Príjem dokumentov, kontrola vyťažených údajov, schvaľovanie a doručenie výsledku do nadväzujúceho systému.
SmartDocTO nie je len extrakcia. Doklad prijme, pripraví údaje na kontrolu, uchová históriu spracovania a odovzdá výsledok do nadväzujúceho systému.
Ukážkové údaje
Krok 1 zo 4
Súbor môžete nahrať priamo v aplikácii. Podľa nastavenia môže rovnaký proces začať aj e-mailom, cez API alebo zabezpečeným odkazom.
Ukážkové údaje
Krok 2 zo 4
Vyťažené hodnoty vidíte v štruktúre šablóny spolu so skóre spoľahlivosti. Pred ďalším krokom ich môžete skontrolovať a opraviť.
Ukážkové údaje
Krok 3 zo 4
História zachytáva začatie a dokončenie spracovania, validáciu aj ďalšie udalosti. Tím tak vie, čo sa s dokladom stalo.
Ukážkové údaje
Krok 4 zo 4
Po splnení nastavených pravidiel SmartDocTO odošle údaje cez výstupnú integráciu a pri dokumente ukáže, či bolo doručenie úspešné.
V šablóne určíte potrebné polia. AI pripraví hodnoty a používateľ pri nich vidí skóre spoľahlivosti a výsledok validácií.
Môžete nahrať PDF, JPG, PNG, TIFF, XLS alebo XLSX. Technický spôsob spracovania sa líši podľa formátu a zvoleného modelu AI, výstup však vždy tvoria polia definované v šablóne.
Vizuálny editor pre nastavenie štruktúry, sekcií, polí a validácie. Každú šablónu nakonfigurujete podľa potrebných polí.
Používateľ vidí vyťaženú hodnotu, skóre spoľahlivosti a výsledok pravidiel. Nevyhovujúca hodnota môže podľa nastavenia proces zastaviť alebo vyžiadať zásah.
Zmeny šablóny sa verziujú a opravy polí vstupujú do štatistík. Tím podľa nich upravuje šablónu a validačné pravidlá.
Pretiahnutie súborov, e-mail, API alebo odkaz pre externého partnera.
Súbory pretiahnete do prehliadača jednotlivo alebo v dávke a priebežne vidíte stav nahrávania. Dostupné limity určuje zvolený plán a model spracovania.
Dokument môže prísť z pripojenej schránky alebo z vášho systému cez zabezpečené API. Oba kanály používajú rovnaké pravidlá spracovania ako web.
Dodávateľ alebo klient nahrá súbor cez zabezpečený odkaz bez prístupu do internej časti aplikácie. Odkazu možno nastaviť platnosť a limity.
SmartDocTO porovnáva odtlačok súboru. Opakované nahranie totožného súboru zastaví, ak používateľ vedome nepovolí výnimku.
Pravidlá rozhodnú, kto schvaľuje. Systém sleduje lehoty a označí žiadosti po termíne.
Pravidlo môže vybrať schvaľovateľa podľa typu dokumentu, sumy, dodávateľa alebo inej vyťaženej hodnoty. Jeden dokument môže spĺňať viac pravidiel.
Priradený schvaľovateľ dostane upozornenie a vidí termín. Po jeho uplynutí zostane žiadosť čakať na rozhodnutie a označí sa ako po termíne.
Počas neprítomnosti môže aktuálny schvaľovateľ manuálne odovzdať požiadavku zástupcovi. Pôvodné priradenie zostane v histórii.
Klient alebo partner schvaľuje pod vlastným obmedzeným účtom a vidí iba pridelené žiadosti. Rozhodnutie sa uloží pod jeho identitou.
Údaje odovzdáte do cieľového systému a pri každom pokuse vidíte jeho výsledok.
Polia šablóny namapujete na štruktúru ERP, účtovného alebo iného systému. Prenos možno zabezpečiť podporovaným typom autentizácie.
Pri dočasnom zlyhaní sa odoslanie opakuje v predlžujúcich sa intervaloch. Neúspešný pokus môže oprávnený používateľ spustiť aj ručne.
Synchronizujte zoznamy dodávateľov, stredísk alebo produktov z externého systému. Validácia pri extrakcii.
Údaje možno stiahnuť do Excelu alebo CSV. Podľa konfigurácie možno súbory a údaje odovzdávať aj do SharePointu, OneDrive alebo cez SFTP.
Ukazovatele a trendy z dokumentov, schvaľovania, využitia AI a integrácií.
Prehľady pracujú s dokumentmi, schvaľovaním, využitím AI, integráciami a opravami vyťažených hodnôt. Každá oblasť má vlastné ukazovatele a členenie.
Rozloženie zostavíte z kariet ukazovateľov, grafov a tabuliek. Pre rôzne tímy možno uložiť viac pohľadov a zdieľať ich s oprávnenými používateľmi.
Výsledky možno filtrovať podľa obdobia a vybrané ukazovatele porovnať s predchádzajúcim obdobím.
Počet požiadaviek, tokeny a čas odpovede podľa modelu pomáhajú sledovať technickú spotrebu spracovania. Dostupnosť údajov závisí od poskytovateľa.
Šifrovanie, roly, história zmien a retenčné nastavenia. Funkcie na riadenie ochrany údajov.
Komunikácia používa šifrované pripojenie a citlivé údaje sú v databáze šifrované. V hostovanej verzii sa zákaznícke údaje ukladajú v EÚ.
Vlastník, administrátor, schvaľovateľ a používateľ majú odlišné oprávnenia. Externé roly oddeľujú nahrávanie, náhľad a schválenie od interného prístupu.
Pri dokumente možno dohľadať podporované kroky spracovania, zmeny polí, rozhodnutia aj pokusy o odovzdanie do integrácie.
Každý nahraný súbor pred spracovaním prechádza antivírusovou kontrolou ClamAV a prístup k nemu sa obmedzuje podľa firmy a oprávnení.
V 14-dňovom pilote zmeriate extrakciu, validácie, schvaľovanie a odovzdanie na vlastných dokumentoch.
Vyskúšať zadarmo