Cómo funciona el proceso

El primer día hábil recibe una cuenta piloto con funcionalidad completa. El segundo día, durante la llamada de descubrimiento, revisamos sus documentos y procesos. El equipo de onboarding configura entonces en el piloto las plantillas para sus tipos de factura, las reglas de procesamiento y el primer canal de entrada (carga web, correo electrónico o API key). El conjunto de aprobación y la integración de salida hacia el sistema contable se añaden en la segunda semana, basándonos en lo que produjo la extracción sobre sus facturas reales.

Tres cosas: de 5 a 10 documentos de muestra de cada tipo que quiera automatizar (proveedores distintos, formatos distintos, idealmente algún caso difícil), una persona de contacto que conozca su flujo de aprobación y los límites, y opcionalmente acceso al sistema contable destino (endpoint REST API, SFTP o carpeta SharePoint). Sin acceso al sistema el piloto funciona, simplemente no verá la salida hacia su contabilidad.

No. El piloto dura 14 días con funcionalidad completa, sin tarjeta de crédito y sin conversión automática a un plan de pago. Carga sus propios documentos, comprueba la calidad real de la extracción sobre sus datos y solo entonces decide si continuar. Si el piloto termina sin pedido, el entorno piloto y los documentos cargados se eliminan según el calendario de retención de nuestra política de privacidad.

Las plantillas se crean en Ajustes, sección Plantillas de documentos. Define los campos, el tipo de extracción y las reglas de validación. El equipo de onboarding prepara una plantilla habitual para parte de horas, albarán, contrato o protocolo de devolución en dos días hábiles a partir de sus muestras. Las plantillas tienen versiones, por lo que puede cambiar campos sin perder las extracciones anteriores. No existen preajustes preexistentes para tipos concretos en el producto, cada plantilla se configura según sus campos durante el onboarding.

La formación es por roles. Owner y Administrator aprenden la gestión de plantillas, las reglas de procesamiento y las integraciones (normalmente 2 horas). El aprobador, APPROVER interno o EXTERNAL_APPROVER externo, aprende la cola de aprobación, el estado AWAITING_INFO y las escalaciones (45 minutos). El usuario aprende la carga y la revisión de datos extraídos (30 minutos). EXTERNAL_UPLOADER y EXTERNAL_VIEWER no necesitan formación, reciben un enlace guiado con interfaz mínima.

La cuenta piloto pasa al modo productivo bajo el plan elegido, sin interrupción ni reconfiguración. Las plantillas, reglas de procesamiento, conjuntos de aprobación e integraciones configurados se mantienen. A partir de ese momento la cuenta tiene los límites de datos del plan (documentos al mes, usuarios internos, aprobadores externos). El plan puede actualizarse al alza en cualquier momento; la bajada de plan se aplica desde el siguiente periodo de facturación.