01
Dokumenty prepisujete ručne
Faktúry, objednávky, výkazy práce alebo iné opakujúce sa dokumenty dnes niekto ručne otvára, kontroluje a prepisuje.
Pilot na vlastných dokumentoch
Ako začať so SmartDocTO
Začneme jedným konkrétnym procesom a reprezentatívnou vzorkou dokumentov. Spoločne určíme očakávaný výstup, pripravíme pilotné prostredie a podľa výsledkov rozhodneme o ďalšom postupe.
Pilot bez záväzku
Rozsah a dĺžku dohodneme vopred
Výsledky overíte na vlastných dokumentoch
Kedy má zmysel SmartDocTO vyskúšať
Pilot je určený firmám, ktoré chcú overiť konkrétny proces na vlastných dokumentoch skôr, než sa rozhodnú pre širšiu automatizáciu.
02
Výsledok musí prejsť kontrolou
Potrebujete overiť povinné polia, zachytiť výnimky, zabezpečiť schválenie alebo dohľadať vykonané zmeny.
03
Údaje potrebujete odovzdať ďalej
Spracované údaje majú pokračovať do účtovného, ERP alebo iného firemného systému.
Nie ste si istí, či je váš dokument vhodný? Pošlite nám jeho stručný opis. Na prvý kontakt nepotrebujeme citlivé údaje ani prihlasovacie údaje.
Ako pilot prebieha
Pilot rozdelíme do štyroch zrozumiteľných fáz. Pri každej vopred viete, čo potrebujeme a k akému výsledku smerujeme.
1
Opíšete dokumenty a súčasný proces
Vo formulári uvediete typ dokumentov, približný objem a činnosť, ktorá dnes zaberá najviac času. V tejto fáze neposielate prihlasovacie údaje ani citlivé dokumenty.
2
Spoločne vymedzíme pilot
Vyberieme jeden konkrétny proces. Určíme požadované polia, kontrolné pravidlá, známe výnimky a spôsob, podľa ktorého výsledok vyhodnotíme.
3
Pripravíme prostredie a otestujete dokumenty
Nastavíme dokumentovú šablónu a potrebné pravidlá. Ukážeme vám prácu s výsledkom a pilot overíte na reprezentatívnej vzorke bežných aj problémových dokumentov.
4
Vyhodnotíme výsledky a ďalší postup
Spoločne prejdeme kvalitu spracovania, potrebné opravy a prínos pre váš proces. Na základe výsledkov navrhneme produkčný rozsah, zodpovednosti a prípadnú integráciu.
Overenie v praxi
Čo počas pilotu overíte
Pilot vám dá podklady na rozhodnutie založené na vlastných dokumentoch a skutočnom firemnom procese.
Cieľom nie je všeobecná ukážka všetkých funkcií. Pilot má odpovedať na konkrétnu otázku, či možno vybraný proces spoľahlivo a zmysluplne automatizovať.
Či SmartDocTO dokáže získať požadované údaje z vašich dokumentov.
Ktoré dokumenty alebo polia vyžadujú kontrolu človekom.
Ako sa správajú dohodnuté validačné a kontrolné pravidlá.
Či navrhnutý postup zodpovedá vášmu reálnemu firemnému procesu.
Čo potrebujeme na prípravu
Konkrétny rozsah podkladov potvrdíme podľa toho, čo má pilot overiť.
- Reprezentatívnu vzorku bežných aj problémových dokumentov.
- Zoznam údajov, ktoré chcete získať alebo kontrolovať.
- Kontaktnú osobu, s ktorou spoločne spresníme súčasný postup a očakávaný výsledok.
- Opis očakávaného výstupu alebo cieľového systému, ak má byť súčasťou pilotu.
Spôsob bezpečného odovzdania dokumentov a prípadných prístupov dohodneme až po vymedzení pilotu. Citlivé podklady neposielajte bežným kontaktným formulárom.
Čo vám pilot prinesie
Výsledkom nebude iba ukážka produktu. Získate overené výsledky, prehľad potrebných úprav a konkrétny návrh vhodného produkčného rozsahu.
- Vyhodnotenie dohodnutej vzorky dokumentov.
- Prehľad potrebných opráv a známych výnimiek.
- Odporúčanie vhodného produkčného rozsahu.
- Návrh prípadného schvaľovania, exportu alebo integrácie.
Často kladené otázky
Často kladené otázky
Ktorý proces je vhodný pre pilotný projekt?
Vhodný je opakujúci sa proces s dostupnými vzorkami, jasne opísanými poľami a konkrétnym výstupom. Môže ísť o faktúry, objednávky, dodacie listy, výkazy práce alebo iný firemný dokument.
Aké podklady potrebujete?
Vzorku bežných aj problémových dokumentov a základnú predstavu o požadovanom výstupe. Polia, pravidlá a súčasný postup spoločne spresníme. Dokumentáciu cieľového systému potrebujeme iba vtedy, keď pilot zahŕňa integráciu.
Ako dlho trvá príprava a pilotný projekt?
Termín stanovíme po kontrole vzoriek a dohode o rozsahu. Samotné vyťaženie možno pripraviť rýchlejšie než scenár s vlastnými kontrolami, schvaľovaním a napojením na ERP.
Možno najprv overiť iba získavanie údajov?
Áno. Vyťaženie a validáciu možno vyhodnotiť samostatne. Schvaľovanie a integráciu má zmysel pridať vtedy, keď sú dôležité pre rozhodnutie o budúcej prevádzke.
Môže pilotný projekt zahŕňať napojenie na ERP?
Áno. Overiť možno odovzdanie cez dostupné rozhranie cieľového systému. Rozsah, potrebné prístupy a termín integrácie plánujeme oddelene od spracovania dokumentov.
Ako sa pilot vyhodnotí a čo nasleduje?
Vyhodnotíme presnosť dôležitých polí, potrebné opravy, správanie pravidiel a časovú náročnosť. Z výsledkov navrhneme produkčný rozsah, tarif a prípadné ďalšie kroky.
Prvý krok
Opíšte nám jeden proces
Napíšte nám, aké dokumenty dnes spracúvate a čo by ste chceli overiť. Ozveme sa vám s návrhom ďalšieho postupu.