.
Automatischer Retry
Bei Fehlern wiederholt das System die Zustellung mit steigenden Intervallen. Fehlgeschlagene Zustellungen konnen auch manuell wiederholt werden.
Referenzdaten
Synchronisieren Sie Lieferantenlisten, Kostenstellen oder Produktcodes aus einem externen System.
Zustellhistorie
Vollstandiges Log: Erfolg/Fehler, HTTP-Codes, Response-Bodies, Zeitstempel. Nichts geht verloren.
Datenexport
Excel (.xlsx), CSV, JSON. Manueller Export aus der App oder automatisch nach SharePoint, OneDrive, SFTP.
Reporting & Dashboards
Eigene Dashboards, KPI-Metriken, Smart Insights. Daten zu Dokumenten, Genehmigungen, KI-Nutzung und Integrationen.
Eigene Dashboards
Drag-and-Drop-Widgets: Balken-, Linien-, Kreisdiagramme, KPI-Karten, Tabellen. Mehrere gespeicherte Ansichten fur verschiedene Teams.
4 Datenquellen
Dokumente, Genehmigungen, KI-Nutzung, Integrationen. Jede Quelle mit eigenen Metriken und Gruppierungsdimensionen.
KPI-Metriken
Gesamtdokumente, Verarbeitungserfolgsrate, ausstehende Genehmigungen, durchschnittliche Bearbeitungszeit. Vergleich mit Vorperiode.
Smart Insights
Automatische Warnungen: Dokumentenvolumen-Ruckgang, Integrationsfehler, Eskalationsanstieg. Das System meldet Probleme.
Zeitraume
Umschalten zwischen 7 Tagen, 30 Tagen, 90 Tagen, 1 Jahr. Trends und Periodenvergleich mit einem Klick.
KI-Nutzung
Token-Tracking, Anfragenanzahl und Antwortzeit nach KI-Modell. Ubersicht der Verarbeitungskosten.
Sicherheit und Kontrolle
DSGVO, Verschlusselung, Rollen, Audit-Trail. Ihre Daten unter Kontrolle.
Verschlusselung
AES-256 fur ruhende Daten, TLS 1.3 fur die Ubertragung. Cloud-Daten in der EU gespeichert.
4 interne Rollen
Eigentumer, Administrator, Genehmiger, Benutzer. Jede Rolle hat genau definierte Berechtigungen.
3 externe Rollen
Externer Hochlader (Upload per Link), externer Betrachter (liest geteilte Dokumente), externer Genehmiger (genehmigt ohne Konto).
Audit-Trail
Wer was genehmigt hat, wann und warum. Vollstandige Dokumentenhistorie vom Upload bis zum Export.
Antivirus
Jede hochgeladene Datei wird vor der Verarbeitung durch einen Virenscan (ClamAV) gepruft.
Multi-Tenant-Isolation
Die Daten jedes Unternehmens sind strikt getrennt. Isolation auf Datenbank- und Dokumentenspeicherebene.
Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumentformate unterstützt SmartDocto?
Wie genau ist die KI-Datenextraktion?
Wie funktioniert der Genehmigungsworkflow?
Kann ich Daten in ein ERP- oder Buchhaltungssystem exportieren?
Wie wird die Dokumentensicherheit gewährleistet?
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