Ako prebieha spolupráca

Celý proces obvykle trvá 1 až 2 týždne. Na každom kroku sme s vami.

01

Registrácia

Vyplníte krátky formulár a do jedného pracovného dňa vám pripravíme prístup do pilotného prostredia. Plná funkcionalita od prvého dňa, žiadne obmedzenie na skúšobnú dobu.

02

Úvodné stretnutie

Online alebo osobne. Prejdeme vaše dokumenty, procesy a integračné potreby. Odporučíme konkrétny postup nasadenia, aby ste videli prvé výsledky čo najskôr.

03

Analýza a výber plánu

Na základe vašich dokumentov navrhneme šablóny, validačné pravidlá a integračné scenáre. Vyberieme vhodný plán: cloud, privátny cloud alebo on-premise.

04

Vytvorenie vášho prostredia

Nakonfigurujeme platformu pre vaše typy dokumentov, nastavíme šablóny, schvaľovacie pravidlá a napojenie na vaše systémy. Obvykle do 2 pracovných dní.

05

Zaškolenie tímu

Preškolíme váš tím aj externých partnerov. Každá rola dostane vlastného sprievodcu: používatelia nahrávanie a kontrolu dát, schvaľovatelia prácu s workflow, admini správu šablón a integrácií.

06

Pilot s reálnymi dokumentmi

Začnete spracovávať reálne dokumenty v pilotnom režime. Sledujeme presnosť extrakcie, ladíme šablóny a validačné pravidlá. V prehľadoch vidíte štatistiky spracovania, náklady a trendy. Keď je všetko vyladené, prepneme na ostrú prevádzku.

07

Priebežná podpora a rozvoj

Spolupráca nekončí nasadením. Pomáhame s novými typmi dokumentov, úpravami pravidiel, napojením ďalších systémov. Pravidelne vyhodnocujeme presnosť a navrhujeme optimalizácie.

Často kladené otázky

Často kladené otázky

Ako vyzerá prvý týždeň v SmartDocto krok po kroku?
Prvý pracovný deň dostanete pilotný účet s plnou funkcionalitou. Druhý deň počas úvodného hovoru prejdeme vaše dokumenty a procesy. Zavádzací tím potom v pilote nakonfiguruje šablóny pre vaše typy faktúr, pravidlá spracovania a prvý vstupný kanál (nahrávanie cez web, e-mail alebo API kľúč). Schvaľovaciu sadu a výstupné napojenie na účtovný systém dopĺňame v druhom týždni na základe toho, čo videla extrakcia na vašich reálnych faktúrach.
Čo od nás potrebujete na spustenie pilotu?
Tri veci: 5 až 10 vzorových dokumentov od každého typu, ktorý chcete automatizovať (rôzni dodávatelia, rôzne formáty, ideálne aj pár problémových prípadov), kontaktnú osobu, ktorá pozná váš schvaľovací proces a limity, a voliteľne prístup k cieľovému účtovnému systému (REST API, SFTP alebo SharePoint priečinok). Bez prístupu na váš systém pilot funguje, len neuvidíte výstup do účtovníctva.
Potrebujem na spustenie pilotu platobnú kartu alebo zmluvu?
Nie. Pilotná prevádzka trvá 14 dní s plnou funkcionalitou, bez platobnej karty a bez automatického prechodu na platený plán. Nahrávate vlastné dokumenty, vidíte reálnu kvalitu extrakcie na svojich dátach a až potom sa rozhodujete, či pokračovať. Keď pilot skončí bez objednávky, pilotné prostredie a nahrané dokumenty sa zmažú podľa retenčného plánu v zásadách ochrany osobných údajov.
Ako rýchlo nakonfigurujete šablónu pre neštandardný typ dokumentu, napríklad výkaz práce alebo reklamačný protokol?
Šablóna sa zakladá v Nastaveniach, sekcia Šablóny dokumentov. Definujete polia, typ extrakcie a validačné pravidlá. Zavádzací tím bežnú šablónu pre výkaz práce, dodací list, zmluvu alebo reklamačný protokol pripraví do dvoch pracovných dní na základe vašich vzoriek. Šablóna má verziovanie, takže môžete meniť polia bez straty starých extrakcií. Predpripravené predvoľby pre konkrétny typ dokumentu v produkte nie sú, každá šablóna sa konfiguruje podľa vašich polí počas zavádzania.
Ako prebehne zaškolenie a kto sa musí učiť?
Zaškolenie je rozdelené podľa rolí. Vlastník a Administrátor sa učia správu šablón, pravidiel spracovania a integrácií (zvyčajne 2 hodiny). Schvaľovateľ, interný APPROVER alebo externý EXTERNAL_APPROVER, sa učí prácu so schvaľovacou frontou, stav AWAITING_INFO a eskalácie (45 minút). Používateľ sa učí nahrávanie a kontrolu extrahovaných dát (30 minút). EXTERNAL_UPLOADER a EXTERNAL_VIEWER žiadne školenie nepotrebujú, dostanú vedený odkaz s minimálnym UI.
Čo sa deje po skončení pilotu, keď sa rozhodneme pokračovať?
Pilotný účet sa prevedie na ostrú prevádzku pod vybraným plánom, žiadne prerušenie ani nové nastavenie. Nakonfigurované šablóny, pravidlá spracovania, schvaľovacie sady a integrácie prežijú prevod. Účet má odvtedy dátové limity podľa plánu (počet dokumentov za mesiac, interní používatelia, externí schvaľovatelia). Plán je možné kedykoľvek zmeniť na vyšší, prechod na nižší plán sa prejaví od ďalšieho fakturačného obdobia.
Podrobný prehľad funkcií Koľko to stojí?
Pripravení začať?

Dohodnite si bezplatnú konzultáciu

Ukážeme vám, ako SmartDocto zautomatizuje spracovanie dokumentov vo vašej firme.

Vyskúšať zadarmo Dohodnúť ukážku
V súlade s GDPR
Hosting dát v EÚ
Kompletný auditný záznam