Přijme dokument, vytěží požadovaná data, provede nastavené kontroly a připraví výsledek ke schválení nebo předání.
Zpracování nekončí vytěžením dat. Dokument projde nastaveným procesem a u každého kroku zůstává dohledatelný výsledek.
Ukázková data
Krok 1 ze 4
Soubor můžete nahrát přímo v aplikaci. Podle nastavení může stejný proces začít také e-mailem, přes API nebo zabezpečeným odkazem.
Ukázková data
Krok 2 ze 4
Vytěžené hodnoty vidíte ve struktuře šablony spolu se skóre spolehlivosti. Před dalším krokem je můžete zkontrolovat a opravit.
Ukázková data
Krok 3 ze 4
Historie zachycuje zahájení a dokončení zpracování, validaci i další události. Tým tak ví, co se s dokladem stalo.
Ukázková data
Krok 4 ze 4
Po splnění nastavených pravidel SmartDocTO odešle data přes výstupní integraci a u dokumentu ukáže, zda bylo doručení úspěšné.
V šabloně určíte potřebná pole. AI připraví hodnoty a uživatel u nich vidí skóre spolehlivosti a výsledek validací.
Nahrajete PDF, JPG, PNG, TIFF, XLS nebo XLSX. Technická cesta zpracování se liší podle formátu a zvoleného AI modelu, výstupem jsou vždy pole definovaná v šabloně.
V editoru nastavíte sekce, pole, datové typy a kontroly pro konkrétní druh dokumentu. Každý proces tak získá vlastní výstupní strukturu.
Uživatel vidí vytěženou hodnotu, skóre spolehlivosti a výsledek pravidel. Nevyhovující hodnota může podle konfigurace zastavit proces nebo vyžádat zásah.
Změny šablony se verzují a opravy jednotlivých polí vstupují do statistik. Tým podle nich upravuje šablonu a validační pravidla.
Vstupní kanál zvolíte podle toho, odkud dokumenty přicházejí a kdo je posílá.
Soubory přetáhnete do prohlížeče jednotlivě nebo v dávce a průběžně vidíte stav nahrání. Dostupné limity určuje zvolený plán a model zpracování.
Dokument může přijít z napojené schránky nebo z vašeho systému přes zabezpečené API. Oba kanály používají stejná pravidla zpracování jako web.
Dodavatel nebo klient nahraje soubor přes zabezpečený odkaz bez přístupu do interní části aplikace. Odkazu lze nastavit platnost a limity.
SmartDocTO porovnává otisk souboru. Opakované nahrání totožného souboru zastaví, pokud uživatel vědomě nepovolí výjimku.
Schvalování zapojíte jen tam, kde ho proces vyžaduje. Pravidla určí odpovědné osoby a podmínky.
Pravidlo může vybrat schvalovatele podle typu dokumentu, částky, dodavatele nebo jiné vytěžené hodnoty. Jeden dokument může splnit více pravidel.
Přiřazený schvalovatel dostane upozornění a vidí termín. Po jeho uplynutí zůstane žádost čekat na rozhodnutí a v přehledu se označí jako po termínu.
Přidělený schvalovatel může žádost ručně předat zástupci. Původní přiřazení i delegace zůstávají v historii.
Klient nebo partner schvaluje pod vlastním omezeným účtem a vidí pouze přidělené žádosti. Rozhodnutí se uloží pod jeho identitou.
Výsledek předáte ve formátu a kanálu, které odpovídají cílovému systému. SmartDocTO samo nepotvrzuje účetní zaúčtování.
Pole šablony namapujete na strukturu ERP, účetního nebo jiného systému. Přenos lze zabezpečit podporovaným typem autentizace.
Při dočasném selhání se odeslání opakuje v prodlužujících se intervalech. Neúspěšný pokus může oprávněný uživatel spustit také ručně.
Seznamy dodavatelů, středisek nebo produktů lze synchronizovat z externího zdroje a použít ve validačních pravidlech.
Data lze stáhnout do Excelu nebo CSV. Podle konfigurace lze soubory a data předávat také do SharePointu, OneDrive nebo přes SFTP.
Sledujte stav procesu i místa, kde vznikají opravy, čekání nebo neúspěšná doručení.
Přehledy pracují s dokumenty, schvalováním, využitím AI, integracemi a opravami vytěžených hodnot. Každá oblast má vlastní ukazatele a členění.
Rozvržení sestavíte z karet ukazatelů, grafů a tabulek. Pro různé týmy lze uložit více pohledů a sdílet je s oprávněnými uživateli.
Výsledky lze filtrovat podle období a vybrané ukazatele porovnat s předchozím obdobím. Tím odlišíte jednorázovou výjimku od opakujícího se problému.
Počty požadavků, tokeny a doba odpovědi podle modelu pomáhají sledovat technickou spotřebu zpracování. Dostupnost údajů závisí na použitém poskytovateli.
Přístup k dokumentům se řídí firmou a rolí uživatele. Důležité události zůstávají v historii.
Komunikace používá šifrované připojení a citlivé integrační údaje se ukládají šifrovaně. Cloudová varianta ukládá zákaznická data v EU.
Vlastník, administrátor, schvalovatel a uživatel mají rozdílná oprávnění. Externí role oddělují nahrání, náhled a schválení od interního přístupu.
U dokumentu jsou dohledatelné podporované kroky zpracování, změny polí, rozhodnutí i pokusy o předání do integrace.
Každý nahraný soubor před zpracováním prochází antivirovou kontrolou ClamAV a přístup k němu se omezuje podle firmy a oprávnění.
Nejdříve si potvrdíme typ dokumentu, požadovaná data a výsledek, podle kterého pilot vyhodnotíme.
Vyzkoušet zdarma