SmartDocTO Pilot planen

Beschreiben Sie, welche Dokumente heute manuell verarbeitet werden. Gemeinsam wählen wir einen Prozess und vereinbaren, was der Pilot klären soll.

Was der Pilot prüft

Extraktionsqualität, notwendige Korrekturen und das Regelverhalten an einem vereinbarten Dokumentensatz.

Was Sie vorbereiten

Typische und anspruchsvolle Dokumente sowie das gewünschte Ergebnis.

Was Sie erhalten

Überprüfte Ergebnisse, notwendige Anpassungen und einen Vorschlag für Ihren Prozess.

Zum Formular Zuerst lesen, wie der Pilot abläuft

So läuft der Pilot ab

Wir teilen den Pilot in vier klare Phasen. Für jede Phase wissen Sie im Voraus, was wir benötigen und welches Ergebnis wir erreichen wollen.

1

Dokumente und aktuellen Prozess beschreiben

Nennen Sie Dokumenttyp, ungefähres Volumen und die Aufgabe, die heute am meisten Zeit beansprucht. In dieser Phase senden Sie keine Zugangsdaten oder sensiblen Dokumente.

2

Pilot gemeinsam abgrenzen

Wir wählen einen konkreten Prozess und vereinbaren benötigte Felder, Prüfregeln, bekannte Sonderfälle und die Kriterien für die Auswertung.

3

Umgebung vorbereiten und Dokumente testen

Wir konfigurieren Dokumentvorlage und Regeln. Sie lernen, die Ergebnisse zu prüfen, und testen den Pilot anschließend mit repräsentativen üblichen und schwierigen Dokumenten.

4

Ergebnisse und nächste Schritte bewerten

Gemeinsam prüfen wir Verarbeitungsqualität, notwendige Korrekturen und den Nutzen für Ihren Prozess. Auf Grundlage der Ergebnisse schlagen wir Produktivumfang, Verantwortlichkeiten und mögliche Integrationen vor.

Was wir für die Vorbereitung benötigen

Die genauen Unterlagen richten sich danach, was der Pilot klären soll.

  • Einen repräsentativen Satz üblicher und schwieriger Dokumente.
  • Eine Liste der Daten, die erfasst oder geprüft werden sollen.
  • Eine Ansprechperson, mit der wir den aktuellen Ablauf und das erwartete Ergebnis klären können.
  • Eine Beschreibung der erwarteten Ausgabe oder des Zielsystems, wenn es Teil des Piloten ist.
Einen sicheren Weg für die Übermittlung von Dokumenten und möglichen Zugängen vereinbaren wir erst nach der Abgrenzung des Piloten. Senden Sie sensible Unterlagen nicht über das allgemeine Kontaktformular.

Was das Pilotprojekt liefert

Das Ergebnis ist mehr als eine Produktvorführung. Sie erhalten überprüfte Ergebnisse, einen Überblick über notwendige Anpassungen und einen konkreten Vorschlag für einen geeigneten Produktivumfang.

  • Eine Auswertung des vereinbarten Dokumentensatzes.
  • Eine Übersicht notwendiger Korrekturen und bekannter Sonderfälle.
  • Eine Empfehlung für einen geeigneten Produktivumfang.
  • Einen Vorschlag für Freigaben, Export oder Integration, sofern relevant.

Pilot planen

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Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Welcher Prozess eignet sich für ein Pilotprojekt?
Geeignet ist ein wiederkehrender Prozess mit verfügbaren Beispielen, klar definierten Feldern und einer konkreten Ausgabe. Das können Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Stundennachweise oder andere Geschäftsdokumente sein.
Welche Unterlagen benötigen Sie und was gehört in das Formular?
Beschreiben Sie im Formular Dokumentart, ungefähres Volumen und den heute zeitaufwendigsten Schritt. Senden Sie über das Formular keine sensiblen Dokumente und keine Zugangsdaten; einen sicheren Weg für Musterdokumente vereinbaren wir gesondert. Für die Vorbereitung benötigen wir anschließend eine Auswahl typischer und schwieriger Dokumente sowie eine erste Vorstellung von der gewünschten Ausgabe. Felder, Regeln und den aktuellen Ablauf klären wir gemeinsam. Dokumentation des Zielsystems ist nur bei einer Integration erforderlich.
Was passiert nach dem Absenden der Anfrage und wie lange dauert die Vorbereitung?
Wir senden eine Bestätigung und melden uns mit einem Vorschlag für den nächsten Schritt. Gemeinsam wählen wir ein Szenario, das erwartete Ergebnis und die Unterlagen aus, die für die Vorbereitung des Pilotprojekts nötig sind. Den Zeitplan bestätigen wir nach Prüfung der Beispiele und Vereinbarung des Umfangs. Eine reine Extraktion lässt sich schneller vorbereiten als ein Szenario mit eigenen Prüfungen, Freigaben und ERP-Anbindung.
Können wir zuerst nur die Datenerfassung prüfen?
Ja. Extraktion und Validierung können getrennt bewertet werden. Freigabe und Integration sollten hinzukommen, wenn sie für die Entscheidung über den späteren Betrieb wichtig sind.
Kann das Pilotprojekt eine ERP-Anbindung umfassen und was sollten wir dazu angeben?
Ja. Die Übergabe kann über eine verfügbare Schnittstelle des Zielsystems geprüft werden. Beschreiben Sie dazu das Zielsystem und die verfügbare Schnittstelle oder deren Dokumentation. Umfang, benötigte Zugänge und Zeitplan der Integration planen wir getrennt von der Dokumentverarbeitung. Den Umfang der Erprobung stimmen wir auch auf eine sichere Bereitstellung der benötigten Zugänge ab.
Wie wird das Pilotprojekt ausgewertet und was folgt danach?
Wir prüfen die Genauigkeit wichtiger Felder, notwendige Korrekturen, das Verhalten der Regeln und den Zeitaufwand. Daraus entsteht eine Empfehlung für Produktivumfang, Tarif und nächste Schritte.
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