Was SmartDocto kann
Vom Dokumenten-Upload bis zum Datenexport in Ihr System.
KI liest Dokumente für Sie
Richten Sie eine Vorlage mit den benötigten Feldern ein. KI extrahiert Daten aus jedem Dokument und zeigt die Konfidenz.
Unterstützte Formate
PDF, gescannte Dokumente, Handyfotos, Excel, Word, CSV und weitere Formate. Wir verarbeiten, womit Sie täglich arbeiten.
Dokumentvorlagen
Visueller Designer für die Struktureinrichtung. Sektionen, Felder, Validierung. Starten Sie mit einer fertigen Vorlage.
Qualitätskontrolle
Jedes Feld hat einen Extraktions-Konfidenzwert. Validierungsregeln in der Vorlage erkennen fehlerhafte Daten automatisch.
Vorlagen-Versionierung
Jede Änderung wird versioniert. Zwei Versionen vergleichen, sehen was sich geändert hat. Jederzeit zurückkehren.
Genauigkeits-Tracking
Korrekturstatistiken pro Feld. Sehen Sie, welche Felder KI gut beherrscht und wo Fehler auftreten.
Dokumentbenennung
Einheitliche Dokumentbenennung nach Muster: Typ, Datum, Firma, laufende Nummer. Vorgefertigte oder eigene Muster.
Dokumenten-Upload
Drag & Drop, E-Mail, API oder ein Link für externe Partner.
Drag & Drop
Ziehen Sie Dateien direkt in den Browser. Einzeln oder mehrere gleichzeitig, mit Fortschrittsanzeige.
Verbinden Sie Ihre E-Mail oder ein gemeinsames Postfach. Der E-Mail-Text kann als PDF verarbeitet werden.
REST API
Dokumenten-Upload per API inklusive Verwaltung der Zugriffstoken. Für die Integration mit Ihren Systemen.
Upload-Link
Senden Sie Ihrem Lieferanten einen sicheren Link. Einmaliger Zugang oder mit konfigurierbaren Limits.
Duplikaterkennung
Automatische Datei-Fingerabdruck-Prüfung. Ein Duplikat wird abgelehnt, es sei denn Sie erlauben eine Ausnahme.
Dokumentengruppen
Organisieren Sie zusammengehörige Dokumente in Gruppen. Weisen Sie Dokumente über die Dokumentdetailseite Gruppen zu.
Genehmigungs-Workflow
Regeln entscheiden, wer genehmigt. Das System überwacht Fristen und eskaliert.
Genehmigungsregeln
Bedingungen festlegen: Betrag über 100.000 geht an die Geschäftsführung, neuer Lieferant durchläuft Prüfung.
Unabhängige Regeln
Mehrere Genehmigungsregeln pro Dokumenttyp. Jede Regel mit eigenem Genehmiger, Frist und Eskalationsziel.
Eskalation & Erinnerungen
Wenn ein Genehmiger nicht reagiert, sendet das System automatisch eine Erinnerung. Alles mit Zeitstempeln in der Historie.
Delegation
Bei Abwesenheit Delegation an Vertreter. Keine Verzögerungen im Genehmigungsprozess.
Validierungsregeln
Bedingungen für extrahierte Daten: Betrag im Bereich, Lieferant existiert in Referenzdaten. 20+ Operatoren.
Externe Genehmiger
Ein Kunde oder Partner genehmigt per Link. Ohne Konto, ohne Installation. Alles im Audit-Log.
Anbindung an Ihre Systeme
Daten gehen dorthin, wo Sie sie brauchen. Automatisch, mit vollständigem Protokoll.
Export in Systeme
Senden Sie extrahierte Daten an ERP, Buchhaltung oder andere Systeme. Feld-Mapping zum Zielformat.
Authentifizierung
API Key, Bearer Token, Basic Auth, OAuth 2.0 Client Credentials, benutzerdefinierte Header. Authentifizierung direkt im Assistenten vor der Verbindungsprufung einrichten.
Automatischer Retry
Bei Fehlern wiederholt das System die Zustellung mit steigenden Intervallen. Fehlgeschlagene Zustellungen können auch manuell wiederholt werden.
Referenzdaten
Synchronisieren Sie Lieferantenlisten, Kostenstellen oder Produktcodes aus einem externen System.
Zustellhistorie
Vollständiges Log: Erfolg/Fehler, HTTP-Codes, Response-Bodies, Zeitstempel. Nichts geht verloren.
Datenexport
Excel (.xlsx), CSV, JSON. Manueller Export aus der App oder automatisch nach SharePoint, OneDrive, SFTP.
Reporting & Dashboards
Dashboards, KPI-Kennzahlen, automatische Benachrichtigungen. Daten zu Dokumenten, Genehmigungen, KI-Verbrauch und Integrationen.
Eigene Dashboards
Drag-and-Drop-Widgets: Balken-, Linien-, Kreisdiagramme, KPI-Karten, Tabellen. Mehrere gespeicherte Ansichten für verschiedene Teams.
4 Datenquellen
Dokumente, Genehmigungen, KI-Nutzung, Integrationen. Jede Quelle mit eigenen Metriken und Gruppierungsdimensionen.
KPI-Metriken
Gesamtdokumente, Verarbeitungserfolgsrate, ausstehende Genehmigungen, durchschnittliche Bearbeitungszeit. Vergleich mit Vorperiode.
Reporting-Dashboard
Konfigurierbares Dashboard mit Widgets, Vorlagen, Freigabe und Zeitraumauswahl. KPI-Karten, Trends, Dimensionen. Ohne manuelle Widget-Konfiguration.
Zeiträume
Umschalten zwischen 7 Tagen, 30 Tagen, 90 Tagen, 1 Jahr. Trends und Periodenvergleich mit einem Klick.
KI-Nutzung
Token-Tracking, Anfragenanzahl und Antwortzeit nach KI-Modell. Übersicht der Verarbeitungskosten.
Sicherheit und Kontrolle
DSGVO, Verschlüsselung, Rollen, Audit-Trail. Ihre Daten unter Kontrolle.
Datenschutz
Kommunikation über verschlüsselte Verbindung, sensible Daten in der Datenbank verschlüsselt. In der Cloud-Variante Daten in der EU gespeichert.
4 interne Rollen
Eigentümer, Administrator, Genehmiger, Benutzer. Jede Rolle hat genau definierte Berechtigungen.
3 externe Rollen
Externer Hochlader (Upload per Link), externer Betrachter (liest geteilte Dokumente), externer Genehmiger (genehmigt ohne Konto).
Audit-Trail
Wer was genehmigt hat, wann und warum. Vollständige Dokumentenhistorie vom Upload bis zum Export.
Antivirus
Jede hochgeladene Datei wird vor der Verarbeitung durch einen Virenscan (ClamAV) geprüft.
Multi-Tenant-Isolation
Die Daten jedes Unternehmens sind strikt getrennt. Isolation auf Datenbank- und Dokumentenspeicherebene.
Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumentformate unterstützt SmartDocto?
Wie genau ist die KI-Datenextraktion?
Wie funktioniert der Genehmigungsworkflow?
Kann ich Daten in ein ERP- oder Buchhaltungssystem exportieren?
Wie wird die Dokumentensicherheit gewährleistet?
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