Funkcie platformy

Čo SmartDocto vie

Od nahrania dokumentu po export dát do vášho systému.

SmartDocto riadiaci panel pre spracovanie dokumentov
AI Extrakcia

AI prečíta dokument za vás

Nastavíte šablónu s poliami, ktoré potrebujete. AI vyťaží dáta z každého dokumentu a ukáže, ako si je istý.

Podporované formáty

PDF a obrázky (JPG, PNG, TIFF). Excel (.xls, .xlsx) prevedieme pred spracovaním na obrázok. Fotky z mobilu prejdú rovnakou cestou ako sken.

Dokumentové šablóny

Vizuálny designer pre nastavenie štruktúry. Sekcie, polia, validácia. Začnite z predpripravenej šablóny.

Kontrola kvality

Každé pole má skóre spoľahlivosti extrakcie. Validačné pravidlá na šablóne automaticky zachytia chybné dáta.

Verzovanie šablón

Každá úprava sa verzuje. Porovnáte dve verzie, vidíte čo sa zmenilo. Môžete sa vrátiť k predchádzajúcemu stavu.

Sledovanie presnosti

Štatistiky opráv po jednotlivých poliach odhalia, kde extrakcia drhne. Trendy v čase ukazujú zlepšenie.

Pomenovanie dokumentov

Zjednotenie názvov dokumentov podľa vzoru: typ, dátum, firma, poradové číslo. Predpripravené alebo vlastné vzory.

Nahrávanie

Nahranie dokumentov

Pretiahnutie súborov, e-mail, API alebo odkaz pre externého partnera.

Pretiahnutie súborov

Pretiahnite súbory priamo do prehliadača. Jednotlivo alebo hromadne, s priebehom nahrávania.

E-mail

Napojenie na váš e-mail alebo zdieľanú schránku. Telo e-mailu možno previesť na PDF a spracovať ako dokument.

REST API

Nahrávanie dokumentov cez API vrátane správy prístupových tokenov. Pre napojenie z vašich systémov.

Odkaz pre nahranie

Pošlite dodávateľovi zabezpečený odkaz. Jednorazový prístup alebo s nastavením limitov.

Detekcia duplikátov

Automatická kontrola odtlačku súboru. Duplicitný dokument neprejde, pokiaľ nepovolíte výnimku.

Skupiny dokumentov

Organizujte súvisiace dokumenty do skupín. Priraďte dokumenty ku skupinám zo stránky detailu dokumentu.

Schvaľovanie

Schvaľovací proces

Pravidlá rozhodnú, kto schvaľuje. Systém sleduje lehoty a označí žiadosti po termíne.

Pravidlá schvaľovania

Nastavte podmienky: suma nad 100 000 € ide k riaditeľovi, nový dodávateľ prejde preverením.

Nezávislé pravidlá

Viac schvaľovacích pravidiel na typ dokumentu. Každé pravidlo s vlastným schvaľovateľom a pevnou lehotou na rozhodnutie.

Lehoty a sledovanie po termíne

Žiadosť má pevnú lehotu. Po jej uplynutí sa v prehľade označí ako po termíne, pri neprítomnosti ju možno delegovať na zástupcu. Všetko s časovými razítkami v histórii.

Delegácia

Pri neprítomnosti delegácia na zástupcu. Bez oneskorenia schvaľovacieho procesu.

Validačné pravidlá

Podmienky na vyťažené dáta: suma v rozmedzí, dodávateľ existuje v referenčných dátach. 20+ operátorov.

Externí schvaľovatelia

Klient alebo partner dostane pozvánku, nastaví si heslo a schvaľuje prihlásený pod obmedzenou rolou. Plnohodnotný účet, bez inštalácie. Všetko v auditnom zázname.

Integrácie

Napojenie na vaše systémy

Dáta idú tam, kam potrebujete. Automaticky, s plným záznamom.

Export do systémov

Odosielajte vyťažené dáta do ERP, účtovníctva alebo iného systému. Mapovanie polí na formát cieľového systému.

Autentizácia

API Key, Bearer Token, Basic Auth, OAuth 2.0 Client Credentials, vlastné hlavičky. Autentizáciu nastavíte priamo v sprievodcovi pred overením pripojenia.

Automatický retry

Pri zlyhaní systém opakuje odoslanie s narastajúcim intervalom. Neúspešné odoslanie môžete spustiť znovu aj ručne.

Referenčné dáta

Synchronizujte zoznamy dodávateľov, stredísk alebo produktov z externého systému. Validácia pri extrakcii.

História odosielania

Kompletný záznam: úspech alebo neúspech, HTTP kódy, obsah odpovede, časové pečiatky. Nič sa nestratí.

Export dát

Manuálny export z aplikácie do Excelu alebo CSV. Automatické odosielanie do SharePointu, OneDrive alebo SFTP podľa nastavenia integrácie.

Reporting

Reporting a prehľady

Prehľady, KPI metriky, automatické upozornenia. Dáta o dokumentoch, schvaľovaní, AI spotrebe aj integráciách.

Vlastné prehľady

Drag-and-drop widgety: stĺpcové, líniové, koláčové grafy, KPI karty, tabuľky. Viac uložených pohľadov pre rôzne tímy.

4 dátové zdroje

Dokumenty, schvaľovanie, AI spotreba, integrácie. Každý zdroj s vlastnými metrikami a dimenziami pre zoskupenie.

KPI metriky

Celkom dokumentov, úspešnosť spracovania, čakajúce na schválenie, priemerná doba vybavenia. Porovnanie s predchádzajúcim obdobím.

Reportingový prehľad

Konfigurovateľný prehľad s widgetmi, presetmi, zdieľaním a výberom obdobia. KPI karty, trendy, dimenzie. Bez ručnej konfigurácie widgetov.

Časové obdobia

Prepínanie medzi 7 dní, 30 dní, 90 dní, 1 rok. Trendy a porovnanie s predchádzajúcim obdobím na jeden klik.

AI spotreba

Sledovanie tokenov, počtu požiadaviek a doby odpovede podľa AI modelu. Prehľad nákladov na spracovanie.

Bezpečnosť

Zabezpečenie a kontrola

GDPR, šifrovanie, role, auditná stopa. Vaše dáta pod kontrolou.

Ochrana dát

Komunikácia cez šifrované pripojenie, citlivé údaje šifrované v databáze. V cloudovej variante dáta uložené v EÚ.

4 interné role

Vlastník, administrátor, schvaľovateľ, používateľ. Každá rola má presne definované oprávnenia.

3 externé role

Externý prispievateľ (nahrá cez odkaz), externý prezerajúci (vidí zdieľané dokumenty), externý schvaľovateľ (schvaľuje prihlásený pod obmedzenou rolou).

Auditná stopa

Kto čo schválil, kedy a prečo. História každého dokumentu od nahrania po export. Kto upravil aké pole.

Antivírus

Každý nahraný súbor prechádza antivírovou kontrolou (ClamAV) pred spracovaním.

Multi-tenant izolácia

Dáta každej firmy sú striktne oddelené. Izolácia na úrovni databázy aj úložiska dokumentov.

Najčastejšie otázky k funkciám

Najčastejšie otázky k funkciám

Aké formáty dokumentov SmartDocto podporuje?
AI spracováva priamo PDF a obrázky (JPG, PNG, TIFF). Excel (.xls, .xlsx) prevedieme pred extrakciou na obrázok. Každý súbor prejde antivírusovou kontrolou (ClamAV) predtým, než sa dostane k AI. Maximálna veľkosť súboru je nastavená podľa plánu.
Aká presná je AI extrakcia dát?
Každé pole má skóre spoľahlivosti, ktoré ukazuje, ako si je AI svojím výsledkom istá. Validačné pravidlá (povinné hodnoty, formát, overenie voči referenčným údajom) automaticky označia chybné polia na revíziu ešte pred schvaľovaním. Používateľ môže pole opraviť a oprava sa zaznamená do štatistík, takže vidíte, kde sa AI mýli a kde sa zlepšuje.
Ako funguje schvaľovací proces?
Pravidlová sada definuje podmienky (typ dokumentu, suma, dodávateľ), schvaľovateľov, lehotu, kadenciu pripomenutí a cieľ eskalácie. Pri nečinnosti sa požiadavka po lehote eskaluje na vybranú osobu alebo na prvý dostupný účet s rolou Vlastník, Administrátor alebo Schvaľovateľ. Externí schvaľovatelia (klient, dodávateľ) majú plnohodnotný účet s obmedzenou rolou, nie jednorazový odkaz, takže auditná stopa drží trvalú identitu.
Je možné exportovať dáta do ERP alebo účtovného systému?
Automaticky cez výstupné integrácie, ktoré posielajú vyťažené dáta po schválení do vášho systému. Podporujeme bežné spôsoby autentizácie vrátane OAuth 2.0. Pri výpadku cieľového systému sa odoslanie opakuje. Ručne možno dáta stiahnuť do Excelu alebo CSV zo stránky Exporty.
Ako je zaistená bezpečnosť dokumentov a integrácií?
Všetka komunikácia prebieha šifrovane. Citlivé údaje v databáze (napríklad kľúče k integráciám) sú šifrované. Dáta každej firmy sú striktne oddelené. Auditná stopa zaznamenáva každú akciu používateľa. V cloudovej variante sú dáta uložené v EÚ.
Ako začať? Koľko to stojí? Ako funguje automatické spracovanie faktúr Sprievodcovia
Vyskúšajte si to

Nahrajte prvý dokument

Plná funkcionalita od prvého dňa. Nastavíme vám prostredie, nahráte faktúru a uvidíte vyťažené dáta.

Vyskúšať zadarmo
V súlade s GDPR
Hosting dát v EÚ
Kompletný auditný záznam