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Los documentos se transcriben a mano
Hoy alguien abre, revisa y transcribe facturas, pedidos, partes de horas u otros documentos recurrentes.
Piloto con sus propios documentos
Cómo empezar con SmartDocTO
Empezamos con un proceso concreto y una muestra representativa de documentos. Juntos definimos el resultado esperado, preparamos el entorno piloto y usamos los resultados para decidir el siguiente paso.
Piloto sin compromiso
Alcance y duración acordados de antemano
Resultados medidos con sus documentos
Cuándo tiene sentido probar SmartDocTO
El piloto está pensado para empresas que quieren probar un proceso concreto con sus propios documentos antes de decidir una automatización más amplia.
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El resultado necesita revisión
Necesita comprobar campos obligatorios, detectar excepciones, obtener aprobaciones o consultar los cambios realizados.
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Los datos deben continuar a otro sistema
Los datos procesados deben pasar a un sistema contable, un ERP u otra aplicación de la empresa.
¿No sabe si su documento es adecuado? Envíenos una breve descripción. Para la primera conversación no necesitamos datos sensibles ni credenciales de acceso.
Cómo funciona el piloto
Dividimos el piloto en cuatro fases claras. En cada una sabe de antemano qué necesitamos y qué resultado buscamos.
1
Describa los documentos y el proceso actual
Indique el tipo de documento, el volumen aproximado y la tarea que hoy consume más tiempo. En esta fase no envíe credenciales ni documentos sensibles.
2
Definimos juntos el piloto
Elegimos un proceso concreto y acordamos los campos necesarios, las reglas de validación, las excepciones conocidas y la forma de evaluar el resultado.
3
Preparamos el entorno y prueba los documentos
Configuramos la plantilla y las reglas necesarias. Le enseñamos a revisar el resultado y después prueba el piloto con una muestra representativa de documentos habituales y difíciles.
4
Evaluamos los resultados y el siguiente paso
Revisamos juntos la calidad del procesamiento, las correcciones necesarias y el valor para su proceso. A partir de los resultados, proponemos el alcance de producción, las responsabilidades y cualquier integración.
Comprobación en la práctica
Qué comprobará durante el piloto
El piloto aporta datos para decidir a partir de sus propios documentos y de su proceso real.
El objetivo no es mostrar todas las funciones. El piloto debe responder a una pregunta concreta: ¿se puede automatizar el proceso elegido de forma fiable y útil?
Si SmartDocTO puede obtener los datos necesarios de sus documentos.
Qué documentos o campos siguen necesitando revisión humana.
Cómo se comportan las reglas de validación y control acordadas.
Si el flujo propuesto encaja con su proceso real.
Qué necesitamos para prepararlo
Confirmamos los materiales concretos según lo que deba comprobar el piloto.
- Una muestra representativa de documentos habituales y difíciles.
- Una lista de los datos que quiere obtener o validar.
- Una persona de contacto con quien podamos concretar el flujo actual y el resultado esperado.
- Una descripción del resultado esperado o del sistema de destino, si forma parte del piloto.
Acordamos una forma segura de compartir documentos y posibles accesos después de definir el piloto. No envíe material sensible mediante el formulario de contacto general.
Qué aporta el piloto
El resultado es más que una demostración del producto. Obtendrá resultados verificados, un resumen de los ajustes necesarios y una propuesta concreta para un alcance de producción adecuado.
- Una evaluación de la muestra de documentos acordada.
- Un resumen de las correcciones necesarias y las excepciones conocidas.
- Una recomendación sobre el alcance adecuado para producción.
- Una propuesta de aprobación, exportación o integración cuando sea pertinente.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué proceso es adecuado para un piloto?
Conviene elegir un proceso repetitivo con muestras disponibles, campos bien definidos y una salida concreta. Puede tratarse de facturas, pedidos, albaranes, partes de trabajo u otro documento empresarial.
¿Qué información necesitan?
Necesitamos una muestra de documentos habituales y problemáticos y una idea inicial del resultado esperado. Definiremos juntos los campos, las reglas y el flujo actual. La documentación del sistema de destino solo es necesaria si el piloto incluye una integración.
¿Cuánto duran la preparación y el piloto?
Definimos el calendario después de revisar las muestras y acordar el alcance. Una extracción básica se prepara antes que un escenario con controles propios, aprobaciones y conexión con el ERP.
¿Podemos comprobar primero solo la extracción de datos?
Sí. La extracción y la validación pueden evaluarse por separado. Conviene añadir la aprobación y la integración cuando sean necesarias para decidir sobre el futuro uso en producción.
¿Puede el piloto incluir una conexión con el ERP?
Sí. Se puede comprobar la entrega mediante una interfaz disponible del sistema de destino. El alcance, los accesos y el calendario de integración se planifican por separado del procesamiento de documentos.
¿Cómo se evalúa el piloto y qué ocurre después?
Evaluamos la precisión de los campos importantes, las correcciones necesarias, el comportamiento de las reglas y el tiempo empleado. Con los resultados proponemos el alcance de producción, el plan y los siguientes pasos.
El primer paso
Cuéntenos un proceso
Indíquenos qué documentos procesa hoy y qué quiere comprobar. Le responderemos con una propuesta para el siguiente paso.