Opakující se dokument
Formát se může lišit, ale firma z něj opakovaně potřebuje stejná pojmenovaná pole.
Pro koho je SmartDocto
Pilotní ověření
Ověření vlastního typu dokumentu
Ne každý dokument a proces je vhodný pro automatizaci. V pilotu vybereme jeden opakující se scénář, definujeme požadovaná pole, validace a výstup a na skutečném vzorku ověříme výsledky i výjimky.
Výchozí situace
Nejdřív ověřit, potom slibovat
Obecná ukázka na ideálním dokumentu neodpoví, zda automatizace zvládne skutečný provoz. Rozhodující jsou různé formáty, nečitelné vstupy, chybějící hodnoty a případy, které dnes řeší zkušený člověk.
- Není jasné, která pole lze z dokumentu spolehlivě získat.
- Stejný typ dokumentu má od různých partnerů rozdílnou strukturu.
- Část kontroly závisí na datech z ERP, ARES nebo interní tabulky.
- Výjimky nemají jednotného vlastníka ani popsaný další krok.
- Firma nezná současný čas zpracování, počet oprav ani podíl výjimek.
Dokumenty
Kdy má pilot smysl
Vhodný scénář nemusí být faktura. Musí však mít opakovatelný účel, jasně požadovaná data a člověka nebo systém, který výsledek skutečně využije.
Popsatelná kontrola
Alespoň část kontroly lze vyjádřit pravidlem, referenční hodnotou nebo povinným schválením.
Konkrétní výstup
Je zřejmé, kam mají schválená data nebo soubor pokračovat a kdo za výsledek odpovídá.
Navržený proces
Jak pilotní ověření probíhá
Pilot má zmenšit nejistotu. Není to prezentace s předem daným výsledkem a nemusí skončit doporučením automatizovat celý proces.
1
Vymezení scénáře
Určíme jeden typ dokumentu, současný postup, odpovědné role a konkrétní problém, který má pilot ověřit.
2
Definice dat
Sepíšeme požadovaná pole, jejich datové typy, povinné hodnoty, referenční zdroje a známé výjimky.
3
Nastavení a test
Připravíme šablonu a pravidla a spustíme je nad běžnými dokumenty i problematickými variantami.
4
Vyhodnocení
Oddělíme spolehlivě připravená data od výjimek, které vyžadují člověka, a rozhodneme o smyslu dalšího nasazení.
Rozdělení odpovědnosti
Co má dobrý pilot prokázat
Otázky, na které hledáme odpověď
- Která pole lze spolehlivě vytěžit napříč běžnými variantami.
- Které kontroly lze vyjádřit pravidlem nebo referenční validací.
- Kolik případů bude dál vyžadovat odborné rozhodnutí člověka.
- Jak má vypadat schválení a předání do navazujícího systému.
Co pilot nesmí skrývat
- Nečitelné, neúplné a nestandardní dokumenty.
- Rozdíly mezi dodavateli, klienty, obdobími a formáty.
- Rozhodnutí založená na znalosti skutečnosti mimo dokument.
- Náklady na integraci a úpravu procesu na straně zákazníka.
Pilot
Jak připravit podklady
Reprezentativní vzorek neobsahuje jen ideální dokumenty. Musí odpovídat běžnému provozu a zahrnout také případy, které dnes způsobují opravy nebo vrácení.
Důležitá hranice
Pokud je dokument unikátní, má malý objem nebo vyžaduje převážně odbornou interpretaci mimo jeho obsah, může být správným výsledkem pilotu doporučení proces neautomatizovat.
- 1 Běžné dokumenty od různých zdrojů a ve skutečně používaných formátech.
- 2 Nečitelné, neúplné nebo nestandardní příklady a známé výjimky.
- 3 Seznam polí, která musí být ve výsledku, včetně očekávaných datových typů.
- 4 Referenční data a pravidla používaná při dnešní ruční kontrole.
- 5 Popis schválení, cílového systému a požadovaného výstupního formátu.
Otázky a odpovědi
Časté otázky
Jak poznáme, zda je náš dokument vhodný?
Musí být možné popsat požadovaná pole, kontrolní pravidla a využití výsledku. Vzorky by měly obsahovat běžné varianty, různé zdroje a známé problematické případy.
Jak velký vzorek je potřeba?
Rozsah se určí podle variability dokumentů a cíle ověření. Důležitější než univerzální počet je zastoupení všech běžných rozložení a výjimek, které se v provozu skutečně objevují.
Jaký výsledek z pilotu dostaneme?
Získáte naměřenou přesnost důležitých polí, přehled potřebných oprav a doporučení dalšího procesu. Integraci do ERP lze navrhnout až podle výsledků nebo ji zahrnout přímo do pilotu.
Jeden konkrétní scénář
Přineste vlastní dokumenty
Společně určíme, co má smysl ověřit, jaké výjimky zahrnout a podle čeho vyhodnotit další postup.
Požádat o pilot