Jak probíhá spolupráce

Celý proces obvykle trvá 1 až 2 týdny. Na každém kroku jsme s vámi.

01

Registrace

Vyplníte krátký formulář a do jednoho pracovního dne vám připravíme přístup do pilotního prostředí. Plná funkcionalita od prvního dne, žádné omezení na zkušební dobu.

02

Úvodní schůzka

Online nebo osobně. Projdeme vaše dokumenty, procesy a integrační potřeby. Doporučíme konkrétní postup nasazení, abyste viděli první výsledky co nejdřív.

03

Analýza a výběr plánu

Na základě vašich dokumentů navrhneme šablony, validační pravidla a integrační scénáře. Vybereme vhodný plán: cloud, privátní cloud nebo on-premise.

04

Vytvoření vašeho prostředí

Nakonfigurujeme platformu pro vaše typy dokumentů, nastavíme šablony, schvalovací pravidla a napojení na vaše systémy. Obvykle do 2 pracovních dnů.

05

Zaškolení týmu

Proškolíme váš tým i externí partnery. Každá role dostane vlastní průvodce: uživatelé nahrávání a kontrolu dat, schvalovatelé práci s workflow, admini správu šablon a integrací.

06

Pilot s reálnými dokumenty

Začnete zpracovávat reálné dokumenty v pilotním režimu. Sledujeme přesnost extrakce, ladíme šablony a validační pravidla. V přehledech vidíte statistiky zpracování, náklady a trendy. Když je vše vyladěné, přepneme na ostrý provoz.

07

Průběžná podpora a rozvoj

Spolupráce nekončí nasazením. Pomáháme s novými typy dokumentů, úpravami pravidel, napojením dalších systémů. Pravidelně vyhodnocujeme přesnost a navrhujeme optimalizace.

Často kladené dotazy

Často kladené dotazy

Jak vypadá první týden v SmartDocto, krok po kroku?
První pracovní den dostanete pilotní účet s plnou funkcionalitou. Druhý den během úvodního hovoru projdeme vaše dokumenty a procesy. Zaváděcí tým pak v pilotu nakonfiguruje šablony pro vaše typy faktur, pravidla zpracování a první vstupní kanál (nahrávání přes web, e-mail nebo API klíč). Schvalovací sadu a výstupní napojení na účetní systém doplňujeme v druhém týdnu na základě toho, co viděla extrakce na vašich reálných fakturách.
Co od nás potřebujete pro spuštění pilotu?
Tři věci: 5 až 10 vzorových dokumentů od každého typu, který chcete automatizovat (různí dodavatelé, různé formáty, ideálně i pár problémových případů), kontaktní osobu, která zná váš schvalovací proces a limity, a volitelně přístup k cílovému účetnímu systému (REST API, SFTP nebo SharePoint složka). Bez přístupu na váš systém pilot funguje, jen neuvidíte výstup do účetnictví.
Potřebuji ke spuštění pilotu platební kartu nebo smlouvu?
Ne. Pilotní provoz trvá 14 dní s plnou funkcionalitou, bez platební karty a bez automatického přechodu na placený plán. Nahráváte vlastní dokumenty, vidíte reálnou kvalitu extrakce na svých datech, a teprve potom se rozhodujete, zda pokračovat. Když pilot skončí bez objednávky, pilotní prostředí a nahrané dokumenty se smažou podle retenčního plánu v zásadách ochrany osobních údajů.
Jak rychle nakonfigurujete šablonu pro nestandardní typ dokumentu, třeba výkaz práce nebo reklamační protokol?
Šablona se zakládá v Nastavení, sekce Šablony dokumentů. Definujete pole, typ extrakce a validační pravidla. Zaváděcí tým běžnou šablonu pro výkaz práce, dodací list, smlouvu nebo reklamační protokol připraví do dvou pracovních dnů na základě vašich vzorků. Šablona má verzování, takže můžete měnit pole bez ztráty starých extrakcí. Předpřipravené předvolby pro konkrétní typ dokumentu v produktu nejsou, každá šablona se konfiguruje podle vašich polí během zavádění.
Jak proběhne zaškolení a kdo se musí učit?
Zaškolení je rozdělené podle rolí. Vlastník a Administrátor se učí správu šablon, pravidel zpracování a integrací (typicky 2 hodiny). Schvalovatel, interní APPROVER nebo externí EXTERNAL_APPROVER, se učí práci se schvalovací frontou, stav AWAITING_INFO a eskalace (45 minut). Uživatel se učí nahrávání a kontrolu extrahovaných dat (30 minut). EXTERNAL_UPLOADER a EXTERNAL_VIEWER žádné školení nepotřebují, dostanou vedený odkaz s minimálním UI.
Co se děje po skončení pilotu, když se rozhodneme pokračovat?
Pilotní účet se převede na ostrý provoz pod vybraným plánem, žádné přerušení ani nové nastavení. Nakonfigurované šablony, pravidla zpracování, schvalovací sady a integrace přežijí převod. Účet má od té chvíle datové limity podle plánu (počet dokumentů za měsíc, interní uživatelé, externí schvalovatelé). Plán lze kdykoli změnit na vyšší, přechod na nižší plán se projeví od dalšího fakturačního období.
Podrobný přehled funkcí Kolik to stojí?
Připraveni začít?

Domluvte si bezplatnou konzultaci

Ukážeme vám, jak SmartDocto zautomatizuje zpracování dokumentů ve vaší firmě.

Vyzkoušet zdarma Domluvit ukázku
V souladu s GDPR
Data uložená v EU
Kompletní auditní stopa