Automatizácia dokladov

Od prijatia dokladu po odovzdanie údajov

Príjem dokumentov, kontrola vyťažených údajov, schvaľovanie a doručenie výsledku do nadväzujúceho systému.

Pohľad do pilotného prostredia

Pozrite sa, ako SmartDocTO spracuje doklad

SmartDocTO nie je len extrakcia. Doklad prijme, pripraví údaje na kontrolu, uchová históriu spracovania a odovzdá výsledok do nadväzujúceho systému.

Výber ukážkového súboru v českom pilotnom prostredí SmartDocTO.

Ukážkové údaje

Krok 1 zo 4

Doklad príde na jedno miesto

Súbor môžete nahrať priamo v aplikácii. Podľa nastavenia môže rovnaký proces začať aj e-mailom, cez API alebo zabezpečeným odkazom.

1 / 4

Skutočné české pilotné rozhranie, iba s ukážkovými údajmi.

Vyťaženie údajov

Vyťaženie podľa vašej šablóny

V šablóne určíte potrebné polia. AI pripraví hodnoty a používateľ pri nich vidí skóre spoľahlivosti a výsledok validácií.

Podporované formáty

Môžete nahrať PDF, JPG, Word (DOC, DOCX) alebo Excel (XLS, XLSX). Technický spôsob spracovania sa líši podľa formátu a zvoleného modelu AI, výstup však vždy tvoria polia definované v šablóne.

Dokumentové šablóny

Vizuálny editor pre nastavenie štruktúry, sekcií, polí a validácie. Každú šablónu nakonfigurujete podľa potrebných polí.

Kontrola výsledku

Používateľ vidí vyťaženú hodnotu, skóre spoľahlivosti a výsledok pravidiel. Nevyhovujúca hodnota môže podľa nastavenia proces zastaviť alebo vyžiadať zásah.

Verzie a presnosť

Zmeny šablóny sa verziujú a opravy polí vstupujú do štatistík. Tím podľa nich upravuje šablónu a validačné pravidlá.

Uloženie bez vyťaženia

Pravidlo spracovania možno nastaviť tak, že súbor sa iba prijme a uloží. Zostane dohľadateľný v zozname, ale neprejde vyťažením a nemá šablónu.

Náhľad vedľa údajov

V detaile dokumentu vidíte pôvodný súbor a vyťažené hodnoty vedľa seba. Náhľad zvláda PDF, obrázky, Word a Excel vrátane prepínania hárkov.

Nahrávanie

Nahranie dokumentov

Pretiahnutie súborov, e-mail, API alebo odkaz pre externého partnera.

Webové rozhranie

Súbory pretiahnete do prehliadača jednotlivo alebo v dávke a priebežne vidíte stav nahrávania. Dostupné limity určuje zvolený plán a model spracovania.

E-mail a API

Dokument môže prísť z pripojenej schránky alebo z vášho systému cez zabezpečené API. Oba kanály používajú rovnaké pravidlá spracovania ako web.

Externý odkaz

Dodávateľ alebo klient nahrá súbor cez zabezpečený odkaz bez prístupu do internej časti aplikácie. Odkazu možno nastaviť platnosť a limity.

Rovnaký súbor druhýkrát

SmartDocTO porovnáva odtlačok súboru. Opakované nahranie totožného súboru zastaví, ak používateľ vedome nepovolí výnimku.

Viac dokumentov v jednom súbore

Rozpoznávanie typov dokumentov zapnete pre firmu a v nastavení príjmu pridáte rozdelenie PDF s viacerými dokladmi na samostatné dokumenty. Neskôr spracujete len vybrané.

Štítky e-mailovej dávky

Dokumenty z jednej e-mailovej správy dostanú spoločný štítok dávky. Zobrazuje sa ako odznak a možno ním filtrovať zoznam. Pridať možno aj vlastné štítky.

Schvaľovanie

Schvaľovací proces

Pravidlá rozhodnú, kto schvaľuje. Systém sleduje lehoty a označí žiadosti po termíne.

Podmienené schvaľovanie

Pravidlo môže vybrať schvaľovateľa podľa typu dokumentu, sumy, dodávateľa alebo inej vyťaženej hodnoty. Jeden dokument môže spĺňať viac pravidiel.

Lehoty a upozornenia

Priradený schvaľovateľ dostane upozornenie a vidí termín. Po jeho uplynutí zostane žiadosť čakať na rozhodnutie a označí sa ako po termíne.

Delegácia

Počas neprítomnosti môže aktuálny schvaľovateľ manuálne odovzdať požiadavku zástupcovi. Pôvodné priradenie zostane v histórii.

Externí schvaľovatelia

Klient alebo partner schvaľuje pod vlastným obmedzeným účtom a vidí iba pridelené žiadosti. Rozhodnutie sa uloží pod jeho identitou.

Kanály upozornení

Upozornenia chodia v aplikácii, e-mailom a ako push do prehliadača. Push si každý používateľ zapína sám pre konkrétne zariadenie, ktoré chce používať.

Súhrny namiesto jednotlivých správ

Pri každom druhu upozornenia si zvolíte správu hneď, denný alebo týždenný súhrn, prípadne nič. Firma nastaví predvolenú voľbu a hodinu odoslania.

Integrácie

Napojenie na vaše systémy

Údaje odovzdáte do cieľového systému a pri každom pokuse vidíte jeho výsledok.

Výstupné integrácie

Polia šablóny namapujete na štruktúru ERP alebo iného systému. Pri SFTP a SharePointe či OneDrive volíte, či odíde len dokument, alebo celá e-mailová dávka v jednom PDF.

Opakovanie doručenia

Pri dočasnom zlyhaní sa odoslanie opakuje v predlžujúcich sa intervaloch. Neúspešný pokus môže oprávnený používateľ spustiť aj ručne.

Referenčné dáta

Synchronizujte zoznamy dodávateľov, stredísk alebo produktov z externého systému. Validácia pri extrakcii.

Ručný export a úložisko

Údaje možno stiahnuť do Excelu alebo CSV. Podľa konfigurácie možno súbory a údaje odovzdávať aj cez SFTP alebo do SharePointu či OneDrive.

Stav odoslania

Odznak pri dokumente vidíte v zozname aj v jeho detaile. Zoznam možno filtrovať podľa hodnôt odoslané, zlyhalo, čaká a neodosiela sa.

Pomenovanie súborov

Firma nastaví jeden vzor názvu zo systémových zástupných symbolov a vyťažených polí. Platí pre všetky výstupy, každá šablóna ho môže prepísať vlastným.

Analytika

Prehľady a analytika

Ukazovatele a trendy z dokumentov, schvaľovania, využitia AI a integrácií.

Päť oblastí údajov

Prehľady pracujú s dokumentmi, schvaľovaním, využitím AI, integráciami a opravami vyťažených hodnôt. Každá oblasť má vlastné ukazovatele a členenie.

Vlastné prehľady

Rozloženie zostavíte z kariet ukazovateľov, grafov a tabuliek. Pre rôzne tímy si uložíte viac pohľadov a každý má vlastnú zostavu kariet.

Zdieľanie prehľadov

Uložený pohľad možno zdieľať s vybranými používateľmi, ktorí majú oprávnenie ho otvoriť. Prístup naďalej riadi príslušnosť k firme a rola používateľa.

Väzby dokumentov

Párovací kľúč nastavíte na poli šablóny, napríklad na čísle objednávky. Dokumenty s rovnakou hodnotou sa prepoja a zobrazia v podrobnom rozpade.

Vývoj v čase

Výsledky možno filtrovať podľa obdobia a vybrané ukazovatele porovnať s predchádzajúcim obdobím.

Náklady na AI

Počet požiadaviek, tokeny a čas odpovede podľa modelu pomáhajú sledovať technickú spotrebu spracovania. Dostupnosť údajov závisí od poskytovateľa.

Bezpečnosť

Zabezpečenie a kontrola

Šifrovanie, roly, história zmien a retenčné nastavenia. Funkcie na riadenie ochrany údajov.

Ochrana údajov

Komunikácia používa šifrované pripojenie a citlivé údaje sú v databáze šifrované. V hostovanej verzii sa zákaznícke údaje ukladajú v EÚ.

Interné a externé role

Vlastník, administrátor, schvaľovateľ a používateľ majú odlišné oprávnenia. Externé roly oddeľujú nahrávanie, náhľad a schválenie od interného prístupu.

História udalostí

Pri dokumente možno dohľadať podporované kroky spracovania, zmeny polí, rozhodnutia aj pokusy o odovzdanie do integrácie.

Kontrola súborov

Každý nahraný súbor pred spracovaním prechádza antivírusovou kontrolou ClamAV a prístup k nemu sa obmedzuje podľa firmy a oprávnení.

Dvojfaktorové overenie

Každý používateľ si v profile sám zapne druhý faktor cez autentifikačnú aplikáciu. Zároveň dostane záložné kódy pre prípad straty zariadenia.

Ochrana prihlásenia

Po opakovaných neúspešných pokusoch sa účet dočasne uzamkne a prihlasovanie je aj rýchlostne obmedzené. Rovnaká ochrana platí pre krok s druhým faktorom.

Najčastejšie otázky k funkciám

Ako možno dokumenty do SmartDocTO odovzdať?

Dokumenty možno prijímať cez webové nahratie, zabezpečený externý odkaz, REST API alebo e-mailovú integráciu. Podporované vstupy zahŕňajú PDF, JPG, Word (DOC, DOCX) a Excel (XLS, XLSX).

Ako sa kontroluje kvalita vyťažených údajov?

Každé pole má skóre spoľahlivosti a môže prejsť povinnými, formátovými alebo vlastnými validačnými pravidlami. Výsledok sa podľa nastavenia prijme, označí na opravu alebo zastaví.

Aký je rozdiel medzi validáciou a schválením?

Validácia automaticky overuje hodnoty a podmienky. Schválenie je rozhodnutie priradeného človeka. Pravidlá určujú, kto žiadosť dostane, dokedy má rozhodnúť a či musí schváliť viac osôb.

Ako sa údaje odovzdávajú do ERP alebo účtovného systému?

Výstupné integrácie môžu odoslať schválené údaje cez REST API alebo SFTP, prípadne uložiť súbor do SharePointu či OneDrive. Používateľ môže tiež pripraviť ručný export do Excelu alebo CSV.

Ako sú oddelené firmy, roly a história zmien?

Prístup k dokumentom sa riadi firmou a rolou používateľa. Externé roly vidia iba pridelené úlohy a relevantné udalosti, úpravy a rozhodnutia sa ukladajú do histórie dokumentu.

V akých jazykoch doklady zvládne?

AI modely čítajú doklady v bežných európskych jazykoch, v ostrej prevádzke máme overenú češtinu a slovenčinu. Iný jazyk overíme zadarmo na vašej vzorke počas pilotu. Jazyk dokladov je pritom niečo iné než jazyk rozhrania, to je dostupné v piatich jazykoch: čeština, slovenčina, angličtina, nemčina a španielčina. Dohodnúť pilot

Dohodnúť pilot | Koľko to stojí? | Ako funguje automatické spracovanie faktúr | Sprievodcovia

Vyskúšajte si to

Nahrajte prvý dokument

V 14-dňovom pilote zmeriate extrakciu, validácie, schvaľovanie a odovzdanie na vlastných dokumentoch.

Vyskúšať zadarmo

Funkcie na ochranu súkromia

Hosting dát v EÚ

História zmien a schválení