01
Dokumenty přepisujete ručně
Faktury, objednávky, výkazy práce nebo jiné opakující se dokumenty dnes někdo ručně otevírá, kontroluje a přepisuje.
Pilot na vlastních dokumentech
Jak začít se SmartDocTO
Začneme jedním konkrétním procesem a reprezentativním vzorkem dokumentů. Společně určíme očekávaný výstup, připravíme pilotní prostředí a podle výsledků rozhodneme o dalším postupu.
Pilot bez závazku
Rozsah a délku domluvíme předem
Výsledky ověříte na vlastních dokumentech
Kdy má smysl SmartDocTO vyzkoušet
Pilot je určený firmám, které chtějí ověřit konkrétní proces na vlastních dokumentech dříve, než se rozhodnou pro širší automatizaci.
02
Výsledek musí projít kontrolou
Potřebujete ověřit povinná pole, zachytit výjimky, zajistit schválení nebo dohledat provedené změny.
03
Data potřebujete předat dál
Zpracované údaje mají pokračovat do účetního, ERP nebo jiného firemního systému.
Nejste si jistí, zda je váš dokument vhodný? Pošlete nám jeho stručný popis. Pro první kontakt nepotřebujeme citlivá data ani přístupové údaje.
Jak pilot probíhá
Pilot rozdělíme do čtyř srozumitelných fází. U každé předem víte, co potřebujeme a k jakému výsledku směřujeme.
1
Popíšete dokumenty a současný proces
Ve formuláři uvedete typ dokumentů, přibližný objem a činnost, která dnes zabírá nejvíce času. V této fázi neposíláte přístupové údaje ani citlivé dokumenty.
2
Společně vymezíme pilot
Vybereme jeden konkrétní proces. Určíme požadovaná pole, kontrolní pravidla, známé výjimky a způsob, podle kterého výsledek vyhodnotíme.
3
Připravíme prostředí a otestujete dokumenty
Nastavíme dokumentovou šablonu a potřebná pravidla. Ukážeme vám práci s výsledkem a pilot ověříte na reprezentativním vzorku běžných i problémových dokumentů.
4
Vyhodnotíme výsledky a další postup
Společně projdeme kvalitu zpracování, potřebné opravy a přínos pro váš proces. Na základě výsledků navrhneme produkční rozsah, odpovědnosti a případnou integraci.
Ověření v praxi
Co během pilotu ověříte
Pilot vám dá podklady pro rozhodnutí založené na vlastních dokumentech a skutečném firemním procesu.
Cílem není obecná ukázka všech funkcí. Pilot má odpovědět na konkrétní otázku, zda lze vybraný proces spolehlivě a smysluplně automatizovat.
Zda SmartDocTO dokáže získat požadované údaje z vašich dokumentů.
Které dokumenty nebo pole vyžadují kontrolu člověkem.
Jak se chovají dohodnutá validační a kontrolní pravidla.
Zda navržený postup odpovídá vašemu reálnému firemnímu procesu.
Co potřebujeme pro přípravu
Konkrétní rozsah podkladů potvrdíme podle toho, co má pilot ověřit.
- Reprezentativní vzorek běžných i problémových dokumentů.
- Seznam údajů, které chcete získat nebo kontrolovat.
- Kontaktní osobu, se kterou společně upřesníme současný postup a očekávaný výsledek.
- Popis očekávaného výstupu nebo cílového systému, pokud má být součástí pilotu.
Způsob bezpečného předání dokumentů a případných přístupů domluvíme až po vymezení pilotu. Citlivé podklady neposílejte běžným kontaktním formulářem.
Co vám pilot přinese
Výsledkem nebude pouze ukázka produktu. Získáte ověřené výsledky, přehled potřebných úprav a konkrétní návrh vhodného produkčního rozsahu.
- Vyhodnocení dohodnutého vzorku dokumentů.
- Přehled potřebných oprav a známých výjimek.
- Doporučení vhodného produkčního rozsahu.
- Návrh případného schvalování, exportu nebo integrace.
Často kladené dotazy
Často kladené dotazy
Který proces je vhodný pro pilot?
Vhodný je opakující se proces s dostupnými vzorky, jasně popsanými poli a konkrétním výstupem. Může jít o faktury, objednávky, dodací listy, výkazy práce nebo jiný firemní dokument.
Jaké podklady potřebujete?
Vzorek běžných i problémových dokumentů a základní představu o požadovaném výstupu. Pole, pravidla a současný postup společně upřesníme. Dokumentaci cílového systému potřebujeme pouze tehdy, když pilot zahrnuje integraci.
Jak dlouho příprava a pilot trvají?
Termín stanovíme po kontrole vzorků a dohodnutí rozsahu. Samotné vytěžení lze připravit rychleji než scénář s vlastními kontrolami, schvalováním a napojením na ERP.
Lze nejprve ověřit pouze získávání dat?
Ano. Vytěžení a validaci lze vyhodnotit samostatně. Schvalování a integraci má smysl přidat tehdy, když jsou důležité pro rozhodnutí o budoucím provozu.
Může pilot zahrnout napojení na ERP?
Ano. Ověřit lze předání přes dostupné rozhraní cílového systému. Rozsah, potřebné přístupy a termín integrace plánujeme odděleně od zpracování dokumentů.
Jak se pilot vyhodnotí a co následuje?
Vyhodnotíme přesnost důležitých polí, potřebné opravy, chování pravidel a časovou náročnost. Z výsledků navrhneme produkční rozsah, tarif a případné další kroky.
První krok
Popište nám jeden proces
Napište nám, jaké dokumenty dnes zpracováváte a co byste chtěli ověřit. Ozveme se vám s návrhem dalšího postupu.