Funkce platformy

Co SmartDocTO umí

Přijme dokument, vytěží požadovaná data, provede nastavené kontroly a připraví výsledek ke schválení nebo předání.

Pohled do pilotního prostředí

Podívejte se, jak SmartDocTO zpracuje doklad

Zpracování nekončí vytěžením dat. Dokument projde nastaveným procesem a u každého kroku zůstává dohledatelný výsledek.

Výběr ukázkového souboru v českém pilotním prostředí SmartDocTO.

Ukázková data

Krok 1 ze 4

Doklad přijde na jedno místo

Soubor můžete nahrát přímo v aplikaci. Podle nastavení může stejný proces začít také e-mailem, přes API nebo zabezpečeným odkazem.

1 / 4

Skutečné české pilotní rozhraní, pouze s ukázkovými daty.

Vytěžení dat

Vytěžení podle vaší šablony

V šabloně určíte potřebná pole. AI připraví hodnoty a uživatel u nich vidí skóre spolehlivosti a výsledek validací.

Podporované formáty

Nahrajete PDF, JPG, Word (DOC, DOCX) nebo Excel (XLS, XLSX). Technická cesta zpracování se liší podle formátu a zvoleného AI modelu, výstupem jsou vždy pole definovaná v šabloně.

Dokumentové šablony

V editoru nastavíte sekce, pole, datové typy a kontroly pro konkrétní druh dokumentu. Každý proces tak získá vlastní výstupní strukturu.

Kontrola výsledku

Uživatel vidí vytěženou hodnotu, skóre spolehlivosti a výsledek pravidel. Nevyhovující hodnota může podle konfigurace zastavit proces nebo vyžádat zásah.

Verze a přesnost

Změny šablony se verzují a opravy jednotlivých polí vstupují do statistik. Tým podle nich upravuje šablonu a validační pravidla.

Uložení bez vytěžení

Pravidlo zpracování lze přepnout do režimu jen uložit. Soubor se uloží a zůstane dohledatelný v seznamu, ale neprochází AI vytěžením a nemá šablonu.

Náhled vedle dat

V detailu dokumentu vidíte původní soubor vedle vytěžených hodnot. Náhled zvládne PDF, obrázky, Word a Excel včetně přepínání listů.

Nahrávání

Příjem dokumentů

Vstupní kanál zvolíte podle toho, odkud dokumenty přicházejí a kdo je posílá.

Webové rozhraní

Soubory přetáhnete do prohlížeče jednotlivě nebo v dávce a průběžně vidíte stav nahrání. Dostupné limity určuje zvolený plán a model zpracování.

E-mail a API

Dokument může přijít z napojené schránky nebo z vašeho systému přes zabezpečené API. Oba kanály používají stejná pravidla zpracování jako web.

Externí odkaz

Dodavatel nebo klient nahraje soubor přes zabezpečený odkaz bez přístupu do interní části aplikace. Odkazu lze nastavit platnost a limity.

Stejný soubor podruhé

SmartDocTO porovnává otisk souboru. Opakované nahrání totožného souboru zastaví, pokud uživatel vědomě nepovolí výjimku.

Více dokumentů v jednom souboru

Rozpoznávání typů dokumentů zapnete pro svou firmu a v nastavení příjmu k němu přidáte dělení PDF s více doklady na samostatné dokumenty. Z nich zpracujete jen vybrané.

Štítky e-mailové dávky

Dokumenty z jedné e-mailové zprávy dostanou společný štítek dávky. Zobrazí se jako odznak, lze podle něj filtrovat a přidat i vlastní štítky.

Schvalování

Schvalovací proces

Schvalování zapojíte jen tam, kde ho proces vyžaduje. Pravidla určí odpovědné osoby a podmínky.

Podmíněné schvalování

Pravidlo může vybrat schvalovatele podle typu dokumentu, částky, dodavatele nebo jiné vytěžené hodnoty. Jeden dokument může splnit více pravidel.

Termíny a upozornění

Přiřazený schvalovatel dostane upozornění a vidí termín. Po jeho uplynutí zůstane žádost čekat na rozhodnutí a v přehledu se označí jako po termínu.

Delegace a přeřazení

Přiřazený schvalovatel může žádost předat jinému schvalovateli, nebo ji přeřadí vlastník či administrátor. Původní přiřazení i předání zůstávají v historii.

Externí schvalovatelé

Klient nebo partner schvaluje pod vlastním omezeným účtem a vidí pouze přidělené žádosti. Rozhodnutí se uloží pod jeho identitou.

Kanály upozornění

Upozornění chodí v aplikaci, e-mailem a jako push do prohlížeče. Push si každý uživatel zapíná sám pro konkrétní zařízení, které chce používat.

Souhrny místo jednotlivých zpráv

U každého druhu upozornění si volíte zprávu ihned, denní nebo týdenní souhrn, nebo nic. Firma nastaví výchozí volbu a hodinu odeslání souhrnů.

Integrace

Napojení na vaše systémy

Výsledek předáte ve formátu a kanálu, které odpovídají cílovému systému. SmartDocTO samo nepotvrzuje účetní zaúčtování.

Výstupní integrace

Pole šablony namapujete na strukturu ERP či jiného systému. U SFTP a u SharePointu nebo OneDrive volíte, zda odejde dokument, nebo i celá e-mailová dávka v jednom PDF.

Opakování doručení

Při dočasném selhání se odeslání opakuje v prodlužujících se intervalech. Neúspěšný pokus může oprávněný uživatel spustit také ručně.

Referenční data

Seznamy dodavatelů, středisek nebo produktů lze synchronizovat z externího zdroje a použít ve validačních pravidlech.

Ruční export a úložiště

Data lze stáhnout do Excelu nebo CSV. Podle konfigurace lze soubory a data předávat také přes SFTP nebo do SharePointu či OneDrive.

Stav odeslání

Odznak u dokumentu ukazuje, jak dopadlo předání do výstupních integrací, a to v seznamu i v detailu. Seznam filtrujete podle stavů odesláno, selhalo, čeká a neodesílá se.

Pojmenování souborů

Firma nastaví jeden vzor názvu ze systémových zástupných symbolů a vytěžených polí. Platí pro všechny výstupy, vlastní vzor může mít každá šablona.

Přehledy

Přehledy a ukazatele

Sledujte stav procesu i místa, kde vznikají opravy, čekání nebo neúspěšná doručení.

Pět oblastí dat

Přehledy pracují s dokumenty, schvalováním, využitím AI, integracemi a opravami vytěžených hodnot. Každá oblast má vlastní ukazatele a členění.

Vlastní přehledy

Rozvržení sestavíte z karet ukazatelů, grafů a tabulek. Pro různé týmy lze uložit více pohledů a každý má vlastní sadu karet.

Sdílení přehledů

Uložený pohled sdílíte s vybranými uživateli, kteří k němu mají oprávnění. Přístup se dál řídí příslušností k firmě a rolí uživatele.

Vazby mezi dokumenty

Na poli šablony nastavíte párovací klíč, například číslo objednávky. Dokumenty se stejnou hodnotou se propojí a zobrazí se v detailním rozpadu.

Vývoj v čase

Výsledky lze filtrovat podle období a vybrané ukazatele porovnat s předchozím obdobím. Tím odlišíte jednorázovou výjimku od opakujícího se problému.

Náklady na AI

Počty požadavků, tokeny a doba odpovědi podle modelu pomáhají sledovat technickou spotřebu zpracování. Dostupnost údajů závisí na použitém poskytovateli.

Bezpečnost

Zabezpečení a kontrola

Přístup k dokumentům se řídí firmou a rolí uživatele. Důležité události zůstávají v historii.

Ochrana dat

Komunikace používá šifrované připojení a citlivé integrační údaje se ukládají šifrovaně. Cloudová varianta ukládá zákaznická data v EU.

Interní a externí role

Vlastník, administrátor, schvalovatel a uživatel mají rozdílná oprávnění. Externí role oddělují nahrání, náhled a schválení od interního přístupu.

Historie událostí

U dokumentu jsou dohledatelné podporované kroky zpracování, změny polí, rozhodnutí i pokusy o předání do integrace.

Kontrola souborů

Každý nahraný soubor před zpracováním prochází antivirovou kontrolou ClamAV a přístup k němu se omezuje podle firmy a oprávnění.

Dvoufázové přihlášení

Každý uživatel si v profilu zapne druhý faktor přes autentizační aplikaci. Pro případ ztráty zařízení dostane sadu záložních kódů.

Ochrana přihlášení

Po opakovaných neúspěšných pokusech se účet dočasně uzamkne a přihlašování je omezené i rychlostně. Stejná ochrana platí pro druhý faktor.

Nejčastější dotazy k funkcím

Jak lze dokumenty do SmartDocTO předat?

Dokumenty lze přijímat přes webové nahrání, zabezpečený externí odkaz, REST API nebo e-mailovou integraci. Podporované vstupy zahrnují PDF, JPG, Word (DOC, DOCX) a Excel (XLS, XLSX).

Jak se kontroluje kvalita vytěžených dat?

Každé pole má skóre spolehlivosti a může projít povinnými, formátovými nebo vlastními validačními pravidly. Výsledek se podle nastavení přijme, označí k opravě nebo zastaví.

Jaký je rozdíl mezi validací a schválením?

Validace automaticky ověřuje hodnoty a podmínky. Schválení je rozhodnutí přiřazeného člověka. Pravidla určují, kdo žádost dostane, do kdy má rozhodnout a zda musí schválit více osob.

Jak se data předávají do ERP nebo účetního systému?

Výstupní integrace mohou odeslat schválená data přes REST API nebo SFTP, případně uložit soubor do SharePointu či OneDrive. Uživatel může také připravit ruční export do Excelu nebo CSV.

Jak jsou oddělené firmy, role a historie změn?

Přístup k dokumentům se řídí firmou a rolí uživatele. Externí role vidí pouze přidělené úkoly a relevantní události, úpravy a rozhodnutí se ukládají do historie dokumentu.

V jakých jazycích doklady zvládne?

AI modely čtou doklady v běžných evropských jazycích, v ostrém provozu máme ověřenou češtinu a slovenštinu. Jiný jazyk ověříme zdarma na vašem vzorku v pilotu. Samostatnou věcí je rozhraní aplikace, které je v pěti jazycích: česky, slovensky, anglicky, německy a španělsky. Domluvit pilot

Domluvit pilot | Kolik to stojí? | Jak funguje automatické zpracování faktur | Průvodci

Vyzkoušejte si to

Ověřte jeden proces na vlastních dokumentech

Nejdříve si potvrdíme typ dokumentu, požadovaná data a výsledek, podle kterého pilot vyhodnotíme.

Vyzkoušet zdarma

Funkce pro ochranu soukromí

Data uložená v EU

Historie změn a schválení