So läuft die Zusammenarbeit

Der gesamte Prozess dauert in der Regel 1 bis 2 Wochen. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt.

01

Registrierung

Füllen Sie ein kurzes Formular aus und wir richten Ihre Pilotumgebung innerhalb eines Werktags ein. Voller Funktionsumfang ab dem ersten Tag, keine Testeinschränkungen.

02

Erstgespräch

Online oder persönlich. Wir besprechen Ihre Dokumente, Prozesse und Integrationsanforderungen. Wir empfehlen einen konkreten Implementierungsplan, damit Sie schnellstmöglich erste Ergebnisse sehen.

03

Analyse und Planauswahl

Basierend auf Ihren Dokumenten entwerfen wir Vorlagen, Validierungsregeln und Integrationsszenarien. Wir wählen den passenden Plan: Cloud, Private Cloud oder On-Premise.

04

Einrichtung Ihrer Umgebung

Wir konfigurieren die Plattform für Ihre Dokumenttypen, richten Vorlagen, Genehmigungsregeln und Anbindungen an Ihre Systeme ein. In der Regel innerhalb von 2 Werktagen.

05

Teamschulung

Wir schulen Ihr Team und externe Partner. Jede Rolle erhält einen eigenen Leitfaden: Benutzer lernen Upload und Datenkontrolle, Genehmiger die Workflow-Bearbeitung, Admins die Vorlagen- und Integrationsverwaltung.

06

Pilot mit echten Dokumenten

Sie beginnen mit der Verarbeitung echter Dokumente im Pilotmodus. Wir überwachen die Extraktionsgenauigkeit, optimieren Vorlagen und Validierungsregeln. In den Dashboards sehen Sie Verarbeitungsstatistiken, Kosten und Trends. Sobald alles feinabgestimmt ist, schalten wir auf Produktivbetrieb um.

07

Laufende Unterstützung und Weiterentwicklung

Die Zusammenarbeit endet nicht mit der Einführung. Wir helfen bei neuen Dokumenttypen, Regelanpassungen und der Anbindung weiterer Systeme. Regelmäßig bewerten wir die Genauigkeit und schlagen Optimierungen vor.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Wie sieht die erste Woche in SmartDocto Schritt für Schritt aus?
Am ersten Werktag erhalten Sie einen Pilot-Account mit vollem Funktionsumfang. Am zweiten Tag gehen wir im Erstgespräch Ihre Dokumente und Prozesse durch. Das Onboarding-Team konfiguriert dann im Piloten Vorlagen für Ihre Rechnungstypen, Verarbeitungsregeln und den ersten Eingangskanal (Web-Upload, E-Mail oder API-Key). Genehmigungsregelwerk und Ausgangsintegration ins Buchhaltungssystem ergänzen wir in der zweiten Woche, basierend auf dem, was die Extraktion an Ihren echten Rechnungen geleistet hat.
Was benötigen Sie von uns für den Start des Piloten?
Drei Dinge: 5 bis 10 Musterdokumente pro Typ, den Sie automatisieren wollen (verschiedene Lieferanten, verschiedene Formate, idealerweise einige Problemfälle), eine Ansprechperson, die Ihren Genehmigungsprozess und die Freigabegrenzen kennt, sowie optional Zugang zum Ziel-Buchhaltungssystem (REST-API-Endpunkt, SFTP oder SharePoint-Ordner). Auch ohne Systemzugang läuft der Pilot, Sie sehen dann lediglich die Ausgabe in Ihrer Buchhaltung nicht.
Brauche ich eine Kreditkarte oder einen Vertrag für den Start des Piloten?
Nein. Die Pilotphase läuft 14 Tage mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte und ohne automatischen Übergang in einen kostenpflichtigen Tarif. Sie laden Ihre eigenen Dokumente hoch, sehen die echte Extraktionsqualität an Ihren Daten und entscheiden erst danach, ob Sie fortfahren. Endet der Pilot ohne Bestellung, werden Pilotumgebung und hochgeladene Dokumente gemäß der Aufbewahrungsfrist in der Datenschutzerklärung gelöscht.
Wie schnell konfigurieren Sie eine Vorlage für einen nicht standardmäßigen Dokumenttyp, etwa einen Stundenzettel oder ein Retourenprotokoll?
Vorlagen werden unter Einstellungen, Bereich Dokumentvorlagen, angelegt. Sie definieren Felder, Extraktionstyp und Validierungsregeln. Das Onboarding-Team erstellt eine Standardvorlage für Stundenzettel, Lieferschein, Vertrag oder Retourenprotokoll innerhalb von zwei Werktagen anhand Ihrer Muster. Vorlagen sind versioniert, sodass Sie Felder ändern können, ohne ältere Extraktionen zu verlieren. Vorgefertigte Presets für bestimmte Dokumenttypen gibt es im Produkt nicht, jede Vorlage wird beim Onboarding individuell auf Ihre Felder konfiguriert.
Wie läuft die Schulung ab und wer muss geschult werden?
Die Schulung erfolgt rollenspezifisch. Owner und Administrator lernen Vorlagenverwaltung, Verarbeitungsregeln und Integrationen (in der Regel 2 Stunden). Genehmiger, intern als APPROVER oder extern als EXTERNAL_APPROVER, lernen die Genehmigungswarteschlange, den Status AWAITING_INFO und Eskalationen (45 Minuten). User lernen das Hochladen und Prüfen extrahierter Daten (30 Minuten). EXTERNAL_UPLOADER und EXTERNAL_VIEWER benötigen keine Schulung, sie erhalten einen geführten Link mit minimaler Oberfläche.
Was passiert nach Ende des Piloten, wenn wir uns für eine Fortsetzung entscheiden?
Der Pilot-Account wird auf den gewählten Tarif in den Produktivbetrieb überführt, ohne Unterbrechung und ohne Neukonfiguration. Konfigurierte Vorlagen, Verarbeitungsregeln, Genehmigungsregelwerke und Integrationen bleiben erhalten. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenlimits des Tarifs (Dokumente pro Monat, interne User, externe Genehmiger). Der Tarif lässt sich jederzeit hochstufen, ein Downgrade greift ab der nächsten Abrechnungsperiode.
Detaillierte Funktionsübersicht Was kostet es?
Bereit zu starten?

Vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung

Wir zeigen Ihnen, wie SmartDocto die Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen automatisieren kann.

Kostenlos testen Demo vereinbaren
DSGVO-konform
EU-Datenhosting
Vollständiger Audit-Trail