01
Dokumente werden manuell übertragen
Rechnungen, Bestellungen, Stundenzettel oder andere wiederkehrende Dokumente werden heute von Hand geöffnet, geprüft und übertragen.
Pilotprojekt mit Ihren eigenen Dokumenten
So starten Sie mit SmartDocTO
Wir beginnen mit einem konkreten Prozess und einem repräsentativen Dokumentensatz. Gemeinsam legen wir das erwartete Ergebnis fest, bereiten die Pilotumgebung vor und entscheiden anhand der Ergebnisse über das weitere Vorgehen.
Unverbindlicher Pilot
Umfang und Dauer vorab vereinbart
Ergebnisse mit Ihren Dokumenten geprüft
Wann ein SmartDocTO Pilot sinnvoll ist
Der Pilot richtet sich an Unternehmen, die einen konkreten Prozess mit eigenen Dokumenten prüfen möchten, bevor sie sich für eine umfassendere Automatisierung entscheiden.
02
Ergebnisse müssen geprüft werden
Sie müssen Pflichtfelder kontrollieren, Sonderfälle erkennen, Freigaben einholen oder Änderungen nachvollziehen.
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Daten müssen weitergegeben werden
Die verarbeiteten Daten sollen in eine Buchhaltungssoftware, ein ERP oder ein anderes Unternehmenssystem fließen.
Sie sind unsicher, ob Ihr Dokument geeignet ist? Senden Sie uns eine kurze Beschreibung. Für das erste Gespräch benötigen wir weder sensible Daten noch Zugangsdaten.
So läuft der Pilot ab
Wir teilen den Pilot in vier klare Phasen. Für jede Phase wissen Sie im Voraus, was wir benötigen und welches Ergebnis wir erreichen wollen.
1
Dokumente und aktuellen Prozess beschreiben
Nennen Sie Dokumenttyp, ungefähres Volumen und die Aufgabe, die heute am meisten Zeit beansprucht. In dieser Phase senden Sie keine Zugangsdaten oder sensiblen Dokumente.
2
Pilot gemeinsam abgrenzen
Wir wählen einen konkreten Prozess und vereinbaren benötigte Felder, Prüfregeln, bekannte Sonderfälle und die Kriterien für die Auswertung.
3
Umgebung vorbereiten und Dokumente testen
Wir konfigurieren Dokumentvorlage und Regeln. Sie lernen, die Ergebnisse zu prüfen, und testen den Pilot anschließend mit repräsentativen üblichen und schwierigen Dokumenten.
4
Ergebnisse und nächste Schritte bewerten
Gemeinsam prüfen wir Verarbeitungsqualität, notwendige Korrekturen und den Nutzen für Ihren Prozess. Auf Grundlage der Ergebnisse schlagen wir Produktivumfang, Verantwortlichkeiten und mögliche Integrationen vor.
In der Praxis geprüft
Was der Pilot klärt
Der Pilot liefert Entscheidungsgrundlagen aus Ihren eigenen Dokumenten und Ihrem tatsächlichen Geschäftsprozess.
Ziel ist keine allgemeine Vorstellung aller Funktionen. Der Pilot soll eine konkrete Frage beantworten: Lässt sich der gewählte Prozess zuverlässig und sinnvoll automatisieren?
Ob SmartDocTO die benötigten Daten aus Ihren Dokumenten erfassen kann.
Welche Dokumente oder Felder weiterhin eine menschliche Prüfung erfordern.
Wie sich die vereinbarten Prüf- und Kontrollregeln verhalten.
Ob der vorgeschlagene Ablauf zu Ihrem tatsächlichen Geschäftsprozess passt.
Was wir für die Vorbereitung benötigen
Die genauen Unterlagen richten sich danach, was der Pilot klären soll.
- Einen repräsentativen Satz üblicher und schwieriger Dokumente.
- Eine Liste der Daten, die erfasst oder geprüft werden sollen.
- Eine Ansprechperson, mit der wir den aktuellen Ablauf und das erwartete Ergebnis klären können.
- Eine Beschreibung der erwarteten Ausgabe oder des Zielsystems, wenn es Teil des Piloten ist.
Einen sicheren Weg für die Übermittlung von Dokumenten und möglichen Zugängen vereinbaren wir erst nach der Abgrenzung des Piloten. Senden Sie sensible Unterlagen nicht über das allgemeine Kontaktformular.
Was das Pilotprojekt liefert
Das Ergebnis ist mehr als eine Produktvorführung. Sie erhalten überprüfte Ergebnisse, einen Überblick über notwendige Anpassungen und einen konkreten Vorschlag für einen geeigneten Produktivumfang.
- Eine Auswertung des vereinbarten Dokumentensatzes.
- Eine Übersicht notwendiger Korrekturen und bekannter Sonderfälle.
- Eine Empfehlung für einen geeigneten Produktivumfang.
- Einen Vorschlag für Freigaben, Export oder Integration, sofern relevant.
Häufig gestellte Fragen
Häufig gestellte Fragen
Welcher Prozess eignet sich für ein Pilotprojekt?
Geeignet ist ein wiederkehrender Prozess mit verfügbaren Beispielen, klar definierten Feldern und einer konkreten Ausgabe. Das können Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Stundennachweise oder andere Geschäftsdokumente sein.
Welche Unterlagen benötigen Sie?
Wir benötigen eine Auswahl typischer und schwieriger Dokumente sowie eine erste Vorstellung von der gewünschten Ausgabe. Felder, Regeln und den aktuellen Ablauf klären wir gemeinsam. Dokumentation des Zielsystems ist nur bei einer Integration erforderlich.
Wie lange dauern Vorbereitung und Pilotprojekt?
Den Zeitplan bestätigen wir nach Prüfung der Beispiele und Vereinbarung des Umfangs. Eine reine Extraktion lässt sich schneller vorbereiten als ein Szenario mit eigenen Prüfungen, Freigaben und ERP-Anbindung.
Können wir zuerst nur die Datenerfassung prüfen?
Ja. Extraktion und Validierung können getrennt bewertet werden. Freigabe und Integration sollten hinzukommen, wenn sie für die Entscheidung über den späteren Betrieb wichtig sind.
Kann das Pilotprojekt eine ERP-Anbindung enthalten?
Ja. Die Übergabe kann über eine Schnittstelle des Zielsystems getestet werden. Umfang, Zugänge und Zeitplan der Integration planen wir getrennt von der Dokumentverarbeitung.
Wie wird das Pilotprojekt ausgewertet und was folgt danach?
Wir prüfen die Genauigkeit wichtiger Felder, notwendige Korrekturen, das Verhalten der Regeln und den Zeitaufwand. Daraus entsteht eine Empfehlung für Produktivumfang, Tarif und nächste Schritte.
Der erste Schritt
Beschreiben Sie uns einen Prozess
Teilen Sie uns mit, welche Dokumente Sie heute verarbeiten und was Sie prüfen möchten. Wir melden uns mit einem Vorschlag für das weitere Vorgehen.